Styrket samarbejde mellem indkøb og fagområder skaber resultater i Ballerup Kommune

Ballerup Kommune implementerede i 2020 et pilotprojekt, der havde til formål at styrke samarbejdet mellem indkøbsafdelingen og kommunens øvrige fagområder.

Håbet var at højne indkøbskompetencerne i organisationen samt at skabe råderum i kommunens drift, gennem tværfaglig dialog og fokus på borgernes behov.

Projektet startede på arbejdsmarkedsområdet, fordi det var det område, der var mest vant til at være i dialog med markedet om de ydelser, det kan levere.

Det styrkede samarbejde på tværs af afdelinger har både skabt besparelser på indkøbsbudgettet, bedre service til borgerne og øget inddragelsen af medarbejdernes fagligheder og kompetencer.

Fælles sprog og forståelse

Mette Kongsgaard er chefkonsulent i Ballerup Kommunes Center for Økonomi. Hun fortæller, at det første kommunen gjorde tilbage i 2020, var at få skabt et fælles sprog og en styrket forståelse mellem de forskellige fagligheder i projektet.

"Da vi startede projektet i Center for Arbejdsmarked, havde vi noget fælles undervisning for at få et fælles sprog og forstå hinandens fagligheder. Det var ikke nok at undervise arbejdsmarkedsfolkene i indkøbsfagtermer. Vi manglede, at indkøbsafdelingen blev undervist i arbejdsmarkedsområdets fagtermer."

Da der var skabt en bedre fælles forståelse på tværs af ledelse, indkøb og arbejdsmarkedsafdelingen, blev der gennemført en stor spørgeskemaundersøgelse og lavet workshops.

Arbejdet mundede ud i en række 'rodproblemer', kommunen kunne handle på for at styrke samarbejdet på tværs. Rodproblemerne blev opdelt i fire kategorier: proces, indkøb, faglighed og ledelse.

Styr på krav og behov

Med samarbejdet og den fælles forståelse på plads begyndte Ballerup Kommune at se på hvilke krav og behov, de havde til kommende indkøb på arbejdsmarkedsområdet.

Det krævede et grundigt forarbejde, hvor man så kritisk på en række forskellige parametre:

• Kontraktvilkår
• Økonomisk råderum
• Leverandører
• Medarbejdernes roller og ansvar ifm. indkøb

På grund af forarbejdet var det nemmere for ledelsen i Center for Arbejdsmarked at blive konkrete på hvilke behov og krav, de ønskede at få dækket. 

Start med begyndelsen

Med krav og behov på plads, havde Center for Arbejdsmarked og indkøbsafdelingen en grundig debat om, hvilke ydelser der kunne dækkes internt i kommunen og hvilke behov, der skulle dækkes af eksterne leverandører.

"Vi så herefter på, hvad det var vi skulle ud at efterspørge, på målgrupper, og på hvordan medarbejderne skulle implementere de ønskede ydelser. Altså, alt det der ligger op til et køb", siger Mette Kongsgaard.

Hun forklarer, at det bryder med den gængse tilgang til indkøb i kommunerne.

"De fleste starter med at spørge; hvilke leverandørkontrakter skal vi have i udbud? Man skal prøve at lade være med at starte med slutningen," siger hun og tilføjer:

"At være helt klar på sine krav og behov rykker meget mere end at få en bedre kontrakt. Det er jo forudsætningen for, at du kan lave det rigtige udbud og det rigtige køb."

Hele organisationen skal med

Det er ikke nogen nem opgave at få beskrevet sine behov så klart, at markedet kan forstå dem og levere på dem.

Men en forudsætning for, at det overhovedet kan lade sig gøre, er ifølge Mette Kongsgaard, at alle i organisationen forstår sammenhængen mellem indkøb og den service, de leverer til borgerne.

"Det er vigtigt at få indkøbslogikken indarbejdet i organisationen, så hele den proces, der leder frem til et køb, er gennemtænkt på en måde, der sikrer at alle er med til at forme de innovative løsninger vi har brug for", siger hun.

→ Læs mere om Ballerup Kommunes indkøbspolitik (eksternt link)

Blinde vinkler

Jannik Nielsen er centerchef i Center for Arbejdsmarked og Center for Børne og Ungerådgivning.

Jannik er – som leder af et fagområde – begejstret for det tættere samarbejde med indkøbsafdelingen.

"Som ledere i det offentlige har vi en masse blinde vinkler, men det er sjældent, at vi bliver opmærksomme på, hvad det faktisk er for nogen blinde vinkler", siger han.

Nye perspektiver

I processen med at bringe indkøberne i Ballerup Kommune tættere sammen med fagfolkene i Center for Arbejdsmarked har han erfaret, at indkøbsafdelingen har en række kompetencer, som medarbejderne i fagcenteret ikke har indsigt i.

"Når man inddrager andres fagligheder, kan det give nye perspektiver på adfærd og nogle mønstre, som man ikke ellers havde set," siger Jannik Nielsen.

"Der kan indkøbsfolkene bare noget, som vi i fagcenteret ikke kan eller skal have det fulde overblik over," tilføjer han.

Mere end økonomisk gevinst

At bringe flere fagligheder i spil i indkøbsprocessen har ifølge Jannik Nielsen givet gevinst på flere parametre.

"Det har givet en økonomisk gevinst i forhold til at vi køber mere klogt og innovativt ind, vi køber billigere ind, og lader også nogle gange være med at købe ind, fordi vi tænker, at det kan vi godt selv løse", siger han og uddyber:

"Men der er også en samfundsmæssig gevinst og en personlig gevinst for den enkelte borger, for jeg tror faktisk, med de briller vi nu kigger på vores indkøb med, faktisk får skabt bedre effekter af de forløb og indsatser, vi får sat i gang."

Han understreger, at han ikke længere ser arbejdet på tværs af fagligheder som et projekt, men som et vedvarende konstruktivt samarbejde.

Ledelsen skal prioritere innovation

Eik Møller er kommunaldirektør i Ballerup Kommune. Han forklarer, at direktionen i Ballerup Kommune ikke bare har besluttet at give indkøbsafdelingen muligheden for at samarbejde med andre afdelinger – men også har prioriteret ressourcerne til det.

Han påpeger, at det er vigtigt at være vedholdende, når der skal implementeres så grundlæggende forandringer i måden, kommunens drift varetages på.

"Direktionen skal bide tænderne sammen og rent faktisk beslutte sig for det, ville det, og prioritere ressourcer, således at indkøbsafdelingen faktisk er i stand til at løse den her opgave". – Eik Møller

Mette Kongsgaard er enig i at ledelsesforankring er afgørende for, at medarbejderne kan innovere indkøbsprocesserne i organisationen.

"Man skal sørge for, at der er ledelsesforankring. Det, at arbejde med indkøb i kerneforretningen, som KL kalder det, kan man ikke bare som menig udbudskonsulent gøre alene. Det skal være forankret i organisationen. Man skal have topledelsen med", siger hun.

Svært at ændre vanetænkning

Mette Kongsgaard har været med i arbejdet omkring den fælleskommunale indkøbsstrategi, der sætter rammen for udviklingen af kommunale indkøb frem til 2024.

Hun påpeger, at man skal passe på med at betragte indkøb som noget, der har hjemme nede i fjerde organisationslag. Det skal flyttes tættere på direktionen og de øvrige afdelinger.

Men at ændre rutiner og vanetænkning kan være en stor udfordring, da det kræver, at indkøbsafdelingen går ind og blander sig i andres fagområder.

"Der kan være nogen, der bliver provokeret af, at vi (indkøbsafdelingen, red.) forsøger at se på tværs af afdelinger og fagområder. Pludselig kommer ledelsen og stiller spørgsmål ved strategien eller beslutningsprocessen og stiller krav om at tænke på tværs. Men de fleste kan se, at de faktisk får bedre plads til deres faglighed", siger hun.

Hold fast i dialogen

Det stiller krav til dialog, når indkøbsafdelingen gerne vil arbejde på tværs af kommunens forskellige fagområder. Men det gælder om at holde fast i dialogen, understreger Mette Kongsgaard.

"For os i indkøb er det en hårfin balance mellem at inddrage ledelsen på de forskellige områder og ikke blande os for meget i andres fagområder, og det er her, at den løbende tætte dialog er så enormt vigtig", siger hun og fortsætter:

"Vi, der er ansat i indkøb, er ansat for at understøtte de andre afdelinger, så de bedre kan møde de sparekrav, de bliver mødt med, og sammen finder vi de innovative løsninger, der kan levere besparelsen. Vi skal ikke bevise vores berettigelse, ligesom man skal i mange andre indkøbsafdelinger. Personligt har jeg altid ment, at den tilgang er totalt ødelæggende for samarbejdet. De andres succes er vores berettigelse", slutter Mette Kongsgaard.

Ballerup Kommune er nu i gang med at sprede erfaringerne fra arbejdsmarkedsområdet ud til hele det specialiserede socialområde.