Inspiration udefra: Larvik Kommune så problemet, og fik 28 kommuner med på at løse det

CO-PI har et tæt samarbejde med det norske Leverandørutviklingsprogrammet - LUP og har i marts været på en studietur for at lære af LUP's erfaringer med at facilitere skaleringsprocesser og innovationspartnerskaber i Norge.

Værterne fra LUP havde peget på Larvik Kommune som et inspirerende eksempel på, hvordan en kommune kan afdække brugernes behov og udvikle velfærdsteknologiske løsninger i tæt samarbejde andre kommuner og private leverandører gennem 'Fellesprocesser' – eller på dansk skaleringsprocesser.

En mellemstor norsk kommune

Efter norske forhold er Larvik Kommune med sine ca. 48.246 indbyggere en mellemstor kommune. Den ligger i Vestfold og Telemark regionen og har både by- og tyndt befolkede landområder fordelt på 530 km.

For mange danskere er Larvik nok mest kendt som en af de byer, hvor færgerne fra Hirtshals lægger til kaj – og måske for at have verdens nordligst beliggende bøgeskov.

Men hvad endnu færre er klar over er, at Larvik Kommune også er kendt for at være foregangskommune, når det kommer til brugerdreven udvikling af velfærdsteknologi og projektledelse af innovative offentlige indkøb i stor skala.

Larvik Kommune forudså problemer allerede i 2012

Larvik Kommune oplevede tidligere end andre norske kommuner en markant stigning i antallet af ældre borgere. Derfor blev det hurtigt klart for kommunen, at der måtte handles og sættes effektivt ind, hvis kommunen skulle håndtere de udfordringer, der fulgte med den demografiske udvikling.

Elisabeth Sørensen, projektleder i Larvik Kommune, fortæller:

"Vi vidste for mange år siden, at det her betød, at vi ville få mange nye opgaver, og at vi skulle møde udfordringerne anderledes for at kunne klare dem. For vi ville ikke få flere ressourcer til at løse opgaverne. Vi skulle se på, hvordan vi kunne arbejde mere effektivt. Og på den måde kom brug af og udvikling af velfærdsteknologi ind i billedet."

Skal tage hånd om deres eget liv længst muligt

Elisabeth Sørensen fortæller om arbejdet med at forberede indsatserne:

"Handlingsplanen 'Længst mulig i eget liv' lavede vi allerede i 2012. Og det er jo længe siden. Men den har holdt – og det viste sig, at den faktisk passede til de nationale tiltag og anbefalinger om ældrepleje og omsorgsområdet i kommunerne, der kom senere."

I handlingsplanen havde Larvik Kommune som mål, at indbyggerne skulle tage hånd om deres eget liv længst muligt. Velfærdsteknologien skulle så bidrage til, at borgerne på den ene side kunne klare sig selv, øge trygheden og skabe aktivitet, og på den anden side forebygge og udsætte behovet for kommunal pleje og dermed effektivisere arbejdsgangene.

Man skal turde at tale højt om problemerne

Netop den sidste del, der omhandlede effektivisering af arbejdsgangene, skabte diskussion blandt medarbejderne: For kunne kommunen åbenlyst erkende, at det ikke var muligt at løfte plejeopgaverne uden brug af teknologi - ville det ikke bare skabe utryghed og modstand mod brugen af velfærdsteknologi?

Om modet til at lægge kortene på bordet og være åben om problemerne, siger Elisabeth Sørensen:

"Vi overvejede meget: Tør vi sige det her højt med, at målet også er at effektivisere arbejdsgangene? Kommer vi til at provokere medarbejdergrupperne, fagmiljøerne og de pårørende – og særligt brugerne af kommunens plejetilbud? Der var meget diskussion, så det tog nogle omgange, før vi fik accepten af, at det var nødvendigt at skrive direkte i handlingsplanen."

Elisabeth Sørensen og de øvrige projektmedarbejdere er ikke i tvivl om, at det var en vigtig beslutning at turde være åben, som Elisabeth Sørensen slår fast:

"I dag er det jo ikke længere til diskussion, om velfærdsteknologi skal bidrage til mere effektive arbejdsprocesser, så jeg er glad for, at vi fik taget hul på det allerede den gang."

Tryghedsalarmer der kan tåle vand

Projektet 'Selvstendig, Trygg og Aktiv' var et af de første store velfærdsteknologiprojekter, hvor Larvik deltog sammen seks andre norske kommuner. De gik sammen i skaleringsproces for at få udviklet tryghedsalarmer med GPS, der var målrettet til brug i ældre og plejesektoren.

Riche Vestby fra det norske Leverandørutviklingsprogrammet – LUP har hjulpet Larvik og de øvrige kommuner projektet med at facilitere skaleringsprocessen frem til udbudsfasen. Hun fortæller om, hvor langt kommunerne nåede med samarbejdet:

"Projektet endte jo med, at vi fik leverandørerne til udvikle tryghedsalarmer, der fx kunne tåle regn - og faktisk være under vand i op til en time. Det fandtes ikke, inden man gik i gang."

→ Læs mere om erfaringerne fra ”Selvstendig, Trygg og Aktiv (Sintef.no)

Elektronisk medicindosering til ældre hjemmeboende

Netop fordi Larvik Kommune tidligt erkendte behovet for udvikling af velfærdsteknologi, blev de opfordret til tage projektlederrollen på et af de største tværkommunale velfærdsteknologiprojekter i Norge om udvikling af elektronisk medicindosering.

Projektet 'Fra apotek til mage' (Fra apotek til mave) skulle udforme krav til markedet om levering af en løsning til borgere som både indeholdt medicin, leverance og udstyr.

Projektet blev søsat, dels med en workshop, hvor 12 kommuner delte erfaringer og dels med brugerinddragelse af borgere og relevante ansatte i plejesektoren. Resultatet af kortlægning blev bl.a. en udformning af en brugerrejse i medicinhåndtering, som markedsdialogen og konkurrencegrundlaget senere tog afsæt i.

Man kan læne sig op ad de mere erfarne

Kommunerne, der deltog i denne skaleringsproces, havde vidt forskellige erfaringer med innovative indkøb – og med at anvende velfærdsteknologi. Men ved at gå ind i skaleringsprocessen, kunne de mindre erfarne kommuner læne sig op ad de mere erfarne.

Netop denne tryghed og risikoaflastning er et stærkt incitament for kommunerne i forhold til at deltage i denne type innovative udviklingsprojekter, fortæller Riche Vestby fra LUP:

"Erfaringsudvekslingen sker på mange niveauer og mellem vidt forskellige medarbejdergrupper. Det gælder hele vejen fra behovsafdækningen til udarbejdelsen af konkurrencegrundlaget. Larvik fik b.la. hjælp til arbejde med at udarbejde konkurrencegrundlaget af en af de største: Trondhjem Kommune."

Brugerrejser og personaer overraskede leverandørerne

Brugerrejsen, som samarbejdet med 12 kommuner resulterede i, gav for første gang både projektdeltagerne og leverandørerne indblik i den komplicerede vej medicinen tager fra apotek til borgerens mave, fortæller Riche Vestby om leverandørernes reaktion på markedsdialogen, hvor de præsenteret for personaer og brugerrejser:

"Leverandørerne havde ikke set et krav til en løsning illustreret og beskrevet på den her møde før," siger hun og fortsætter:

"For dem var det overraskende at se, at der ikke kunne bruges eksisterende løsninger, men der skulle tænkes i nye baner - og helhedsorienteret, når det var behovet for tryg levering fra apotek til mave, der skulle findes en løsning på. Det tvang leverandørerne til fra start at tænke fleksibilitet fremfor én løsning, der er tilpasset alle."

Fik alle aktører fra hele leverandørkæden med

Hele værdikæden blev inddraget, hvilket var nyt for flere af virksomhederne, husker Riche Vestby tilbage:

"Vi fik alle aktører fra hele leverandørkæden med i markedsdialogen – lige fra transport over logistik til apotekerkæderne. De havde ikke siddet sammen på den måde før i en markedsdialog. Og nogle af dem var jo også lidt usikre på, hvad deres rolle var, og om de kunne være med til at udvikle en løsning."

Det lykkedes dog ikke at få leveret en medicinløsning til hele rejsen fra apotek til mave, men kun en løsning til en del af rejsen, da det viste sig, at den norske lægemiddellovgivning kom i vejen, når det kom til dosering af medicin hjemme hos borgere. Men kommunerne, der deltog, fik i kraft af processen indblik i, hvordan der kan arbejdes i fællesskab om at finde innovative løsninger.

Læs mere om Elektronisk medisinering til eldre hjemmeboende - Innovative anskaffelser (lup.no)

CO-PI har oversat fellesprocesser til skaleringsprocesser