KL giver i ny caseanalyse et indblik i 10 eksempler på tidsbesparende teknologier fra landets kommuner. De teknologiske løsninger har det til fælles, at de frigør tid og hjælper medarbejdere med at løse deres opgaver på nye måder.
Teknologier, som Robotic Process Automation (RPA), digitale skærmbesøg, Machine Learning, er 'modne' teknologier, der er klar til at blive anvendt. Det er også teknologier i stærk udvikling – særligt set i lyset af rekrutteringsudfordringen.
Caseanalysen har derfor til formål at give inspiration og input til kommunernes prioritering af teknologiske løsninger, der kan skabe værdi og frigøre ressourcer.
→ Hent KL's caseanalyse (eksternt link)
Fysiske og digitale løsninger
Analysen dækker både over fysiske løsninger, der kan understøtte opgaver på fx plejehjem og digitale løsninger, der understøtter administrative opgaver, herunder planlægning og aktindsigt.
En af de fysiske løsninger er skærmbesøg i hjemmeplejen, som Vejle Kommune i 2019 igangsatte et pilotprojekt af.
Skærmbesøgene anvendes til kortere opgaver, der ikke nødvendigvis kræver fysisk tilstedeværelse, og i gennemsnit er 223 fysiske besøg ugentligt blevet omlagt til skærmbesøg.
Realiserede gevinster
Forventningen var, at projektet med skærmbesøg ville frigive tid, og den forventning er indfriet med 113,5 timer frigivet per borger per år.
Kommunen har – måske overraskende – også målt en forbedring i kvaliteten af besøg blandt både borgere og medarbejdere. Her oplever borgerne bl.a. i højere grad at have selvbestemmelse over deres dag, mens medarbejderne oplever at være mere fokuserede og nærværende i deres dialog med borgerne, da de ikke skal foretage andre opgaver samtidig.
Effekterne af de 10 digitale løsninger er i analysen vurderet ud fra tre parametre: Tid, økonomi og kvalitet.
Teknologi i borgerens tjeneste
Enkel teknologi giver store besparelser
Ringkøbing-Skjern Kommune er en af de kommuner, der har kastet sig ud i RPA til at understøtte administrationen.
Kommunen har i løbet af tre år udviklet og implementeret 130 RPA-robotter til at løse og/eller optimere små og store administrative processer på tværs af fagområder.
RPA-teknologien er enkel, men giver mulighed for at håndtere store datamængder mere effektivt end en medarbejder, og robotterne har sparet kommunen 37.400 arbejdstimer over tre år.
Læs også: 6 gode råd til evaluering af innovation
Hvad kræver det at lykkes?
Ringkøbing-Skjern fortæller i casebeskrivelsen, hvad det har krævet at lykkes med brugen af ny teknologi, og her er medarbejdertillid i højsædet.
Med det menes der, at medarbejderne skal forsikres om, at de kan lade robotter og teknologi løse opgaver, de tidligere har stået for, uden at miste deres arbejde.
Derudover nævnes også, at udviklingen af RPA ikke skal opfattes som et månelandingsprojekt. Det er en god idé at starte i det simple og bruge tid og ressourcer på at opbygge de nødvendige kompetencer, samt en forståelse på tværs af organisationen.
Alle 10 cases giver et indblik i, hvad det kræver at lykkes og tre gode råd til at komme godt fra start.
Seks temaer går igen
Caseanalysen præsenterer afslutningsvist seks temaer på tværs af kommunerne om vigtigheden af bl.a. den ledelsesmæssige forankring, involvering af medarbejdere og datasikkerhed, samt anbefalede tiltag.
Kommunerne fremhæver det, som særligt vigtigt, at slutbrugerne er tæt på udviklingsarbejdet, og at der prioriteres tilstrækkelige ressourcer til forandringsledelsen, når løsningen skal tages i brug.
Derudover ses frivillighed som et godt princip for udrulning til borgere.
Find værdien, styrk fortællingen – evaluering af offentlig innovation
Evaluering kan være en genvej
KL's caseanalyse giver et overblik over den dokumenterede effekt ved brug af teknologi og digitale løsninger.
I kommunerne ser mange nye digitale løsninger lyset, men langt fra alle formår at realisere potentialet, og det sker blandt andet pga manglende dokumentation og evaluering af løsningen.
CO-PI's Innovationsbarometer viser, at kun fire ud af 10 af de offentlige innovationer er evalueret. Manglende dokumentation har en negativ effekt på både implementeringen af løsningen og spredningen til fx andre kommuner eller dele af organisationen.
På bilagssiderne i KL's analyse er der inspiration at hente til at opgøre effekten, herunder hvordan en kommune kan arbejde med identificering af gevinster opnået ved ny teknologi, og hvordan man konkret måler og beregner disse.