Indkøbschef: Stil krav om innovative indkøb

Det er i høj grad regionerne og de store kommuner, der står for den offentlige sektors innovative indkøb, mens landets mindre kommuner ofte mangler ressourcer og risikovillighed til at gennemføre denne type udbud og indkøb.

Derfor bør der være et overordnet krav om, at alle kommuner skal arbejde med innovative indkøb, og samtidig skal der følge puljemidler med, som kan afdække noget af den økonomiske risiko.

Sådan lyder et konkret ønske fra Sandy Lykke Lützen, som har erfaring med udbud og indkøb fra både en stor og en mindre kommune.

Innovative indkøb kræver flere ressourcer

Sandy Lykke Lützen er leder af Udbud og Indkøb i Nyborg Kommune, og tidligere har hun blandt andet arbejdet som udbudskonsulent og specialkonsulent i Odense Kommune gennem mere end ni år.

"Indkøbsafdelingerne i de mindre kommuner vil rigtigt gerne arbejde med innovative indkøb, men de har ikke ressourcerne til det. I mindre indkøbsafdelinger handler det meget om den daglige drift og om at slukke de ’ildebrande’, der opstår," siger Sandy Lykke Lützen.

Samtidig er mange mindre kommuner ikke klar til at løbe den økonomiske risikovillighed, som innovative indkøb indebærer.

Hjælp til at afbøde den økonomiske risiko

I innovationsprojekter ved man i sagens natur ikke, hvad det endelige resultat bliver og om en forventet økonomisk gevinst i sidste ende blive indfriet, og det kan være en for stor mundfuld for en lille kommune med begrænsede ressourcer.

"Derfor kunne jeg godt tænke mig nogle overordnede retningslinjer, som stiller krav om, at alle kommuner skal arbejde med innovation. Samtidig skal man kunne få hjælp til at afbøde den økonomiske risiko – for eksempel i form af nogle puljer, som kommunerne kan søge," siger Sandy Lykke Lützen.

Derudover bør private leverandører også i højere grad påtage sig den økonomiske risiko, når de gennemfører udviklings- og innovationsprojekter i samarbejde med kommuner, mener hun.

Fordele i mindre kommuner

Er det ikke en mulighed for mindre kommuner at gå sammen om innovationsprojekter og derved opnå de samme fordele som de store kommuner?

"Når man går flere kommuner sammen om innovationsprojekter, bliver det for alvor kompliceret. Der er flere, der skal blive enige, og alle parter skal have den samme risikovillighed," siger Sandy Lykke Lützen.

De mindre kommuner har imidlertid også nogle fordele, som man blandt andet kan udnytte ved innovationsprojekter og innovative indkøb.

"I de større kommuner bliver indkøbsafdelingen nemt glemt i forbindelse med innovationsprojekter. I en lille kommune er nemmere at gøre opmærksom på sig selv. Der er en tættere kontakt med driften i det daglige, man er tættere på ledelsen og beslutningsvejene kan være kortere. Det oplever jeg i hvert fald her i Nyborg Kommune," fortæller Sandy Lykke Lützen.

Læs også: De typiske dilemmaer ved innovative offentlige indkøb

Vokset fra to til seks medarbejdere

Sandy Lykke Lützen har kun været leder af Udbud og Indkøb i Nyborg Kommune i lidt over et år, men har hun oplevet, at afdelingen er vokset fra to til seks medarbejdere.

Det skyldes blandt andet, at kommunen fokuserer på at udvikle grønne indkøb og bæredygtige tiltag, hvilket kræver flere ressourcer og nye kompetencer i indkøbsafdelingen.

Nyborg Kommune fokuserer derudover i sin udbuds- og indkøbspolitik generelt på at gøre indkøbsfagligheden til en del af kommunens kerneforretning og på at professionalisere indkøbsorganisationen.

De rette kompetencer i indkøbsafdelingen

Hvis man som kommune på tilsvarende vis vil fokusere på innovative indkøb, kræver det ligeledes ledelsesmæssig opbakning og de rette ressourcer og kompetencer i indkøbsafdelingen, påpeger Sandy Lykke Lützen.

"Beslutter man sig for, at man gerne vil arbejde med innovative indkøb, så skal man også have nogle medarbejdere, der kan understøtte det i indkøbsafdelingen," siger hun og understreger:

"Man skal ville det og være indstillet på at det kan kræve flere og andre kompetencer i organisationen."

Læs også: CO-PI vil sætte skub i de innovative offentlige indkøb: Behov for samarbejde og ledelsesforankring

Initiativet skal komme fra driften

Sandy Lykke Lützen ser en generel tendens til, at indkøbsafdelingerne får skylden for, at der ikke i et større omfang skabes innovation i forbindelse med de 380 milliarder kroner, som den offentlige sektor samlet set køber ind for årligt.

Og det er ikke fair, for innovationsprojekter lykkes bedst, hvis initiativet kommer fra driften, mens indkøb fungerer som den understøttende funktion, mener hun.

"Hvis innovationen virkelig skal forankres og fungere i organisationen, skal initiativet også komme derfra. Indkøb er en understøttende funktion, som man skal huske at inddrage tidligt. For indkøbsafdelingerne vil rigtigt gerne arbejde med udvikling og innovation og være med til at skabe forandringer," siger Sandy Lykke Lützen.