Offentlig-privat innovation har gennemgået en udvikling, hvor fokus har flyttet sig fra at få styr på det rent juridiske til det professionelle innovationssamarbejde vi ser i dag.
Men vejen hertil har ikke været nem og kan sammenlignes med udviklingen i et parforhold, hvor man går fra ”honeymoon”-stadiet til at være i tvivl om, hvorvidt det er det rette match. Nu er vi nået til en fase, hvor begge parter er indstillet på at lykkes.
Sådan lyder det fra Tenna Korsbek, der har en lang karriere inden for innovation, samarbejde og projektledelse bag sig. Hun har fem gode råd til dit næste OPI.
OM TENNA KORSBEK
- Tenna Korsbek har siden 2007 arbejdet med dannelsen og udviklingen af partnerskaber og platforme på tværs af sektorer og organisationer, blandt andet for Region Midtjylland.
- I dag er Tenna selvstændig konsulent i Korsbek Advice, hvor hun arbejder med strategisk rådgivning, og innovations- og udviklingstiltag for kommuner, regioner og udviklingsplatforme særligt i økosystemet for sundhedsinnovation.
Styr på kontrakterne
Da Tenna Korsbek først begyndte at arbejde med innovationsstrategi i Region Midtjylland i 2007, var OPI-samarbejde på honeymoon-stadiet, hvor mange organisationers fokus var på at lære det nye at kende og få styr på kontrakter og udbudsregler.
"Hvordan får vi alt det kontraktmæssige på plads? Hvordan sikrer vi at vores OPI er lovligt? Det fyldte rigtigt meget i starten. Det jeg hører fra organisationerne nu, er, at folk er ved at have godt styr på den del," siger Tenna Korsbek om udviklingen.
Det er Tenna Korsbeks opfattelse, at man ude i organisationerne har flyttet fokus fra det rent juridiske og hen på at få OPI projekterne til at lykkes i højere grad end de gør i dag.
Trænger til en vitaminindsprøjtning
Hun oplever dog samtidig, at OPI-samarbejdet trænger til en vitaminindsprøjtning for at modvirke den metaltræthed, nogle offentlige og private parter oplever, fordi tidligere OPI-projekter ikke altid har skabt den værdi, man håbede på.
Noget af det bliver hjulpet på vej af et sundt fokus på implementering og skalering, der er opstået ude i organisationerne. Det gør, at vi hele tiden bliver bedre til at få den ønskede værdi ud af de løsninger, der udvikles.
Samtidig kan innovative offentlige indkøb levere den revitalisering af OPI-samarbejdet, der er brug for, mener Tenna Korsbek.
Innovative indkøb kan give et skub
Tenna Korsbek mener at parforholdet mellem de offentlige og private er blevet styrket og ser en professionalisering på begge sider af bordet, der lover godt for fremtiden.
"Jeg tror det er godt med den her yderligere professionalisering af OPI, som innovative offentlige indkøb står for. Det er mit indtryk, at samarbejdet mellem offentlige organisationer og private virksomheder generelt er blevet meget mere professionaliseret. Men jeg tror, at innovative offentlige indkøb kan give et endnu skub i den rigtige retning," siger Tenna Korsbek.
DEFINITION: INNOVATIVE OFFENTLIGE INDKØB
Et innovativt offentligt indkøb er et samspil mellem offentlige og private aktører, som fører til indkøb og implementering af noget nyt, der skaber værdi eller løser et problem for den offentlige aktør.
Tenna Korsbek mener at innovative indkøb skærper den offentlige efterspørgsel.
"Blandt andet ved at den offentlige organisation tidligt i forløbet skal forholde sig til, hvilken værdi projektet skaber. Det danner grundlaget for den businesscase, der skal motivere virksomhederne til at indgå i udviklingen af den eller de nye løsninger, der efterspørges."
Fem gode OPI-råd
Baseret på sine erfaringer nævner Tenna Korsbek fem centrale områder, når det kommer til at skabe succesfulde OPI-projekter:
1. Projektledelse: Timing og tydelig rollefordeling
2. Relationer: Styrk de nære relationer
3. Forankring: Ledelsen med ombord fra start
4. Kommunikation: Undgå at underinformere
5. Behov: Fokuser på behov frem for løsninger
1. Projektledelse: Timing og tydelig rollefordeling
Tenna Korsbek opfordrer til at være meget tydelig i forhold til rollefordelingen og realistiske i planlægningen af projektet.
"Jeg oplever, at folk kan være i tvivl om; hvem er det egentlig, der ’har den’. Hvem har hvilke roller i projektet? Især hvis der er flere end to partnere i projektet. Hvem er det så egentlig, der gør hvad?"
Tenna Korsbek oplever også med jævne mellemrum, at en virksomhed gerne vil teste deres produkt, men at det offentlige ikke klar til det. Det kan fx tage tid at rekvirere et plejehjem eller en gruppe borgere, der kan deltage i testen.
"Det kan skabe frustration hos de virksomheder, der udvikler nye løsninger. Det kan også være, virksomhederne har brug for mere tid. Så det går begge veje. Men det er vigtigt at have en bevidsthed om forskellen i de her tempi, så man undgår frustrationer på begge sider af bordet", siger Tenna Korsbek.
2. Relationer: Styrk de nære relationer
Relationer er en af de ting, der er virkeligt vigtige for succesfulde OPI-projekter. Når en virksomhed først har været med i et projekt, ser man dem ofte i flere projekter, blandt andet fordi de har fået etableret gode relationer.
"Det hjælper, at man mødes og taler sammen ansigt til ansigt, gerne i forbindelse med en indledende workshop, hvor man afklarer, hvad det er man vil med projektet. Hvad forventer vi af det, hvad er det for en værdi, det skal skabe, hvilke ressourcer kan vi lægge i det osv. På den måde skaber man gode relationer fra starten og en fælles forståelse for, hvad der ligger forude," forklarer Tenna Korsbek.
I OPI-projekter med flere end to interessenter peger Tenna Korsbek på brobyggere, der kan hjælpe med at facilitere de nødvendige relationer.
Brobyggeren kan være ekstern, eller repræsentere en af organisationerne i partnerskabet. Det vigtige er at brobyggeren evner at løfte sig op over den enkelte organisations interesser.
"Brobyggere fungerer bedst, når de bygger på et såkaldt multi-stakeholder partnership. Altså når flere partnere, der deler de samme udfordringer – går sammen om at løse et fælles problem. CO-PI er et fint eksempel på en brobygger, der kan løfte sig over den enkelte organisations interesser, og fokusere på de fælles behov."
CO-PI'S SKALERINGSPROCESSER
CO-PI faciliterer i øjeblikket tre skaleringsprocesser, hvor en række offentlige aktører går sammen om at efterspørge nye løsninger på et fælles problem.
3. Forankring: Ledelsen med ombord fra start
Det er vigtigt at få skabt forankring på ledelsesniveauerne fra begyndelsen, så man sikrer, at der er opbakning og ressourcer hele vejen gennem projektet.
Der kan nemlig ske udskiftning blandt ledere og medarbejdere, som tager ejerskab, viden og forankring med ud ad døren. Derfor er det vigtigt at skabe en bred forankring, der understøtter, at projekterne bliver ordentligt implementeret i organisationen. Uanset om organisationen er offentlig eller privat.
"Det, der skete med OPI-projekter i starten, da staten stillede 3 milliarder kroner til rådighed via ABT fonden (link til en side på KL.dk) var, at alle kunne søge finansiering til deres projekter. Også selvom de ikke havde ledelsesforankring. Det betød, at mange ikke havde styr på: Passer det med vores strategiske indkøb, og vil vi det her?", siger Tenna Korsbek.
Tenna Korsbek forklarer videre, at forankringen i små virksomheder tit kommer af sig selv, fordi ledelsen ofte tager del i projekterne og er med i beslutningsprocessen.
"Men i de større virksomheder, eller hvis man er en lille virksomhed, der samarbejder med store virksomheder, kan det gå galt - fordi der har været en række projektledere inde over, der ikke rigtigt føler ejerskab for projektet, netop fordi de ikke har været med i processen fra begyndelsen".
En ordentlig ledelsesforankring kan altså være forskellen mellem succes og fiasko i et OPI, der ofte strækker sig over flere år, og hvor medarbejderne ikke nødvendigvis følger projekterne fra start til slut.
4. Kommunikation: Undgå at underinformere
Mange tænker nok kommunikation som en selvfølgelighed i ethvert succesfuldt projektarbejde. Men bare fordi der kommunikeres løbende, er det ikke nødvendigvis ensbetydende med, at kommunikationen er tilstrækkelig.
"Jeg oplever, at der kan ske en underinformering mellem private og offentlige parter. Det kan der være mange grunde til. Man vil ikke forstyrre. Man kan være usikker på, om informationen er vigtig nok mm. Man skal prøve at undgå at underinformere. Sørg for at være transparente på begge sider af bordet", forklarer Tenna Korsbek.
En ting er vigtigheden af den eksterne kommunikation med partnerne. Med den interne kommunikation i den enkelte organisation er også vigtig. Det er svært at føle ejerskab, som medarbejder, hvis man ikke forstår, hvorfor projektet er vigtigt.
"Hvis man fx er en stor kommune eller en region, skal man prioritere den interne kommunikation om projektet. Sige tydeligt; Vi har valgt at gøre det her, fordi det er strategisk vigtigt for os. Det skal løse de her konkrete problemer og levere på de behov, vi har valideret. Altså, at man får italesat målene for projektet for at skabe den nødvendige legitimitet og opbakning i organisationen", siger Tenna Korsbek.
5. Behov: Fokuser på behov frem for løsninger
Tenna Korsbek mener, at det offentlige er blevet langt bedre til at være skarpe på behovene i de tidlige projektfaser.
"Man skal have styr på sine behov, før man starter et projekt, men det oplever jeg også, at de offentlige er blevet mere skarpe på. Man er bevidst om, at der skal være et veldefineret behov."
Det er også vigtigt, at de offentlige organisationer fokuserer på netop behovet frem for – på forhånd – at forelske sig i én specifik løsning.
Værktøjer til innovative offentlige indkøb
At der er styr på behovene, gør det nemmere for virksomhederne at se sig selv som en del af løsningen og byde ind med ideer, som det offentlige måske ikke havde tænkt på selv.
"Virksomhederne mener jo ofte, at de har den rigtige løsning på et eller andet behov, og derfor presser de på for at levere deres løsning på behovet. Men her er det også vigtigt at være opmærksom på, om det behov reelt findes."
For at sikre det rigtige match mellem behov og løsninger, er den gode dialog afgørende.
"Det vigtigste er den åbne dialog om behov og muligheder," understreger Tenna Korsbek.