Kommune: "Undervurder ikke udfordringen ved OPI-projekter"

Da ni nordjyske kommuner i 2013 tog de første skridt til et offentlig-privat innovationsprojekt (OPI) med målet om at udvikle et sikkert system til håndtering af medicin i borgernes eget hjem, havde de næppe forestillet sig, at det ville tage over 7 år, inden en ny løsning var klar til at blive implementeret.

Kommunerne bevægede sig imidlertid ind på ukendt terræn i et projekt, der viste sig at være langt mere komplekst og ressourcekrævende, end man havde forestillet sig.

Det siger Marianne Thougaard, der var dybt involveret i projektet gennem en årrække – både som projektleder og i forskellige andre roller.

Må ikke undervurdere udfordringen

"Man må ikke undervurdere udfordringen i at gennemføre et så stort og komplekst projekt i en fælleskommunal kontekst. Kompleksiteten og omfanget af ressourcer, vi skulle lægge i det, var større end forventet. Det var en kæmpe udfordring," siger Marianne Thougaard, der i dag er afdelingsleder i Innovation og Digitalisering i Hjørring Kommune.

Projektet 'Totalløsning til Intelligent Medicinhåndtering' (TIM) var et samarbejde mellem kommunerne Aalborg, Vesthimmerland, Hjørring, Jammerbugt, Brønderslev, Rebild, Frederikshavn, Thisted og Mariagerfjord.

Projektet havde til formål at udvikle, afprøve og indkøbe en helhedsløsningsløsning til håndtering af medicin hos borgere i eget hjem.

Ville løse opgaven mere effektivt

Opgaven med at dosere medicin, påminde borgerne og give medicin til borgere i eget hjem håndteres typisk manuelt af kommunernes personale, hvilket kan være både omfattende og tidskrævende.

I projektet i Nordjylland ville man afprøve, om det var muligt at løse opgaven på en mere effektiv måde, hvor man samtidig fik færre medicinfejl og øgede borgernes livskvalitet.

Ideen til et fælleskommunalt innovationsprojekt inden for velfærdsteknologi opstod blandt socialdirektører i en række nordjyske kommuner tilbage i 2013, hvor de besluttede at oprette Nordjysk Platform for Innovative Indkøb (NOPII) med et formål om at udvikle en ny praksis for tværkommunale, innovative indkøb på sundheds-, ældre- og handikapområderne.

Et stort forarbejde i at undersøge

Ud fra i første omgang 46 indkøbsemner snævrede man feltet ind og valgte til sidst at fokusere på medicinprojektet, hvor man sammen med private virksomheder ville udvikle en totalløsning med udgangspunkt i en 'intelligent' pilleautomat, som allerede var på markedet.

Funktionsudbud var dengang et forholdsvis nyt begreb i det kommunale landskab, og det krævede et stort forarbejde med blandt andet brugerundersøgelser at finde frem til, hvordan kommunernes ønsker til en løsning skulle beskrives i et udbud.

Ligeledes lå der et stort arbejde i – gennem markedsdialog – at undersøge, hvor modent markedet var i forhold til at udvikle en ny totalløsning på området.

Ekstremt svært at finde en model

"Var det overhovedet muligt at finde leverandører, der var klar til at byde ind i det? Og hvor stor en risikovillighed skulle der være hos leverandørerne og kommunerne? Det var ekstremt svært at finde en model, der matchede risikovilligheden hos begge parter," fortæller Marianne Thougaard.

I det første udbud, som blev gennemført i 2015, lykkedes det faktisk ikke, og kommunerne så sig nødsaget til at aflyse udbudsprocessen.

"Vi fik nogle tilbud ind, men de matchede ikke det, vi ønskede. Der var ikke tilbudt totalløsninger eller løsninger, som indeholdt udvikling. Det var egentlig bare de løsninger, der var på markedet i forvejen, og som ikke levede op til de krav, vi havde," siger Marianne Thougaard.

I dialog med markedet igen

Kommunernes krav var en totalløsning, der gik hele vejen fra apoteket og til levering hos borgeren med sortering og påmindelse om at huske at tage medicinen – samt registrering af, at borgeren havde eller ikke havde taget medicinen.

Som en del af løsningen skulle pillerobotten i borgernes hjem være koblet til det fælles medicinkort (FMK) via borgerens elektroniske omsorgsjournal (EOJ) i kommunen.

"Det lykkedes ikke i første omgang at få bud på løsninger, der kunne håndtere hele den værdikæde. Derfor gik vi i dialog med markedet igen for at finde ud af, hvorfor det ikke var lykkedes."

Vi skulle være skarpere

Det viste sig, at nogle leverandører havde valgt ikke at byde på grund af den økonomisk model i udbuddet.

"I udbuddet var der meget fokus på, hvilken økonomisk gevinst der kunne være for leverandører og kommuner ved en ny løsning, mens vi ikke havde forholdt os til, hvad kommunerne egentlig ville investere i udviklingen. Leverandørerne synes, at deres risiko var for stor i forhold til, hvad kommunerne lagde i det," fortæller Marianne Thougaard.

I det nye udbud lovede kommunerne at bidrage med op til to millioner kroner i udviklingen, og på den baggrund fik kommunerne i anden omgang en række tilbud fra leverandører på projekter, som indeholdt udvikling.

"Det var et spørgsmål om, at vi skulle være skarpere på en række ting i udbuddet. Havde vi haft den erfaring fra starten, havde det gjort nogle ting meget nemmere," siger Marianne Thougaard.

Kontrakt med virksomhedskonsortium

På baggrund af udbuddet blev der i 2017 indgået en kontrakt med virksomhedskonsortiet MedicCare, som består af virksomhederne MedicPen (pilleautomat) og CareConsult (IT) – og med et apotek (pakning) og Falck (service og logistik) som underleverandører.

Kontrakten bestod af to dele:

• Kontrakt på færdigudvikling og test af løsning til medicinhåndtering.
• Kontrakt på drift af den testede løsning, hvor kommunerne individuelt har mulighed for at anvende kontrakten og forlænge kontraktens løbetid yderligere.

Med en OPI-kontrakt i hus kunne udviklingen af den endelige løsning begynde. Det betød imidlertid ikke, at man var færdig med udfordringer i projektet – tværtimod viste der sig nu nye bump på vejen.

Klar til at komme i test hos borgeren

Leverandørkonsortiet MedicCare havde i et projekt på Bornholm udviklet en løsning, som blot manglede at blive afprøvet i større skala og færdigudviklet, hvilket matchede perfekt med det nordjyske projekt.

Her kunne man nemlig afprøve pilleautomaten og det tilhørende set-up hos i alt 100 borgere i tre kommuner i en periode på knapt halvandet år.

"Ud fra producentens modenhedsanalyse vurderede vi, at løsningen var klar til at komme ud i test hos borgeren, og det startede vi op med. Men efter knap to måneders test måtte vi erkende, at det resultat, vi oplevede ude ved borgerne i forhold til fejl, var væsentligt anderledes end det, leverandøren havde stillet os i udsigt," fortæller Marianne Thougaard.

Intern test udenom borgere

Kommunerne valgte derfor at stoppe testen af løsningen hos borgerne og overgik i stedet til en intern test uden involvering af borgere for at undgå medicineringsfejl.

"Det skabte et rum til at undersøge, hvad er det var, der fejlede. På den måde fik vi, i samarbejde med leverandøren, modnet og udviklet det fysiske produkt, så det gav færre fejl i doseringen," fortæller Marianne Thougaard.

Hun understreger, at man generelt havde et godt samarbejde med leverandørkonsortiet, og at tillid mellem parterne var afgørende.

Dialog og tillid er afgørende

Og det er det generelt i et OPI-projekt, understreger Marianne Thougaard:

"Der kan være udfordringer ved funktionskontrakter, hvis man som kunde oplever, at leverandøren ikke leverer det, man troede, de ville. Samarbejde, dialog og tillid mellem parterne er altafgørende for at komme i mål med en løsning som begge parter er tilfredse. Så behøver man ikke sidde med jurister til hvert eneste møde," siger hun og tilføjer:

"Vi var heldige at have leverandører, som var meget åbne i forhold til dialog, og vi fandt nogle gode kompromisser og løsninger sammen."

Klar med færdig løsning

Efter testen i et 'beskyttet miljø' og forskellige justeringer blev pilleautomaten endnu en gang testet ude i borgernes hjem, og i januar 2020 var man efter færdigtest og evaluering klar til at gå i drift med den færdig løsning.

Pilleautomaten MedimiSmart viste sig at have en nøjagtighed på 99,97 procent, når den doserer medicin ude hos borgerne, og dermed var et af målene med projektet nået. Et andet mål om at få en billigere løsning til håndtering af medicin hos hjemmeboende borgere kom man dog ikke i mål med, da løsningen totalt set ikke er billigere end tidligere løsninger.

Hos nogle typer af borgere – fx borgere med mange ændringer i medicinforbruget – kan løsningen dog være billigere.

Opbakning fra direktørniveau

På den baggrund er løsningen blevet tilbudt de ni kommuner, som deltog i projektet, og i seks af kommunerne er løsningen i dag i drift.

Når Marianne Thougaard i dag tænker tilbage på projektet, hæfter hun sig både ved de ting, der lykkedes, og de ting, som man måske kunne have gjort nemmere, smartere og på kortere tid. Man lykkedes ikke mindst med at få ni kommuner til at samarbejde om projektet, finansiere det og engagere sig fuldt ud i projektarbejdet.

"Det skyldes i høj grad, at vi på forhånd havde opbakning på direktørniveau, da det var der, ideen til projektet var født. Vi oplevede en vilje hos kommuner til at ville lykkes med dette projekt. Det gjorde en stor forskel," siger hun.

Måske en nemmere vej

Blandt de mange forskellige udfordringer i projektet var en af de største at fastholde kontinuiteten over så lang tid på grund af udskiftning af medarbejdere.

"Vi oplevede undervejs, at vi mistede noget engagement i projektet, når medarbejdere for eksempel skiftede job eller gik på barsel eller pension. Det giver udfordringer i sådan et projekt blandt medarbejdergrupper, som i forvejen er presset på deres arbejdsopgaver," siger Marianne Thougaard.

I bagklogskabens lys mener Marianne Thougaard, at projektgruppen kunne have undgået nogle af bumpene på vejen, hvis man havde fået hjælp udefra til at facilitere nogle af processerne i det tværkommunale OPI-projekt.

"Vi har brugt rigtig mange ressourcer på at drive projektet og ikke mindst på markedsdialogen, og det er ikke vores spidskompetence som kommune at drive sådan en proces. Hvis vi havde kunnet få ekstern hjælp fra en organisation, der har erfaringer med innovationsprocesser og skalering, og som kunne have hjulpet os med at facilitere processen, så tror jeg, at vi ville have kunnet gøre det væsentligt nemmere," siger Marianne Thougaard.