Thisted Kommune bruger AI-værktøjer til at lette dokumentationsbyrden i ældreplejen

Dokumentation er en del af arbejdsopgaven for SOSU-medarbejdere i kommunernes ældrepleje.

For nogle medarbejdere er det imidlertid en opgave, der volder problemer, tager lang tid og indebærer risiko for fejl og mangelfuld dokumentation.

I Thisted Kommune forsøger man at løse problemet med ny teknologi, der ved hjælp af talegenkendelse, oplæsningsteknologi og machine learning skal lette dokumentationsopgaven for de ansatte i ældreplejen.

OPI-projekt med ny teknologi

Tiltagene i Thisted udspringer af et OPI-projekt, som blev gennemført i kommunen i 2021-22 med en målsætning om at øge kvaliteten og spare tid i arbejdet med dokumentation.

OPI-projektet udgjorde 'teknologisporet' i et større innovationsprojekt, som Thisted Kommune gennemførte med fokus på at frigive tid til omsorg og nærvær gennem en mere effektiv tilrettelæggelse af rehabiliteringsindsatsen og brug af intelligent teknologi til dokumentation.

Foruden kommunen bestod innovationspartnerskabet af virksomheden Systematic, der står bag omsorgsjournalsystemet Columna Cura, virksomheden Hard Work, Mind and Magic, der er specialist i offentlig innovation, og professor Anders Søgaard fra Datalogisk Institut på Københavns Universitet.

Vigtige erfaringer

Mette Rægaard Homann er projektleder og digitaliseringskonsulent i Thisted Kommune.

Hun mener, at projektet har givet vigtige erfaringer med teknologierne, som kommunen kan bruge i det fremtidige arbejde med at afprøve og implementere ny teknologi i ældreplejen.

"Vi har flere omsorgsmedarbejdere, som har læse- og skrivevanskeligheder. Det stiller store krav til dem, at de skal dokumentere på en bestemt måde i journalsystemet midt i en travl hverdag," siger hun.

Støtte fra statslig pulje

Innovationsprojektet blev til virkelighed med støtte fra en pulje for 'Styrket omsorg og nærvær i ældreplejen' under Sundhedsstyrelsen, og projektet var kun muligt at gennemføre på grund af puljemidlerne.

"Hvis vi skal finde de gode løsninger på fremtidens velfærdsudfordringer, skal vi turde at tænke anderledes og prøve noget nyt af," siger Mette Rægaard Homann.

"Det har kun været muligt i dette projekt på grund af de ressourcer, der kom med puljemidlerne."

Tre teknologier blev testet

I projektet testede man, i tæt samarbejde med medarbejderne i kommunens ældrepleje, tre forskellige teknologier:

• Talegenkendelse. Medarbejderen dikterer sin dokumentation, og teknologien omdanner det talte ord til tekst i journalsystemet.
• Oplæsningsteknologi. Systemet læser op fra journalen, fx mens medarbejderen er på vej i bil til den næste borger.
• Machine learning. Kunstig intelligens guider medarbejderne til at få placeret dokumentationen de rigtige steder i journalsystemet.

Testen af de forskellige teknologier foregik i et struktureret workshop-forløb med løbende afprøvning og evaluering ud fra Design Thinking-metoden.

Stor værdi i at inddrage medarbejdere

I det samlede projekt var omkring 50 omsorgsmedarbejdere involveret i testforløbene sammen med blandt andre IT-eksperter fra kommunen og Systematic.

"For at forbedre dokumentationspraksis, kræver det, at omsorgsmedarbejdere og IT-udviklere arbejder tæt sammen om løbende at teste og finde de gode løsninger," siger Mette Rægaard Homann.

Den grundige inddragelse af medarbejderne var ifølge projektlederen en af de største værdier ved projektet.

Medarbejdere tog ejerskab

Inddragelsen har blandt andet betydet, at medarbejderne tog ejerskab for projektet og var med til at kvalificere løsningerne, ligesom hele projektgruppen fik en solid forståelse af medarbejdernes hverdag og udfordringer.

"Det har betydet vildt meget at have medarbejderne med i projektet. De er hele vejen igennem kommet med input til, hvad der mangler, og hvad der kan blive bedre i de forskellige teknologier," siger Mette Rægaard Homann.

Ifølge en evalueringsrapport har den tværfaglige inddragelse af medarbejdere i projektet også medført et forbedret samarbejde mellem de forskellige dele af ældreplejen og givet medarbejderne en større forståelse for helheden.

Store ambitioner – begrænset tid

En af udfordringerne i projektet var at finde balancen mellem et højt ambitionsniveau og den begrænsede tid til at idéudvikle og teste prototyper på teknologi, når man også gerne ville have løsninger, der kunne implementeres i en pilottest ude i den kommunale drift.

"I løbet af projektet fandt vi ud af, at medarbejderne var positive og kunne se potentialet i alle tre teknologier," siger Mette Rægaard Homann.

Det pegede i retning af en samlet løsning.

Samlet løsning kræver mere tid

"Forestil jer en løsning, hvor medarbejderen dikterer sin dokumentation hos borgeren. Dokumentationen bliver ved hjælp af machine learning placeret automatisk det rigtige sted i journalsystemet," fortæller Mette Rægaard Homann.

"Når medarbejderen kører videre til næste borger, bliver der læst relevant information op om næste borgerbesøg, så køretiden udnyttes."

At få en samlet løsning med alle tre teknologier implementeret i journalsystemet, ville dog have krævet meget længere tid og yderligere test, hvis det skulle blive til virkelighed.

I projektet er der imidlertid lavet mange test og prototyper på, hvordan fremtidens dokumentationspraksis kan komme til at se ud.

Eksisterende teknologi taget i brug

En af konsekvenserne af den begrænsede tid var, at man i testen af teknologi til talegenkendelse valgte at gå i retning af en allerede eksisterende løsning frem for at udvikle videre på teknologien selv.

"I de indledende test kunne flere af medarbejdere se ideen i at diktere sin dokumentation og bruge køretiden på at få læst op om næste besøg. Vi ønskede at teste, hvordan det virkede i den daglige drift," siger Mette Rægaard Homann.

Thisted Kommune brugte i forvejen værktøjet Appwriter på kommunens skoler, heriblandt SOSU-skolen, og valgte derfor at afprøve Appwriter, som en løsning til diktering og oplæsning af dokumentation i hjemmeplejen.

Appwriter er en app med flere smarte funktioner, som blandt andet kan omdanne tale til tekst, læse skreven tekst op, komme med ordforslag mens man skriver, har indbyggede fagordbøger, og kan scanne og oplæse tekst fra et stykke papir.

Appwriter implementeret i driften

Testen af Appwriter i driften viste, at langt de fleste medarbejdere sparede tid ved at diktere deres dokumentation via appen frem for at skrive den, og at kvaliteten var den samme, uanset om der blev dokumenteret ved skrift eller tale.

Ikke alle medarbejdere var lige begejstret, men 10 ud af de 16 medarbejdere, som deltog i testen, ønskede at fortsætte med at bruge Appwriter bagefter.

→ Læs artikel om projektet og om en omsorgsmedarbejder, der har stor glæde af Appwriter (sst.dk)

Thisted Kommune er på baggrund af OPI-projektet nu i gang med at implementere Appwriter i hjemmeplejen og på ældrecentre, hvor det især er ansatte med læse- og skrivevanskeligheder, der har glæde af værktøjet, da det letter deres arbejde med dokumentation.

Appwriter kan bruges med journalsystemet Columna Cura, og medarbejdere bruger det både til at diktere, scanne tekst og få læst tekst op.

Stort potentiale i machine learning

Appwriter er den eneste teknologi fra projektforløbet i teknologisporet, som efterfølgende er blevet implementeret i kommunen.

OPI-projektet har således ikke har ført til udvikling af nye teknologiske løsninger, men til anvendelse af en kendt teknologi på et nyt område, hvilket også er innovation.

Inden for området machine learning viste resultaterne, at machine learning virker, og at der er et potentiale for at øge kvaliteten af dokumentationen. Teknologien er dog ikke klar til implementering og skal videreudvikles.

Kæver mere tid og udvikling

Det kræver, at der afsættes flere ressourcer, mere tid og udvikling, og at der arbejdes mere med brugergrænsefladerne i samarbejde med medarbejderne, hedder det i en evaluering af projektet.

Systematic ønsker at videreføre erfaringerne fra Thisted Kommune og arbejder på at fortsætte i et samarbejde med Københavns Kommune.

Selvom machine learning ikke er blevet implementeret i journalsystemet, har arbejdet med teknologisporet haft stor værdi for kommunen, påpeger Mette Rægaard Homann.

Vigtig erfaring med fremtidens teknologi

Foruden gevinsten ved at engagere medarbejderne i ideudvikling og problemløsning har OPI-projektet givet en masse vigtige erfaringer med teknologierne.

Dem vil Thisted Kommune kunne bruge i det fremtidige arbejde med at afprøve og implementere ny teknologi i ældreplejen.

"Jeg er overbevist om, at vi på et tidspunkt vil arbejde videre med lignende teknologier," siger Mette Rægaard Homann.

"Og jeg kan godt forestille mig, at medarbejdere inden for en kortere årrække kommer til at dokumentere nemmere ved hjælp af teknologi baseret på kunstig intelligens."