Fællesoffentlig skalering af innovative offentlige indkøb

En vej til mere skala og innovationshøjde i offentlige indkøb.

Skaleringsprocesser er en metode indført af CO-PI, som samler flere offentlige aktører om én fælles udfordring, så det bliver mere attraktivt for markedet at udvikle de nye løsninger, der er behov for.

Målet er at gøre den offentlige indkøbsmuskel til motor for innovation: 

Hvis vi skal løse de store samfundsudfordringer, skal vi finde nye måder at øge innovationseffekten af de 380 mia. kr., som årligt anvendes på offentlige indkøb.

Besøg nu: Aktuelle skaleringsprocesser

Sammen om mindre råstofforbrug

Igangsættere:

Region Sjælland, CO-PI, Gate 21.

Status:

I gang.

Sammen om emissionsfrie arbejdsmaskiner

Igangsættere:

Københavns Kommune, Metroselskabet, Aalborg Kommune, CO-PI.

Status:

I gang.

Teknologi, der understøtter velfærd

Igangsættere:

Under opstart.

Status:

Under opstart.

En proces med fokus på skala og fælles behov

CO-PI's skaleringsprocesser samler aktører og skaber synergi og udvikling fra den første fælles nysgerrighed. CO-PI faciliterer processen, hvor de offentlige organisationer arbejder sammen og er i løbende dialog og udvikling med markedet for at finde nye løsninger.

Skaleringen sigter ikke på ét, stort fælles udbud, men på et fælles erklæret løfte om i fremtiden fx at ville stille nye typer krav.

Ved at samles flere offentlige organisationer om en fælles erkendt udfordring, skabes fra begyndelsen større samlet efterspørgsel, og derved kan private virksomheder hurtigere se en forretning i at udvikle de nye løsninger, der er behov for.

Læs mere om processen ved at dykke ned i de enkelte faser:

CO-PI's model for skalering af innovative indkøb

Innovationsbehov hos offentlig indkøber

En offentlig indkøber oplever et behov, der ikke findes en kendt løsning til på markedet. Indkøberen er nysgerrig efter at løse 'problemet' gennem et indkøb af en løsning, som skal udvikles.

Det bidrager CO-PI med

I denne fase af en fællesoffentlig skaleringsproces vil CO-PI fx bidrage med:

  • Facilitere at den indledende problemstilling bliver kvalificeret.
  • Understøtte, at behov og potentiale forankres på topledelsesniveau.
  • Gennemføre screening af interessenter og værdikæde.
  • Bistå i endelig vurdering af, om behovet, kan løses i en fællesoffentlig skaleringsproces og om forankringen er stærk nok til, at processen kan gennemføres.

Resultat: Forventningsafstemning mellem initiativtager og CO-PI om samarbejde, og indledende ansvars- og opgavefordeling i en fællesproces.

Værktøjer til denne fase

🔧 Værktøj til planlægning: version til print | digital version

🔧 Værktøj til ledelsesforankring: version til print | digital version

Tilbage til toppen ^

Matchmaking offentlige indkøbere

Der rækkes ud til andre, der oplever lignende behov for at muliggøre en matchmaking, hvor flere indkøbere sammen kan skabe volumen i efterspørgslen.

Det bidrager CO-PI med

I denne fase vil CO-PI fx bidrage med:

  • Afholdelse af bilaterale møder og dybdegående dialog med offentlige parter om deltagelse i fællesprocessen.
  • Facilitere organisering af samarbejdet på tværs af de offentlige partnere, herunder forventningsafstemning om ressourceforbrug.
  • Kommunikation målrettet yderligere relevante offentlige parter.

Resultat: Præsentation af organiseringen af fællesprocessen og parternes gensidige forpligtelse.

Værktøjer til denne fase

🔧 Værktøj til ledelsesforankring: version til print | digital version

Tilbage til toppen ^

Fælles behovsudforskning

Sammen udforskes behovet, så det bliver mere konkret, hvad man kan gå i dialog med markedet om.

Det bidrager CO-PI med

I denne fase vil CO-PI fx bidrage med:

  • Inddrage partnere og perspektiver på den fælles udfordring ved hjælp af fx (service) designmetoder.
  • Vurdere behovet for og evt. bestille større (fx tekniske og/eller økonomiske) analyser.
  • Udarbejde en indledende beskrivelse af problemejernes fælles forståelse af udviklingsbehovet. Dette kan også betyde syntese og revidering af udfordring og behov.

Resultat: Præsentation af behovsbeskrivelse, det er interessant at løse for markedet.

Værktøjer til denne fase

🔧 Værktøj til behovsudforskning: version til print | digital version

🔧 Værktøj til ledelsesforankring: version til print | digital version

Tilbage til toppen ^

Fælles markedsdialog (inkl. leverandørkonference)

Gennem markedsdialog, som bl.a. kan omfatte en leverandørkonference, undersøges mulighederne i markedet i dag og i morgen. Fx om der er muligheder i teknologier på vej eller innovation i andre sammenhænge.

Det bidrager CO-PI med

I denne fase vil CO-PI fx bidrage med:

  • Facilitere og dokumentere forløb for markedsdialog, herunder leverandørkonferencer.

Resultat: Kvalificering af udviklingsbehovet i dialog med markedet, og et rids af potentielle løsninger.

Værktøjer til denne fase

🔧 Værktøj til markedsdialog: version til print | digital version

🔧 Værktøj til ledelsesforankring: version til print | digital version

Tilbage til toppen ^

Fælles behovsbeskrivelse

Med den større kendskab til hvad der kan lade sig gøre eller kan udvikles, formuleres en konkret behovsbeskrivelse som afsæt for, at flere indkøbere kan sætte nye, ensartede krav til løsninger.

Det bidrager CO-PI med

I denne fase vil CO-PI fx bidrage med:

  • Identifikation af behovet for finansiering ved nyudvikling af løsningsbehov identificeret i markedsdialog.
  • Facilitere konkretiseringen af behovsbeskrivelse og udbudsproces.

Resultat: En konkret behovsbeskrivelse herunder beskrivelse af, hvad de offentlige partnere stiller til rådighed i forhold til videreudvikling af en kommende løsning (økonomisk rådighedsrum og proces.)

Værktøjer til denne fase

🔧 Værktøj til ledelsesforankring: version til print | digital version

Tilbage til toppen ^

Fælles hensigtserklæring

En fælles hensigtserklæring formuleres og offentliggøres af de offentlige indkøbere, som har deltaget i behovsbeskrivelsen. Hensigtserklæringen er ikke juridisk bindende, men tydeliggør, at flere indkøbere vil stille de nye krav. Det øger størrelsen af det fremtidige marked og tillader leverandørerne at målrette deres innovation.

Det bidrager CO-PI med

I denne fase vil CO-PI fx bidrage med:

  • Facilitere at en samlet indkøberskare udformer en fælles hensigtserklæring.
  • Afsøge muligheder for fremtidigt indkøb og organisering af indkøbet.

Resultat: En fælles hensigtserklæring om nye udbudskrav på tværs af offentlige indkøbere.

Værktøjer til denne fase

🔧 Værktøj til ledelsesforankring: version til print | digital version

Tilbage til toppen ^

Indkøb/udbud – flere veje til offentlige innovative indkøb

Procesmodellen for fællesoffentlig skalering beskriver processen forud for den egentlige udbuds- og/eller indkøbsprocedure og har til formål at:

  • tage en tidlig dialog med markedet,
  • signalere, at der er en væsentlig volumen bag de krav og ønsker, der vil blive stillet i fremtiden
  • samt sikre, at behovene fra de offentlige indkøbsorganisationer så vidt muligt formuleres på samme måde.

Alt sammen for at skabe det størst mulige innovationsrum.

Fællesprocessen er dog ikke den eneste måde at skabe grundlaget for innovation i det offentlige indkøb. Figuren nedenfor skitserer forskellige processer, hvori der kan banes vej for et innovativt indkøb.

Processerne egner sig til forskellige situationer, alt efter hvor stort et innovationsrum der er behov for, samt hvilken kontekst indkøbet er en del af. Innovationsrummet er et udtryk for, hvor mange og hvor vidtgående løsningerne til at imødekomme behovet kan være. Det afspejler også, hvor omfattende et udviklingsforløb, den nye løsning eller tilgang forventes at kræve.

Des længere den rigtige løsning er fra det, man kender i dag, des større innovationsrum må der formodes at være brug for.

Figur 2: Fire veje til innovative offentlige indkøb

Klassisk udbud: Når vi har brug for at købe en løsning, vi kender.












Indkøbs-/
udbuds-
procedure
Udbud med markedsdialog: Når vi har brug for den nyeste løsning, som markedet kan tilbyde.
Innovationskonkurrencer og udbudsfrit OPI: Når vi har brug for, at markedet udvikler en ny løsning til netop vores behov.
Fællesoffentlig skalering: Når vi forud for udbudsproceduren vil stimulere markedet til at investere mere i at udvikle en ny løsning til os, end vores eget udbud alene gør rentabelt.

Innovationsrum

Figuren fokuserer på den proces, der går forud for selve indkøbs- eller udbudsproceduren. Her er det vigtigt at skelne mellem proces og procedure. Selve udbuddet af en opgave (udbuds- proceduren) er reguleret af udbudsloven, og resulterer i indgåelsen af en kontrakt eller aftale. Men når der er tale om et innovativt indkøb, er det vigtigt at overveje den proces, som går forud for udbudsproceduren.

Som figuren illustrerer, afhænger processen af, hvor tæt markedet er på at kunne tilbyde en løsning, som kan dække de behov, som er identificeret. Valget af den mest velegnede proces afhænger af, hvor meget innovationsrum det er nødvendigt at etablere forud for en indkøbs- eller udbudsprocedure. De fire typer processer er nærmere beskrevet nedenfor.

→ Klassisk udbud: Klassisk udbud kendetegner den proces, hvor dialogen med markedet er forholdsvis begrænset, dvs. uden nævneværdig markedsdialog eller lignende forud for selve udbudsproceduren. Måske gennemføres en høring af udkast til (dele af) udbudsmaterialet, ligesom der kan være foretaget forhåndsmeddelelse. En sådan proces udelukker ikke, at der foregår innovation som led i processen, særligt hvis der via kravspecifikationen åbnes op for flere forskellige måder at tilbyde den efterspurgte løsning. Dette kan fx være ved at formulere nogle af kravene som funktionskrav. Processen er dog mest velegnet i de situationer, hvor ordregiver ved præcis, hvad man skal anskaffe. Fordelen ved processen er,at den kan afvikles på forholdsvis kort tid, og i de fleste situationer vil den kræve færre ressourcer end de øvrige processer.

→ Udbud med markedsdialog: I situationer hvor man som ordregiver ikke er helt sikker på, hvad markedet kan tilbyde, er det en rigtig god ide at bruge lidt flere kræfter på en markedsdialog forud for selve udbudsproceduren. Det kan også være i situationer, hvor man gerne vil have markedets input til, hvordan man designer den mest hensigtsmæssige konkurrence, for at sikre at man vælger den leverandør, som bedst tilgodeser ens behov. Det gælder fx hvis man gerne vil stille nye typer af krav til leveringsformer, vil anvende en ny tildelingsmodel eller andet. Der er vide rammer for afholdelse af markedsdialog, blot det sikres at de oplysninger, som deles i markedsdialogen ikke stiller nogle tilbudsgivere bedre end andre, når selve udbuddet skal gennemføres. Markedsdialogen kan bestå af møder, konferencer, høringer mv. Læs mere om rammerne for markedsdialog i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens publikation ”Dialog før og under udbudsprocessen”.

→ Innovationskonkurrencer og udbudsfrit OPI: Hvis markedet ikke umiddelbart ser ud til at have en løsning, som dækker behovet, kan der tilrettelægges en proces, hvor en offentlig myndighed faciliterer udvikling eller tilpasning af en løsning. Der kan fx afholdes en projekt- konkurrence, hvor de deltagende virksomheder får vide rammer for at designe en løsning. Når der er tale om forskning og udvikling, kan der være mulighed for at etablere et egentligt udviklingssamarbejde mellem en offentlig og en privat part uden et forudgående udbud. Det kan fx være et udbudsfrit OPI eller prækommercielt indkøb. Ved udbudsfrit OPI indgås en aftale med en privat part om at gennemføre et udviklingsforløb uden et forudgående udbud. Derefter kan den udviklede løsning evt. sendes i udbud. Ved et prækommercielt indkøb gennemføres et faseopdelt, konkurrencepræget udviklingsforløb, som afsluttes når der er udviklet en løsning, som kan sættes i produktion og markedsføres til et bredere marked. Der vil i de fleste tilfælde være tale om forholdsvis ressourcekrævende processer for både den offentlige part og for de deltagende private virksomheder. For virksomhederne vil muligheden for at dedikere ressourcer til et samarbejde naturligt kræve en afvejning af, hvilke afsætnings- og indtjenings- muligheder
samarbejdet fører til.

Muligheder for dialog og udvikling afhænger af valg af udbudsprocedure

Boks 1: Muligheder for dialog og udvikling i udbudsprocedure

Udbuds-procedure
Antal tilbuds-givere
Adgang til dialog om krav og behov (kan udbuds-grundlaget justeres?)
Adgang til dialog om løsning (kan tilbuddet justeres?)
Udvikling og tilpasning af løsning
Offentligt udbud







Ubegrænset
Nej
Nej
Kun ved funktionskrav* og/eller andre tildelings-kriterier end laveste pris
Begrænset udbud







Begrænset, dog mindst 5
Nej
Nej
Kun ved funktionskrav* og/eller andre tildelings-kriterier end laveste pris
Udbud med forhandling







3-5
Kun i meget begrænset omfang
Ja
Ja, men primært tilpasning af løsning inden for defineret behov**
Konkurrence-præget dialog







3-5
Ja, dog ikke af grundlæggende elementer
Ja
Ja, men primært i form af tilpasninger**
Innovations-partnerskab







Begrænset, dog mindst 3
Ja
Ja
Ja, partnerskabskontrakt regulerer både udvikling og evt. indkøb

Boks 1 viser, at mulighederne for dialog om behov og løsning afhænger af valget af udbuds- procedure. I princippet kan alle udbudsprocedurer (boks 1) kombineres med en hvilken som helst af de fire forudgående processer (figur 2). Men i praksis er det selvfølgeligt vigtigt at se i sammenhæng på de dele af innovationsrummet, som processen forud for selve indkøbet eller udbuddet skaber, og på innovationsrummet i selve udbudsproceduren.

Hvis fx en fællesoffentlig skaleringsproces allerede har resulteret i en hensigtserklæring om at lægge vægt på en ny type skærpede krav til bæredygtighed, formuleret ud fra dialog med markedet, er det ikke sikkert, at selve de efterfølgende udbud behøver at indeholde en masse dialog og forhandling. I så fald kan udbuddet gennemføres som et offentligt eller begrænset udbud.

Men hvis det er optimal at gennemføre tilpasningen eller udviklingen af løsningen med input fra både indkøberen og leverandøren, bør man overveje, om det fx kræver en kombina- tion af enten en form for innovationskonkurrence eller en skaleringsproces kombineret med en mere fleksibel udbudsprocedure – fx et innovationspartnerskab.

Tilbage til toppen ^

Har du brug for hjælp eller sparring?

CO-PI er klar til at hjælpe dig med dit innovationsarbejde, fx i form af sparring og oplæg. Kontakt os, så vender vi retur hurtigst muligt.

OBS: CO-PI bistår ikke med markedsføringen af bestemte løsninger, fx ved at finde kunderne til konkrete virksomheders produkter.