Hvad er innovative offentlige indkøb?

Et innovativt offentligt indkøb (IOI) tager udgangspunkt i et behov, som kan være enten en værdi man ønsker at realisere, eller et problem man gerne vil løse. Processen foregår i samspil med private virksomheder. Formålet er at udvikle nye løsninger, der ikke findes på markedet i forvejen.

• I et innovativt indkøb bliver leverandørerne inddraget så tidligt i processen som muligt og er med til at afdække behov og udvikle ideer.
• Innovative indkøb kan kræve flere ressourcer og tage længere tid sammenlignet med mere traditionelle indkøb. Men ved at samle viden og kompetencer fra offentlige og private virksomheder er det muligt at skabe resultater, som ingen af parterne ville kunne opnå på egen hånd.
• De ekstra ressourcer, der investeres i det innovative indkøb, kommer derfor tilbage senere i processen i form af løsninger, der skaber værdi for både den offentlige myndighed, den eller de private virksomheder og borgerne.

Overvej at lave et innovativt offentligt indkøb, når der er et behov, som ingen løsninger endnu imødekommer. Processen kan godt igangsættes, selvom behovet endnu ikke står helt skarpt – fx hvis problemet er komplekst og/eller hvor løsningen ikke er et nyt udbud eller indkøb af en løsning, man er vant til at bruge. 

• Når behovet er afdækket, kan processen om det innovative offentlige indkøb resultere i et indkøb af en eksisterende løsning, der tilpasses og bruges på nye måder i organisationen. 
• Behovet for nye løsninger kan også sætte gang i en proces, hvor der etableres et offentligt-privat samarbejde om at udvikle en innovativ løsning på problemet. En løsning, som en privat virksomhed er med til at udvikle og senere leverer.

Typisk vil et innovativt offentligt indkøb kræve både en mere udforskende proces og et tværfagligt samarbejde i eller mellem organisationer, end de klassiske indkøb af kendte produkter til kendte behov:

• I den indledende fase, hvor behovet afdækkes, er det vigtigt at involvere brugerne og lave grundig behovsafdækning. Her er det også en god ide at involvere leverandører så tidligt som muligt i processen, da de har god viden om eksisterende løsninger og muligheder på markedet.
• Når behovet står skarpt, bliver det også lettere at træffe valg om proces for indkøb og evt. udbud – og senere igen formulering af krav til den ønskede løsning, evaluering af proces og værdi samt implementering af løsningen.

Markedsdialog opfattes nogle gange som en meget formel udbudsretslig mulighed for at være i dialog med markedet i forbindelse med et konkret udbud. Men der er meget bredere muligheder for markedsdialog.

Markedsdialog omfatter den dialog, som 'ordregiver' (dvs. den offentlige aktør) i alle indkøbets faser på forskellige måder har med en eller flere leverandører.

Jo tidligere i en indkøbs- og udbudsproces, man indgår i markedsdialog, desto bredere er mulighederne. 

Tidlig markedsdialog – før udbuddet

Tidligt i en indkøbsproces kan markedsdialogen med virksomhederne være med til at kvalificere behovene hos den offentlige aktør og være en anledning til at få et overblik over de løsningstyper, som markedet besidder eller kan tilvejebringe.

Dialogen med markedet kan (som minimum) skabe overblik over, hvilke løsninger der allerede er udviklet, hvilke løsningstyper der er inden for umiddelbar rækkevidde, og hvilke der kræver mere omfattende udviklingsressourcer. 

Der er ikke nogen præcis opskrift på, hvilke aktiviteter der udgør en markedsdialog. Eksempler på aktiviteter i en tidlig markedsdialog:  

• Åben invitation til at give input til den offentlige aktørs opgavevaretagelse på et konkret område, fx via hjemmeside.
• Afholdelse af plenummøde, hvor alle interesserede er velkomne. Invitationen kan formidles som en forhåndsmeddelelse, og hvis der allerede tidligt er planer om et udbud kan genstandsfeltet beskrives mere eller mindre snævert.
• Skriftlig høring med udgangspunkt i en overordnet eller mere specifik beskrivelse af den udfordring man står overfor. Høringen må gerne gælde tekniske krav, når blot man ikke formulerer krav, der usagligt begrænser konkurrencen.  

I løbet af markedsdialogen vil der opstå viden, som er relevant for og skal deles med flere virksomheder, når der laves et udbud. Det er derfor vigtigt at dokumentere den viden der skabes undervejs i forløbet, så den er nem at dele i forbindelse med et udbud. Det kan fx være i form af udarbejde rapporter, der skal offentliggøres, referater af møder mv. 

Markedsdialog – efter udbuddet

Efter udbuddet er offentliggjort, er der begrænsede muligheder for dialog frem til afgivelse af (første) tilbud:

1. Den offentlige aktør kan meddele supplerende oplysninger til udbudsmaterialet. Supplerende oplysninger kan både være oplysninger, der supplerer eller præciserer udbudsmaterialet. 
2. Den offentlige aktør har mulighed for at foretage visse ændringer i udbudsmaterialet. Uvæsentlige ændringer er tilladte, mens væsentlige ændringer kræver en forlængelse af fristen. Det er ikke muligt at foretage ændringer af grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.  

Et innovativt offentligt indkøb er ikke slut, når kontrakten er underskrevet og fakturaen betalt. Den fulde værdi af det innovative offentlige indkøb realiseres kun, hvis der også er fokus på implementering af den indkøbte løsning.

• Implementering af nye løsninger sker gennem aktiviteter, der understøtter, at løsningen bliver en del af hverdagen: Hvad kan hjælpe løsningen til at blive hverdag, og hvad står i vejen for at innovationen bliver hverdag?
• At implementere løsninger forudsætter, at der prioriteres ressourcer og ledelsesmæssigt fokus til implementeringsarbejdet. Ellers er der stor risiko for, at hele processen om det innovative offentlige indkøb bare har været en god proces for de involverede, men ikke skaber blivende værdi.
• Implementering hjælpes på vej ved at tænke det ind tidligt som en del af processen om det innovative indkøb. Fx ved at lægge en plan for implementeringsarbejdet og ved at afklare, hvem der har hvilke roller i implementeringsarbejdet: Hvad skal hvem gøre i den offentlige organisation? Hvad er leverandørens rolle?