I Københavns Kommune sikrer et medarbejderpanel 360 graders blik på nye løsninger

Kommuner får løbende henvendelser fra private virksomheder, der gerne vil præsentere nye velfærdsteknologiske løsninger.

Men i hvilke situationer vil løsningen kunne bruges i fx hjemmeplejen? Hvem er målgruppen? Og hvilken værdi vil løsningen kunne give for borgere og medarbejdere?

De spørgsmål kan bedst besvares af de sundheds- og omsorgsmedarbejdere, som til dagligt er i kontakt med borgerne.

Inddrager medarbejdere i screeningen

Derfor inddrager man i Københavns Kommune tidligt medarbejderne i driften i screeningen af ny velfærdsteknologi. Det sker i et panel med cirka 20 medarbejdere fra forskellige dele af driften.

Driftspanelet indgår som første led i en systematisk screeningsproces for nye velfærdsteknologiske løsninger, som Afdeling for Velfærdsinnovation i Københavns Kommune har udviklet og arbejdet med siden 2017.

"Driftspanelet er en god måde at inddrage medarbejderne på meget tidligt i processen. Det betyder, at vi får et 360 graders perspektiv på nye, potentielle løsninger tidligt i screeningsprocessen og ikke først, når den nye teknologi eventuelt bliver testet i driften," fortæller Ann Rasmussen, chefkonsulent i Afdeling for Velfærdsinnovation.

Tre møder om året

Driftspanelet mødes tre gange om året i cirka tre timer og bliver på hvert møde præsenteret for mellem tre og seks nye velfærdsteknologiske løsninger, som måske bør testes i kommunen.

Løsningerne er på forhånd udvalgt af Afdeling for Velfærdsinnovation, som har foretaget den indledende screening og grovsortering blandt de henvendelser, som afdelingen får fra virksomheder med nye løsninger.

Herudover indgår der også velfærdsteknologier, som afdelingen bliver opmærksom på via løbende overvågning af markedet.

Efter en præsentation af de udvalgte løsninger i driftspanelet bliver medlemmerne typisk opdelt i grupper og bedt om at vurdere potentialet i de nye løsninger i forhold brugssituationer, målgrupper og værdi i den daglige drift.

Stor værdi i tværfaglighed

De 20 medarbejdere omfatter en række forskellige fagligheder – heriblandt terapeuter, sygeplejersker og SOSU-medarbejdere, men også medarbejdere fra fx arbejdsmiljø og hjælpemiddelcentralen samt enkelte funktioner i den centrale forvaltning, som har særligt indblik i fx digitalisering og jura.

"Tværfagligheden er en af de store værdier ved driftspanelet. Det betyder, at vi får alle perspektiver på den nye løsning og måske opdager nogle ting, som vi skal være særligt opmærksomme på, hvis vi går videre med en test af løsningen," siger Ann Rasmussen.

"Nogle gange kan det også føre til en 'krydsbefrugtning', hvor medarbejderne kan se, at løsningen også kan være egnet til andre typer af borgere eller brugssituationer, end producenten umiddelbart havde tænkt," siger hun.

Virksomheder deltager ikke

Mens Afdeling for Velfærdsinnovation altid er i kontakt med virksomhederne i forbindelse den indledende screening har man bevidst valgt, at virksomhederne ikke skal deltage og præsentere deres egne teknologier ved præsentationerne i driftspanelet.

"Vi vil gerne skabe et frirum, hvor alle medarbejdere føler sig trygge ved at være med og bidrage til vurderingen af en ny løsning. Det er nemmere, når man ikke skal forholde sig til repræsentanter for en virksomhed i samme rum," siger Ann Rasmussen.

Medarbejderne i driftspanelet har ikke beslutningskompetence, men deres input, som både samles op i arbejdsgrupperne og i et afsluttende plenum på møderne, danner grundlaget for Afdeling for Velfærdsinnovations beslutning om, hvorvidt en teknologi skal gå videre i processen.

Behovs- og markedsafdækning

Første led i den videre proces er en behovs- og markedsafdækning, hvor man fx undersøger, hvor stor en målgruppe, der er for teknologien i kommunen.

"Vores proces er lavet for at finde teknologier, der skal implementeres i stor skala, fx på alle kommunens plejehjem. Derfor er der behov for en grundigere behovs- og markedsafdækning, selv om der i driftspanelet allerede er skitseret et behov," siger Ann Rasmussen.

Funktionstest af løsningen

Næste led i processen er en funktionstest, hvor man tester, om løsningen fungerer efter hensigten, herunder anvendelighed og brugervenlighed.

"Testen foregår blandt borgere og medarbejdere på udvalgte enheder som fx plejehjem eller i hjemmeplejen. Der er et stort antal løsninger, som ryger ud efter en funktionstest – også selv om de er testet andre steder forinden. Det kan fx skyldes, at der viser sig at være en for lille målgruppe, som også kognitivt er i stand til at bruge løsningen," fortæller Ann Rasmussen.

Værditest af løsningen

Herefter følger en værditest, hvor man vurderer løsningen på flere parametre og danner grundlaget for en business case, og endelig en valideringstest.

Her undersøger man, om man får de samme positive resultater, hvis testen gennemføres et andet sted, fx på et andet plejehjem, eller om der var særlige forhold, der gjorde teknologien velegnet på det første teststed.

Sikrer en højere kvalitet

Den samlede velfærdsteknologisk proces kan tage op til to år, fra virksomheden tager kontakt, til der er testet i stor skala og tilvejebragt budgetmidler til implementering.

"Det er en grundig proces, som sikrer en højere kvalitet af de teknologier, der bliver udrullet, og driftspanelets input spiller en afgørende rolle i processen," siger Ann Rasmussen.

Den systematiske proces er også med til at aflaste driften, da plejehjem og andre enheder, der bliver kontaktet af virksomheder, kan henvise til Afdeling for Velfærdsinnovation frem for selv at bruge tid på at screene teknologier.

"De enkelte plejehjem har ikke nødvendigvis selv kompetencer eller tid til at foretage en screening af nye løsninger," understreger Ann Rasmussen.