I mange organisationer er innovation og indkøb forankret forskellige steder og baseret på vidt forskellige metoder.
Men hvis vi skal skabe de innovative løsninger, samfundets komplekse udfordringer kræver af os, har de to discipliner brug for hinanden.
Både så innovationsprojekter ikke strander på projektstadiet, og så indkøb ikke er baseret på gårsdagens løsninger.
Samarbejde skaber værdi
Udbudsfrit OPI og innovationspartnerskaber kan være redskaber, der får projektet sikkert i mål og skaber værdi for både borgerne, virksomhederne og de offentlige organisationer.
Men hvordan initierer man et offentlig-privat samarbejde om innovation? Og hvad er fordele og ulemper ved henholdsvis et udbudsfrit OPI og et innovationspartnerskab?
CO-PI deltog i november som programpartner på WHINN-konferencen i Odense, hvor chefkonsulent Rikke Thorlund Haahr gjorde publikum klogere på OPI-samarbejde og gav gode råd til, hvordan man kommer godt i mål.
DEFINITION PÅ OPI
Offentlig-privat innovationssamarbejde (OPI) er en samarbejdsmodel, hvor offentlige og private aktører går sammen som udviklingspartnere og udvikler nye innovative løsninger.
Skal skabe værdi på tre bundlinjer
Et succesfuldt offentlig-privat innovationsprojekt skal ifølge Rikke Thorlund Haahr skabe værdi for alle aktører i processen.
Uanset antallet af aktører, er formålet med OPI typisk at skabe værdi på de samme tre bundlinjer.
- Borgerne skal opleve et kvalitetsløft i servicen.
- Den eller de involverede private virksomheder skal tjene penge.
- Den offentlige organisation skal skabe øget effektivitet, ved at reducere omkostninger og øge kvaliteten.
Læs også: CO-PI på WHINN: Sådan kan innovation og indkøb gå hånd-i-hånd med brugerne
Kom godt i gang
Når et offentlig-privat samarbejde om innovation skal initieres, er det en god ide at overveje hvilken type innovationssamarbejde, der bedst kan imødekomme projektets mål.
Overordnet kan man opdele et offentlig-privat innovationssamarbejde i to blokke: Dem, der starter med et udbud, og dem, der ikke gør.
Udbudsfrit OPI starter gennem netværk
Det udbudsfri OPI starter typisk gennem netværk, et tidligere samarbejde, eller en uformel kontakt.
Derfor er det vigtigt at skabe gode rammer for uformelle kontakter og dialog, f.eks. gennem konferencer, fagfora og netværk, i den branche man gerne vil i dialog med.
Skulle den uformelle dialog udvikle sig til et samarbejde og måske endda en prototype eller løsning, der lever op til kravene, skal man overveje, om løsningen eller projektet er udbudspligtigt.
→ Læs mere om udbudsfrit OPI (eksternt link)
Innovationspartnerskab starter med en konkurrence
Innovationspartnerskaber, derimod, starter med en konkurrence mellem private virksomheder om retten til at udvikle en service eller et produkt.
Her bør værktøjer som behovsafklaring og markedsdialog være i fokus, før man går i udbud.
Til forskel fra det udbudsfrie OPI går man i udbud, inden man har besluttet, hvem man ønsker at samarbejde med. Først når udbuddet er afsluttet, begynder samarbejdet om udvikling af en løsning.
→ Læs mere om innovationspartnerskaber (eksternt link)
Hvad er fordelene og ulemperne?
CO-PI's chefkonsulent Rikke Thorlund Haahr opsummerede på WHINN fordelene og ulemperne ved henholdsvis udbudsfri OPI'er og innovationspartnerskaber.
Fordele og ulemper ved udbudsfrit OPI
Fordele
En væsentlig fordel ved et udbudsfrit OPI er, at det kan ligge i direkte forlængelse af en god dialog og tage udgangspunkt i en fælles forståelse af, hvilken type løsning der er behov for. Derfor kan man hurtigt få afklaret, hvad perspektiverne i et mere formaliseret samarbejde kunne være.
- Hurtigt i gang:
Fordi man ikke behøver at bruge værdifuld tid på at lave et udbud. - Kan basere sig på en god uformel relation:
Der kan være store fordele i at basere sig på uformelle relationer. Har man en god dialog eller en god kontakt, som har en interessant løsning, kan der være stor værdi i at basere et tillidsfuldt samarbejde på det. - Ikke nødvendigt at udarbejde udbudsmateriale:
Men man skal stadig have en eller anden form for kontrakt samt forholde sig til statsstøtteregnskab, før man begynder at etablere et længerevarende samarbejde.
Ulemper
Generelt er ulempen ved at komme hurtigt fra start, at man risikerer, at der ikke er taget tilstrækkeligt stilling til, hvilke ressourcer eller aktiviteter, der skal til for at nå frem til en løsning som kan implementeres (i den offentlige organisation) og kan kommercialiseres og resultere i omsætning (i den private virksomhed).
- Der kan være lang vej til et indkøb:
Ofte fordi man ikke nødvendigvis har forholdt sig til den mulighed endnu. Måske har man ikke engang lov til det, inden for rammerne af det man foretager sig. - Har man fundet den bedst egnede partner:
Selvom man hurtigt har fundet en virksomhed, der er nem at tale med, er det ikke sikkert, at det er den bedst egnede til at løse opgaven. - Viden skal deles:
Hele årsagen til at man må anvende udbudsfrit OPI er, at man skal dele viden. Det kan skabe et dilemma for virksomheden, som er bekymrede over at udlevere værdifulde forretningshemmeligheder.
Fordele og ulemper ved innovationspartnerskaber
Fordele:
Innovationspartnerskaber har fokus på at sammentænke udvikling og indkøb i én proces. Det kræver en del forberedelse, men det vil ofte vise sig at være godt givet ud, fordi vilkår og rammer for samarbejdet er afklaret fra start.
- Udvikling og indkøb er tænkt sammen:
Man har valgt en partner fra starten, og har lov til at "gå hele vejen". Der er også indbygget en endelig købsoption, som indkøber kan vælge at udløse eller lade være. - Valg af partner er baseret på gennemsigtige kriterier:
Det er tydeligt hvilke kriterier man, som udbudsgiver, har lagt vægt på i valg af partner. Derfor er man som udbudsgiver tvunget til at reflektere over pågældende kriterier, hvilket kan være positivt. - Klare rammer for deling af rettigheder:
Fordi rammerne for deling af rettigheder skal være fastlagt tidligt, kan man i forhandlingsprocessen tilbyde rettighederne til den virksomhed der går ind i samarbejdet, i modsætning til udbudsfrit OPI, hvor viden skal deles.
Ulemper:
Et innovationspartnerskab er en udbudsprocedure og kræver derfor, at man har udbudskompetencer med i planlægningen og afviklingen af det.
- Kræver længere tid til forberedelse:
I modsætning til udbudsfrit OPI, hvor man er hurtigt i gang. - Nødvendigt at opstille kriterier for valg af partner:
Det kan være svært og tidskrævende at opstille kriterier for valg af partner. For hvordan sætter man den gode relation på formel? - Kræver udbudsteknisk faglighed:
Det kan være svært at formulere sine krav og ønsker fyldestgørende, og derfor kan det være nødvendigt at få hjælp af en jurist.
Gode råd til et succesfuldt OPI
Uanset om man vælger at indlede sit samarbejde om innovation med et udbud eller ej, er det vigtigt at afklare og tage stilling til en række ting på forhånd:
- Vær tydelig om behov, og lad det styre processen. Pas på med at tænke i løsninger for tidligt!
- Hvilken værdi skal løsningen skabe? Hvad skal der til for at vi vil anskaffe en løsning? Hvem bestemmer over det relevante budget?
- Hvilke krav og ønsker har man til den private samarbejdspartner?
- Hvordan finder vi den rigtige private part?
- Hvordan formulerer vi succes? Hvad er kriteriet for at fortsætte og afslutte samarbejdet?
VIL DU VIDE MERE?
Du er velkommen til at kontakte:
Rikke Thorlund Haahr
Chefkonsulent, CO-PI
20 51 73 43 | [email protected]