Arbejdet med innovative indkøb kræver flere medarbejderressourcer end mere ordinære indkøbsprocesser.
Til gengæld er ressourcerne givet godt ud, hvis man har ambitioner om at skabe forandringer og fx rykke på den bæredygtige dagsorden eller sikre bedre livskvalitet for borgerne.
Det er erfaringen i Aarhus Kommunes indkøbsafdeling, hvor man i høj grad bruger kommunens indkøbsmuskel til at skabe innovation til gavn for borgerne.
Innovative indkøb fylder meget
"Innovation gennem indkøb fylder meget hos os," siger Anette Juhl Winther, indkøbs- og udbudschef, Aarhus Kommune.
"De mange milliarder, som Aarhus Kommune køber ind for om året, giver muligheder for at udvikle kommunen. Derfor kigger vi på udbudsområdet med andre øjne og forsøger at bevæge os i eksempelvis en mere bæredygtig eller mere pædagogisk retning i det konkrete udbud," tilføjer hun.
Et eksempel er rengøringsområdet, hvor Aarhus Kommune netop har gennemført et udbud.
"Rengøringsområdet er et sted, hvor vi i høj grad prøver at vende tingene på hovedet. Kvalitet spiller en større rolle end pris i det kommende udbud, hvor vi gerne vil udvikle nye måder at gøre rent på og måle på, blandt andet i lyset af coronapandemien. Vi forsøger at innovere så meget som muligt både i selve udbuddet og i kontraktfasen," fortæller Anette Juhl Winther.
Hvad er innovative offentlige indkøb?
- Innovative indkøb handler om, at den offentlige og private sektor i et samspil finder nye måder at bruge kendte løsninger på eller udvikle helt nye løsninger.
- Det er fx et innovativt indkøb, hvis et plejehjem erkender et problem for demente, der ikke findes en løsning på i dag, og etablerer et offentligt-privat samarbejde om at udvikle en sensorteknologisk løsning på problemet, som den private virksomhed leverer.
- Ved at samle viden, ressourcer og kompetencer fra både offentlige og private virksomheder og samarbejde på tværs kan man skabe resultater, som ingen af parterne ville kunne opnå på egen hånd.
- Der ligger et stort potentiale for øget innovationshøjde og skala i innovative indkøb gennem offentlige fællesprocesser. Det vil sige faciliterede processer, hvor flere offentlige aktører samles i dialog og udvikling med hinanden og markedet, inden et indkøb foretages.
- CO-PI har udviklet en model for, hvordan der kan skabes agil udvikling fra enkeltprojekter til nye markeder. Via en fællesproces med seks centrale skridt, som skal tages før en aftale om et konkret indkøb indgås, opnås fra begyndelsen den skala, som muliggør, at også mere radikale nye løsninger kan finde vej.
→ Se CO-PI's model for fællesoffentlig skalering af innovative offentlige indkøb
Ledelsen skal bakke op
Indkøbschefen oplever, at kommunens leverandører inden for de fleste områder er meget åbne for ønsket om bæredygtig innovation og går konstruktivt til værks i forhandlingerne.
Nogle markeder er mere modne på området end andre, men mange leverandører har gjort sig tanker og har ideer, mens andre allerede er i gang med at levere innovative løsninger.
Inden et udbud med målsætninger om innovation sættes i gang, er det ifølge Anette Juhl Winther vigtigt at have opbakning fra topledelsen og få udarbejdet en strategisk ramme for udbuddet.
"Ledelsen skal være med til at udstikke retning og rammer, og der skal laves en strategi for det konkrete udbud," siger indkøbschefen.
Kræver mod og risikovillighed
Hun peger på, at innovative indkøb generelt kræver ledelsesmæssigt mod og risikovillighed.
"Ledelsen skal virkelig ville det og være ambitiøse. De skal turde at slippe drømmene fri og ikke lade sig begrænse af udbudsloven, men i stedet beslutte at løse udfordringerne. Det kræver også at man har nogle dygtige udbudsmedarbejdere, som sammen med ledelsen tør tage en risiko og gå i nye retninger," siger Anette Juhl Winther.
Organiseringen af arbejdet med et innovativt indkøb er vigtigt for at lykkes med processen. Det er fx afgørende at få inddraget de kommunale medarbejdere i de forandringer, som innovationen medfører, og dermed sikre forankringen af nye tiltag.
Projektledere styrer processen
"Jeg er heldig at have flere projektledere i min afdeling, som er dygtige til at engagere ikke alene organisationen, men også eksterne samarbejdspartnere. Projektlederne er ikke innovationskonsulenter, men medarbejdere som er dygtige til at facilitere og have overblik," siger Anette Juhl Winther.
Projektlederne indgår sammen med 2-3 andre medarbejdere – typisk en udbudskonsulent, en contract manager og eventuelt en bæredygtighedskonsulent – i det hold, som forud for hvert udbud nedsættes til at drive processen.
"Vi er privilegerede i Aarhus Kommune, da vi er relativt mange i indkøbsafdelingen og kan afsatte de nødvendige ressourcer til arbejdet. Det kræver ressourcer at drive innovation gennem indkøb, og jeg ved, at indkøbsafdelinger i mange kommuner er udfordret på ressourcer. Og hvis man ikke har medarbejderne til det, så sker det bare ikke," siger Anette Juhl Winther.
Løs problemet sammen – offentlig innovation i samarbejde med private virksomheder
God implementering kræver flere ressourcer
En af de væsentligste årsager til, at innovative indkøb kræver flere kræfter og tager ekstra tid at gennemføre, er behovet for at inddrage de kommunale medarbejdere i de nye teknologier og arbejdsgange, som innovationen medfører.
"Hvis man ikke har organisationen med i et vist omfang fra starten, kan man simpelthen ikke få de nye løsninger implementeret ordentligt efterfølgende. Der er 28.000 ansatte i Aarhus Kommune og vi er nødt til at have et nogenlunde repræsentativt udvalg af dem med i arbejdsgruppen omkring et udbud," siger Anette Juhl Winther.
At drive innovation gennem indkøb kræver typisk også flere ressourcer til forhandlinger med leverandørerne end et mere traditionelt indkøb. Hvis man lader de fleste detaljer vente til kontraktfasen frem for at fastlægge dem i selve udbuddet, skal der bruges flere kræfter i kontraktfasen.
Nyt møbeludbud skaber innovation
Netop den model er indkøbschefen i Aarhus Kommune en stor tilhænger af.
"Hvorfor skal vi finde ud af det hele på forhånd, inden vi skal gennemføre et udbud? Vi bør i stedet gå ind i en tættere dialog om udviklingsmuligheder med leverandørerne i kontraktfasen, for der er man på indersiden af et tillidsbaseret samarbejdsforhold og så er det med at udnytte den synergi, der findes der," siger hun.
Som et godt eksempel på et innovativt indkøb, der har skabt værdi i Aarhus Kommune, peger Anette Juhl Winther på udbuddet og kontrakterne i forbindelse med en ny kommunal møbelstrategi, som har fokus på genbrug og bæredygtighed, herunder også social og økonomisk bæredygtighed.
Bruger hinandens styrker
I møbelstrategien, som ligger til grund for udbuddet på området, slås det fast, at kommunen vil opbygge langvarige og tillidsvækkende netværk møbelleverandører, hvor man 'bruger hinandens styrker til at udvikle innovative løsninger, som skaber gevinster for alle parter'.
Det nævnes også, at kommunen vil bidrage til udviklingen af innovative møbler og indretningsløsninger ved at stille sig til rådighed som testcenter for leverandørerne.
"Vi har blandt andet oprettet en genbrugsportal for møbler og andet udstyr. Når man som leverandører skal hjælpe os med at indrette nye lokaler, så skal man se på, hvad der ligger på genbrugsportalen, som kan genanvendes, og hvad skal der købes ind af nyt," siger Anette Juhl Winther.
Tager tid at få implementeret
Når det er nødvendigt at købe nye møbler ind, vil parterne blandt andet lægge vægt på bæredygtige og recirkulerede materialer samt kvalitetsmøbler, som kan holde længe og bliver ved med at være pæne.
"Det tager noget tid at få den nye møbelstrategi implementeret, men leverandørerne er helt med på genbrugs- og bæredygtighedstanken og meget dygtige til innovation," siger Anette Juhl Winther.