CO-PI vil sætte skub i de innovative offentlige indkøb: Behov for samarbejde og ledelsesforankring

Mere innovation i offentlige indkøb.

Det er ambitionen bag en af de hovedindsatser, CO-PI har arbejdet på siden etableringen tidligere i år.

Målet er at bruge den offentlige efterspørgsel til at drive innovation, der kan skabe løsninger på de store udfordringer, samfundet står overfor.

Læs også: Innovative indkøb: Er det noget for mig?

Fokus på de konkrete behov

Bag CO-PI's arbejde med innovative offentlige indkøb står chefkonsulent Rikke Thorlund Haahr og seniorprojektleder Johannes Leidesdorff.

Gennem 2022 har de to kolleger, sammen med servicedesigner Julie Lund Christensen, afdækket feltet for innovative offentlige indkøb. Både ved at undersøge eksisterende viden på området og ved at interviewe mere end 50 udvalgte nøglepersoner af tre omgange i en brugercentreret afdækning.

Afdækningen skal forme de konkrete aktiviteter CO-PI igangsætter – og sikre, at de rammer plet i forhold til konkrete behov.

Behov for nye løsninger

Men hvorfor skal CO-PI overhovedet fokusere på innovative offentlige indkøb?

"Fordi der er behov for nye løsninger," siger Rikke Thorlund Haahr, som har arbejdet med strategi, indkøb og offentlig-privat samarbejde i 21 år, bl.a. i KL, og tilføjer:

"Den offentlige sektor repræsenterer en stor efterspørgsel, som fylder meget i vores samfund. Mange af de velfærdsløsninger vi alle nyder godt af, får vi via den offentlige sektor. Hvis den offentlige sektor skal holdes i topform skal den også hele tiden forny sig og moderniseres."

Privat innovationskraft

I den fornyelse spiller innovative offentlige indkøb en særlig rolle, understreger Rikke Thorlund Haahr.

For den offentlige sektor kan ikke på egen hånd kan skabe fremtidens løsninger på fx klima- og velfærdsområdet. Det sker bedst i samspil med den private sektor.

"Der ligger så meget innovationskraft i den private sektor, og væksten i vores samfund er baseret på en stærk privat sektor. Det er derfor vi i CO-PI arbejder målrettet for at styrke samarbejdet om nye løsninger mellem offentlige og private aktører," siger hun.

Et spørgsmål om definition

Et offentligt indkøb er et veldefineret begreb. Men når det kommer til innovative offentlige indkøb har der vist sig at mangle en klar definition.

Derfor er Rikke Haahr og Johannes Leidesdorff dykket ned i litteraturen og har formuleret en definition.

Innovative indkøb skal skabe værdi

Johannes Leidesdorff har arbejdet med ledelse, innovation og implementering i mere end 10 år, bl.a. i Københavns Kommune. Ifølge ham hjælper en klar definition til at målrette CO-PI's indsatser.

"Vi har brug for en fælles definition af, hvad et innovativt offentligt indkøb er, fordi vi så nemmere kan begynde at målrette vores indsatser imod forskellige grupper af aktører, der er relevante."

Rikke Haahr uddyber: "I vores definition er der først tale om en innovation, når den skaber værdi. Det betyder, at et indkøb ikke nødvendigvis er innovativt, blot fordi man følger en bestemt udbudsprocedure. Vi mener først, der er tale om et innovativt indkøb, når det har skabt værdi for alle parter i processen."

Læs også: Styrket samarbejde mellem indkøb og fagområder skaber resultater i Ballerup Kommune

Skal målrette indsatsen

En væsentlig del af CO-PI's arbejde med innovative offentlige indkøb har indtil nu været at afdække og kortlægge feltet for innovative offentlige indkøb.

At forstå hvad aktørerne har behov for, er nemlig helt afgørende for at kunne målrette indsatsen bedst muligt, forklarer Johannes Leidesdorff:

"Der er mange forskellige interessenter, så at afdække feltet var vigtigt for os. Hvem er det egentlig, der arbejder med innovative offentlige indkøb, og hvad har de brug for? Området er meget komplekst, så en brugercentreret kortlægning af området var det første, vi gik i gang med," siger Johannes Leidesdorff.

CO-PI er nu i gang med at analysere den brugercentrerede afdækning for at identificere hvilke konkrete leverancer og indsatser, der bedst kan realisere visionen om at understøtte innovative offentlige indkøb.

Hjælpe til et fælles sprog

Afdækningen viser blandt andet, at der sidder en masse dygtige indkøbere og innovatører derude, forklarer han.

"Det, vi gerne vil, er at tilbyde dem nogle redskaber, som kan hjælpe dem til at opnå et fælles sprog. Og et højere grad af samarbejde, så både indkøbere og innovatører i højere grad bliver integreret i organisationens drift og kerneopgave," siger Johannes Leidesdorff.

"Der er mange steder derude, der gør en masse allerede. Behovsfabrikken på Bispebjerg Hospital er et godt eksempel. Men andre steder er det svært at få forenet de her fagligheder, og det kan jeg godt forstå."

Læs også: Sygeplejerskers behov skal føre til innovative indkøb

Behov for ledelsesfokus   

Et væsentligt fokuspunkt fra den brugercentrerede afdækning er behovet for ledelsesmæssig forankring.

"Vi vil gerne være med til at tydeliggøre og italesætte, at innovative indkøb kræver ledelsesfokus. For det skal ikke ligge på indkøbskonsulentens bord at skulle hen og tage fat i både brugere og dem, der arbejder med innovation. Det er et rum, der skal skabes af nogen", siger Rikke Thorlund Haahr.

Hun forklarer videre, at de mange ildsjæle ude i de offentlige organisationer har brug for opbakning, hvis innovative indkøb skal lykkes i højere grad end de gør i dag.

Manglende viden og data

En anden af de foreløbige pointer er, at der mangler grundlæggende viden og data på området.

"Desværre er der utroligt lidt viden og data om innovative offentlige indkøb. Men der er meget viden om innovation, og der er meget viden om udbud og indkøb. Vores opgave er nu at kombinere de her vidensområder, så vi kan anvende dem til at styrke de innovative offentlige indkøb i Danmark," siger Johannes Leidesdorff.

"Vi har allerede nogle værktøjer, som man kan bruge i sin behovskortlægning og markedsdialog, altså til planlægningen af sit innovative indkøb. Værktøjerne fokuserer på at identificere og forklare, hvad det er for et behov, man har", siger Rikke Thorlund Haahr.

Stor gevinst for samfundet

Den offentlige sektor købte ifølge Danmarks Statistik ind for 380 mia. kroner i 2021. Og selvom alle de 380 mia. kroner ikke kan være innovative indkøb er det kun en lille procentdel, der skal rykkes før det bliver en stor gevinst for samfundet.

At innovative offentlige indkøb har potentiale til at skabe værdi for samfundet er der bred enighed om. Men vejen fra idé til konkret handling er ikke altid nem.

"Der er nødt til at være en opbakning i organisationen, som betyder, at man tør sætte ressourcer af til at skabe innovation. Og det kræver noget mod, fordi der selvfølgelig er en risiko i at skabe noget nyt," siger Johannes Leidesdorff.

CO-PI ser frem til det kommende arbejde med at fremme og understøtte innovative offentlige indkøb – og til at høre fra aktører, der vil spille ind og med.​