Kommunerne bruger i dag for meget tid i syge- og hjemmeplejen på at løse opgaver, som kan klares på smartere måder.
Problemet bliver ikke mindre i fremtiden med udsigt til flere ældre borgere og færre medarbejdere. Derfor har en række kommuner kigget på egen praksis med henblik på at skabe en central responsfunktion, der skal kunne håndtere både akut og planlagt kontakt, monitorering og tilsyn på distancen. Behovsafdækningen skal danne afsæt for dialog med kommende leverandører.
Udforskning af kommuners behov for central responsfunktion
CO-PI har fået konsulenthuset Public Intelligence til at lave en behovsudforskning af en central responsfunktion. Undersøgelsen er gennemført i foråret og sommeren 2024 med deltagelse af syv kommuner og feltarbejde i fire af disse kommuner.
De centrale spørgsmål i behovsudforskningen er:
- Afdække tværkommunale behov med fokus på kontakten mellem plejekrævende borgere i eget hjem, en responsfunktion og den udkørende hjemme- og sygepleje
- Danne grundlag for en dialog med markedet om organisering og udvikling af en centraliseret responsfunktion og for dialog om udvikling og tilpasning af eksisterende teknologiske løsninger, hvor disse vurderes at kunne udvikles
- Skabe udgangspunktet for beslutninger i de deltagende kommuner om fremtidig organisering af en centraliseret responsfunktion og udbud af relevante teknologiske løsninger
Fakta: Sammen om ny teknologi og centraliseret respons
Skaleringsprocessen 'Sammen om ny teknologi og centraliseret respons' er et samarbejde mellem Aabenraa, Ringkøbing-Skjern, Sønderborg, Tønder og Ærø Kommuner, CO-PI og Danish Life Science Cluster.
Initiativet sigter på et innovativt offentligt indkøb, hvor kommunerne går sammen om at etablere en fælles central responsfunktion.
Målet er at frigive ressourcer gennem en ny organisering af opgaver, brug af teknologi og centralisering af responsfunktioner. Ikke alle opgaver behøver blive løst i borgerens eget hjem. Mange opgaver kan klares på distancen ved at udnytte potentialet i nye teknologiske løsninger i en ny organisering. Det gælder både akut og planlagt kontakt, monitorering og tilsyn.
Læs mere om skaleringsprocessen her: Sammen om ny teknologi og centraliseret respons
Metodisk grundlag
I behovsudforskningen har Ringkjøbing-Skjern, Sønderborg, Tønder, Vesthimmerlands, Favrskov, Ærø og Aabenraa Kommuner investeret tid og faglig ekspertise i at få undersøgt og beskrevet egen opgaveløsning i dag. Kommunernes organisering og praksis i syge- og hjemmeplejen, deres erfaring med ny teknologi og ønsker til en fremtidig central responsfunktion er nogle af de områder, der bliver sat spot på.
Undersøgelsen er baseret på 38 semistrukturerede kvalitative telefon- og onlineinterviews. Denne empiri er suppleret med registerdata og statistik fra både Danmarks Statistik og kommunerne. Desuden er der gennemført workshops med både borgere og medarbejdere i alle kommuner. Endelig er der foretaget feltstudier i fire af kommunerne.
Som en del af behovsudforskningen har Public Intelligence talt med ledere, medarbejdere og borgere i de syv kommuner. Borgerne spænder fra professionelle – fx repræsentanter fra ældre- og handicapråd – og til borgere, der modtager hjælp fra kommunen.
Baseret på det indsamlede data har Public Intelligence blandt andet fremstillet kommunekort, fremtidsbilleder, ydelsesrejser og personaer til brug i det videre arbejde frem mod et innovativt indkøb.
Behovsudforskningen og dialogen med kommunerne om rapportens resultater viser, at der er mange blinde vinkler, som vi skal have undersøgt som led i at forberede den beslutningsproces, der skal føre til, at vi kan etablere en fælles responsfunktion og efterspørge løsninger til dette i innovative indkøb,
Kommunekort
Med brug af kommunekort giver Public Intelligence en beskrivelse af de forskellige kommuners karakteristika i forhold til kommunernes geografi, demografi og borgernes plejebehov inden for syge- og hjemmeplejen, bl.a. gennemsnitlig visiteret antal timers hjælp om ugen pr. borger.
Kommunekortene tegner også et aktuelt billede af de respektive kommuners praksisser med teknologistøttende pleje i dag, herunder opgaven der skal håndteres i en central responsfunktion med følgende forskellige dimensioner:
- Organisering af daglig praksis
- Visitationspraksis
- Indkøbspraksis
- Udviklingspraksis – og perspektiv
- Teknologisk fundament
Kommunekortene viser områder, hvor kommunerne er sammenlignelige, fx i forhold til demografien eller adgang til arbejdskraft, samt hvor de adskiller sig såsom erfaring med at samarbejde med private leverandører om innovation. Det er væsentlig viden for den kommende proces, hvor kommunerne sammen skal arbejde med at etablere en central responsfunktion.
Fremtidsbilleder
Public Intelligence har på baggrund af behovsudforskningen opstillet forskellige fremtidsbilleder, der hver især er konkrete bud på en fremtidig opbygning af en central responsfunktion. I fremtidsbillederne 1-4 er borgere, syge- og hjemmepleje, responsfunktion og teknologiske servicefunktioner illustreret, ligesom relationen mellem disse er tegnet ind. På den måde fremstår fremtidsbillederne som forskellige bud på, hvordan en responsfunktion kan se ud, og hvilke opgaver, den kan varetage.
En fordel ved at arbejde med fremtidsbilleder er, at alle projektdeltagerne kan lave en forventningsafstemning om samt have et sprog for, hvad et kommende samarbejde om en fællesorganisering skal have fokus på. For eksempel har fremtidsbillederne afdækket, at der er en afgørende sammenhæng mellem typen af ydelser, der skal håndteres i responsfunktionen, og hvilke kompetencer medarbejdernes i responsfunktionen skal have.
Derudover er det afgørende for at lykkes med en opgaveløsning i responsfunktionen, at der er adgang til data om borgerne men også om medarbejderne i syge- og hjemmepleje. Det er ligeledes blevet tydeligt, at der er behov for at undersøge relationerne mellem forskellige positioner af fremtidsbilleder.
Fremtidsbillederne er blevet udviklet med afsæt i en række interviews med kommunale ledere og behandlet på workshops med medarbejdere fra syge- og hjemmepleje i kommunerne. De har forholdt sig til forskellige scenarier og således ytret sig om deres hverdagspraksis, oplevelser, påskønnelser og bekymringer.
Kommunerne arbejder videre med et meget ambitiøst scenarie, hvor mange typer af opgaver på tværs af kommuner samles i en central responsfunktion, som skal rumme en stor og varieret ydelsespakke.
Ydelsesrejser til inspiration
Public Intelligence har bedt medarbejderne, der deltog i workshops, om at illustrere de forskellige trin og faser, som en ydelsesrejse består af, når en borger eller en medarbejder i den centrale responsfunktion benytter en ydelse.
Ydelsesrejserne er fordelt ud på akutte kontakt, planlagt kontakt samt monitorering og tilsyn og fungerer som komplekse flowdiagrammer med afsæt i en konkret kontakt mellem borger og responsfunktion. De er et værktøj til udvikling af arbejdsgange i den fremtidige responsfunktion og illustrerer både snitflader mellem forskellige fagområder i en kommunal organisation og kompleksiteten i de enkelte opgaver, der lægges over i responsfunktionen.
Personaer
På baggrund af behovsudforskningen har Public Intelligence udarbejdet en række personaer, der giver indsigt i forskellige borgergrupper. Personaerne differentierer alt efter omfanget af deres plejebehov, som spænder fra at være begrænset til omfattende. Personaerne har til formål at illustrere målgrupperne for henholdsvis akut og planlagt kontakt til en central responsfunktion samt monitorering og tilsyn på distance.
Da det kun er en afgrænset del af de borgere, der modtager syge- og hjemmepleje, der vil kunne modtage denne hjælp på distancen, er det væsentligt med konkrete beskrivelser af i hvilke situationer, dette kan være relevant. Personaerne viser en variation over borgere med behov for hjælp i hjemmet, og kan fungere som kritiske cases i det fremtidige arbejde.
Videre dialog om fælles responsfunktion
Public Intelligens rapport om behovsudforskningen viser, at kommunerne organiserer opgaverne i syge- og hjemmeplejen på forskellige måder i dag.
"Behovsudforskningen og dialogen med kommunerne om rapportens resultater viser, at der er mange blinde vinkler, som vi skal have undersøgt som led i at forberede den beslutningsproces, der skal føre til, at vi kan etablere en fælles responsfunktion og efterspørge løsninger til dette i innovative indkøb," fortæller seniorprojektleder Anne Marie Berg fra CO-PI, og uddyber:
"Takket være behovsudforskningen har vi fået en meget større indsigt i, hvad vi mener, når vi siger central responsfunktion. Rapporten har givet os et fælles sprog for, hvad responsfunktionen er. Den er også et værktøj, vi kan benytte i det arbejde, der er foran os."
Anne Marie Berg nævner eksempler på spørgsmål, som skal udforskes nærmere:
- Hvordan bliver medarbejderen i responsfunktionen fx til en kollega for medarbejderen i syge- og hjemmeplejen?
- Hvordan får medarbejderen i responsfunktionen adgang til data om borgere, så de kan indgå i relevant dialog?
- Eller hvordan ved responsfunktionen, hvilken medarbejder i syge- og hjemmeplejen, der er nærmest en borger, der har akut behov for hjælp?
Kommunerne er klar til at gå i dialog med markedet om, hvilke løsninger, de har, der kan spille ind i en central responsfunktion. Det indledes med en fælles markedsdialog og uddybes i en-til-en møder med interesserede virksomheder.