Lad leverandøren hjælpe med implementeringen

Løsningen er smart og innovativ. Den kan både spare tid og penge, og nu er den testet, indkøbt og klar til at blive taget i brug. Medarbejderne har fået en introduktion til teknologien, og de kan gå i gang.

Og så lykkes det alligevel ikke.

Borgerne eller medarbejderne tager af uforudsete grunde ikke den nye løsning fuldt ud til sig og vender i stedet tilbage til de gamle rutiner. Implementeringen er slået fejl.

Manglende fokus og samarbejde

Den situation har mange kommuner og regioner oplevet at stå i, mens de private leverandører har set undrende til fra sidelinjen.

Implementeringen af velfærdsteknologi og andre innovative løsninger lykkes ikke altid.

En væsentlig årsag hertil er manglende fokus på implementering og manglende samarbejde mellem leverandøren og den offentlige kunde om processen.

Et fælles problem

Det forklarer Ole Bech Lykkebo, programchef i CO-PI:

"Innovative løsninger skaber først værdi, når de er implementeret, og hvis det ikke sker, er det et fælles problem for den offentlige indkøbsorganisation og leverandøren. Begge parter har en interesse i, at implementeringen lykkes, og det er en stor fordel at samarbejde om processen," siger Ole Bech Lykkebo og uddyber:

"Når leverandøren er en del af implementeringsfasen, er der større sandsynlighed for, at løsningen bliver sat godt i drift og dermed kan blive en reference med dokumenteret effekt, som virksomheden kan bruge i det videre salgsarbejde. Samtidig får leverandøren viden om, hvilke tilpasninger af løsningen, der kan være nødvendige inden det næste salg."

Skal ske i større udstrækning

For den offentlige organisation er det en fordel at få støtte til både implementeringen og den opfølgning og justering, som oftest er nødvendig.

"Hvis der eksempelvis er tale om et pilotprojekt, kan de medarbejdere, som har stået for projektet, nogle gange være gået videre til andre opgaver, når løsningen skal sættes i drift. Men hvis projektorganiseringen er blevet opløst for tidligt, går det meget nemt galt, hvis borgerne eller medarbejderne støder på problemer med at tage løsningen i brug," siger Ole Bech Lykkebo.

Mens der er mange gode eksempler på, at leverandører har et godt samarbejde om implementering med kommuner, regioner og statslige indkøbere, ser CO-PI's programchef et behov for, at det sker i endnu større udstrækning fremover.

Implementering som mersalg

Det stiller krav til både virksomhederne og det offentlige, understreger han.

"Som virksomhed kan man forsøge at sælge implementeringsstøtte som en integreret serviceydelse og derved hjælpe både kunden og sig selv. Hvis det ikke kan lade sig gøre, kan virksomheden vælge at yde støtten på et vist niveau alligevel og se det som en merinvestering, der øger sandsynligheden for, at løsningen bliver sat i drift og skaber værdi for den første kunde," siger Ole Bech Lykkebo.

Programchefen understreger, at man naturligvis ikke kan lægge hele ansvaret for implementering over på leverandøren.

"De offentlige organisationer skal være bevidste om, at de har brug for støtte til implementering, og de skal være klar til at tage imod leverandørernes tilbud om samarbejde. For hvis implementeringen ikke lykkes fuldt ud, får det offentlige ikke høstet tilstrækkelig værdi af deres investering," siger Ole Bech Lykkebo.

Læs også: Vi er gode til at udvikle – men virkelig dårlige til at implementere. Hvorfor?

Privat virksomhed: Få trænere frem for mange

Virksomheden DigiRehab har siden 2014 leveret fysiske træningsforløb ved hjælp af en digital platform til borgere i hjemmeplejen i en lang række kommuner. Den fysiske træning reducerer borgenes plejebehov og bremser udviklingen henimod yderligere hjemmepleje, fordi borgerne bliver i stand til selv at klare mere i hverdagen.

Det fremgår blandt andet af et konkret eksempel fra Kerteminde Kommune, som er beskrevet i KL's caseanalyse over tidsbesparende teknologier med dokumenteret effekt. 50 borgere tilknyttet hjemmeplejen gennemførte et træningsforløb.

Det resulterede i, at det årlige plejebehov per borger blev reduceret med 27 timer, hvilket i 2021 gav kommunen en besparelse på over én million kroner.

Fokus på implementering

Træningsprogrammerne gennemføres i nogle kommuner med hjælp fra en bred gruppe af SOSU-medarbejdere og i andre kommuner med få dedikerede trænere. I DigiRehab har man i begge tilfælde fokus på at støtte kommunerne med implementering af arbejdsgange til at understøtte de digitale træningsprogrammer.

"Vi sælger ikke bare en softwareløsning, men gør også meget ud af at få produktet forankret i organisationen. Vi vil gerne sikre, at indsatsen også er en succes, når konsulenten er væk, og hverdagen rammer," siger Kasper Møller Nielsen, implementeringschef i DigiRehab.

"Derfor gør vi tidligt i processen kunden opmærksom på, hvilke kompetencer og arbejdsgange i organisationen, der vil blive påvirket af produktet, og hvad implementeringen vil kræve af kommunen. Det er fx vigtigt, at kommunen har realistiske tidsestimater for processen, og for hvornår man oplever besparelser," siger Kasper Møller Nielsen.

Fra pilotprojekt til drift

Digirehab oplevede i de første år på markedet, at det i nogle kommuner ikke lykkedes at fastholde det nødvendige niveau af træning hos borgerne.

"Vi kommer fra en privat baggrund og troede i starten, at vi bare kunne sælge noget software ind, og så var det det. Men når kunderne skulle gå fra et pilotprojekt på 3-6 måneder og over til drift, så var det ikke så selvkørende, som vi kunne ønske, og det overraskede os," siger Niels Heuer, direktør i DigiRehab.

De dyrekøbte erfaringer fik virksomheden til at dykke mere ned i, hvad en god implementering og fortsat succesfuld drift kræver, og i samarbejde med Aalborg Kommune udviklede man en ny model for organisering af indsatsen.

Større sandsynlighed for succes

I stedet for at lade alle SOSU-medarbejdere i kommunen varetage opgaven med træning midt i deres travle hverdag, blev der etableret en organisation med nogle få trænere, som ansættes til udelukkende at stå for træningen.

Disse medarbejdere blev placeret i kommunens visitation frem for i hjemmeplejens drift.

"I den oprindelige model var den tid, der skal bruges til træning, i konkurrence med den tid, der skal anvendes på hjemmepleje, og så kan det være nødvendigt at springe over et træningspas. Når opgaven allokeres til nogle få medarbejdere, er der langt større sandsynlighed for, at træningen fastholdes, og at business casen dermed holder," siger Niels Heuer.

Forøget effekten med 50 procent

Digirehab følger også op på den løbende anvendelse af DigiRehab i kommunerne ved hjælp af både ugerapporter og månedsrapporter om træningsindsatsen, som sendes til forskellige ledelsesniveauer i kommunerne.

Virksomheden forsøger nu at udbrede modellen med dedikerede trænere til flere kommuner. Den er foreløbig indført i fem-seks kommuner, og endnu tre kommuner følger i begyndelsen af 2023.

Den ændrede organisering har ifølge Digirehab forøget effekten af træningsprogrammerne i form af sparet tid med cirka 50 procent.

Læs også: To ryk og en aflevering – kom i mål med tidsbesparende velfærdsteknologi

Privat virksomhed: Medarbejderne som indgangsvinkel

Tunstall er en anden virksomhed, som har stor erfaring med at levere velfærdsteknologiske løsninger til danske kommuner og regioner.

Tunstall beskæftiger sig især med løsninger inden for sikkerhed og kommunikation til ældre- og plejeområdet, fx kaldesystemer, digitalt tilsyn, mobil alarmhåndtering, elektroniske dørlåse, demenssikring og personalesikring.
 
Virksomheden kan nikke genkendende til, at implementeringen af nye løsninger i mange tilfælde volder kommunerne problemer.

Ikke tid til at følge op

"Vi oplever ofte, at kommunerne ikke har fokus på, at de nye løsninger er noget, der også skal driftes efter et indledende projekt. Den medarbejder, som har stået for projektet, har ikke tid til at følge op, når dagligdagen kører, og i andre tilfælde er der ikke afsat ressourcer til at fortsætte indsatsen," siger Anette Stjerne, salgschef i Tunstall.

En af de store udfordringer i den offentlige sektor er hyppig udskiftning af medarbejdere og et stort forbrug af vikarer, hvilket i høj grad rammer implementeringen af nye løsninger.

"Vi har eksempler på projekter, hvor der efter tre måneder ikke var en eneste medarbejder tilbage af dem, som vi oprindeligt oplærte i teknologien, og så er det svært at fastholde en drift. Vi kommer måske ud til virksomheden tre-fire gange for at følge op med undervisning, men vi kan ikke tage ud og undervise på hundredvis af steder hver måned," siger Anette Stjerne.

App giver forslag til løsninger

Som en konsekvens af disse udfordringer har Tunstall for nyligt udviklet en app, der tager udgangspunkt i SOSU- og plejepersonalets daglige udfordringer og giver dem forslag til løsninger.

"Vores app fokuserer ikke så meget på produkter, men på løsninger, som personalet kan vælge at benytte," fortæller Anette Stjerne.

"Vi har lavet nogle temaer i små videofilm med forslag til løsninger og vejledning i, hvordan man bruger dem. Hvis man fx har borgere med demens, som står op om natten, så kan man få tre-fire forslag til teknologiske løsninger på den udfordring," fortsætter hun.

En anden motivation

Kommunen har måske allerede noget af det foreslåede udstyr liggende på lager, eller også kan kommunen vælge at indkøbe det, hvis det efterspørges af medarbejderne.

"Vi tror på, at det giver en anden motivation hos medarbejderne, når indgangsvinklen er deres udfordringer, og medarbejderne selv kommer frem til, hvad løsningen er, frem for at der kommer nogen ovenfra kommer og fortæller, hvad de skal gøre," siger Anette Stjerne.

Appen adresserer også en anden udfordring, når det gælder implementering af ny teknologi.

Kunne være ligeglade

Ifølge Anette Stjerne sker det ofte, at oplysninger om nye løsninger ikke når helt ud til det personale, der skal bruge udstyret, fordi det strander ved en leder eller ergoterapeut, som ikke har tid til at gøre mere ved det.

"Med appen har medarbejderne oplysningerne lige ved hånden," siger Anette Stjerne.

Tunstalls nye app skal fortsat videreudvikles, og det er planen, at alle virksomhedens løsninger til fx borgere i eget hjem og plejehjem skal være beskrevet i appen ved hjælp af videofilm.

"Vi kunne i princippet bare sælge vores udstyr til kommunerne og være ligeglade med, hvordan det går derefter. Men vi har netop lavet appen, fordi vi synes, at det er utilfredsstillende, hvis vores produkter ligger ude i kommunerne uden at være kommet i brug," siger Anette Stjerne.

Begge parter skal være dedikerede

Selv om Tunstall generelt oplever implementering som et stort problem i mange kommuner, er der også en række kommuner, som er gode til at implementere og løbende følge op på driften.

"En god implementering kræver, at begge parter er meget dedikerede og har en vis grad af kontinuitet. Der er nogen, der skal tage ansvaret, føre indsatsen ud i livet og sørge for ikke at slippe den. Det lykkes især godt i kommuner, hvor en stor del af medarbejderne har været der i mange år," siger Anette Stjerne.

Hun nævner kommunerne Frederikshavn, Sønderborg, Hillerød og Odsherred som gode eksempler herpå.