Der er mange gode grunde til, at offentlig-privat innovation altid bør omfatte en dialog med mere end én virksomhed.
Sådan vurderer chefkonsulent Rikke Thorlund Haahr hos CO-PI. Hun har i mere end 20 år beskæftiget sig med udbud, offentligt indkøb og offentlig-privat samarbejde særligt i den kommunale sektor.
"Kun ved tre ud af ti offentlig-private innovationer, som foregår i samarbejde med en privat virksomhed, har den offentlige sektor været i dialog med mere end én virksomhed. Det er problematisk og ærgerligt. For så får den offentlige organisation ikke nødvendigvis fundet frem til den rigtige løsning og en aftale med den bedste leverandør. Den offentlige organisation får nemlig ikke input fra forskellige perspektiver til at kvalificere og nuancere sit behov," siger Rikke Thorlund Haahr med henvisning til nye tal fra Innovationsbarometeret.
Når indkøb er innovative
Kan føles mere sikkert og mest bekvemt
Der kan være flere grunde til, at så få offentlige organisationer har været i dialog med mere end én virksomhed:
- Det kan skyldes, at initiativet til dialogen udspringer fra den private virksomhed, eller at den offentlige organisation allerede har et samarbejde med virksomheden, fx om en tilstødende løsning.
- En anden årsag kan være, at det tager tid at tale med flere virksomheder, og at det – særligt hvis der er tale om et mindre indkøb – ikke vurderes at stå på mål med tidsforbruget at have dialog med flere.
- Måske kan det også føles mere sikkert og mest bekvemt at række ud til den virksomhed, man allerede har kendskab og tillid til, fx fordi man har udviklet sammen før.
Går glip af indsigt i alternative løsninger
Manglen på dialog med flere virksomheder betyder dog, at man som offentlig organisation går glip af en indsigt i, hvad der findes af alternative mulige løsninger og tilgange – løsninger, som kunne være både bedre og billigere.
"Vi har ingen eksempler på, at det i et offentlig-privat innovationssamarbejde er en dårlig idé at lade flere virksomheder bidrage til behovsafdækningen og byde ind med deres løsninger og knowhow. Tværtimod. Alle erfaringer viser, at det beriger innovationsprocessen at tale med mere end én virksomhed, inden købsbeslutningen træffes, selvom det tager tid og ressourcer at inddrage flere leverandører," pointerer Rikke Thorlund Haahr og tilføjer:
"Det gælder ved eksplorative innovative indkøb men også små simple indkøb, som besluttes og indkøbes af lederen af de driftsenheder, der skal bruge løsningerne fx en ny app til at understøtte en ny arbejdsgang på et plejehjem, en ny type spritdispenser i hjemmeplejen eller nye pædagogiske undervisningsmaterialer i skolerne."
Spørger kun én virksomhed
Ved innovative indkøb af nye løsninger spørger flertallet af offentlige ordregivere en virksomhed, de kender i forvejen, eller også henvender virksomheden sig selv med en løsning.
Men både et simpelt indkøb af et enkelt produkt og et innovativt samarbejde om komplekse velfærdsteknologiske løsninger bør omfatte en markedsdialog med flere potentielle samarbejdspartnere og leverandører for at åbne løsningsrummet op, understreger Rikke Thorlund Haahr og uddyber:
"Det sundeste for markedet og hele samfundet er, at den offentlige institution insisterer på at have dialog med mere end en virksomhed. I mange tilfælde er der formentlig tale om forholdsvis små indkøb i beløbsmæssig forstand. Derfor er det næppe i strid med reglerne - herunder udbudsreglerne - kun at have dialog med en virksomhed. Men det begrænser perspektivet på, hvad den gode løsning kan være - og hvem der er den rette til at tilvejebringe den. Og det er ærgerligt."
Fakta: Hvad er innovative offentlige indkøb?
- Mange indkøb handler om standardvarer og tjenesteydelser, hvor fokus er på at få den bedste og billigste løsning og ofte gerne skal det ligne det, der findes i forvejen.
- Formålet med et innovativt indkøb er at udvikle nye løsninger i samspil med private virksomheder. Processen bør tage udgangspunkt i et behov, som kan være en værdi, man ønsker at realisere, eller et problem, man gerne vil løse.
- CO-PI definerer innovative offentlige indkøb som et samspil mellem offentlige og private aktører som fører til indkøb og implementering af noget nyt, der skaber værdi eller løser et problem for den offentlige sektor.
Tidlig markedsdialog er værdifuld for ordregiver og leverandør
Som kommune, statslig og regional organisation bør man allerede i den tidlige fase af et indkøb overveje og undersøge, om der kan være andre relevante samarbejdspartnere end den, man selv har i tankerne.
En undersøgelse behøver ikke være omfattende og kan fx løses ved:
- at bruge tre kvarter på en søgning og så ringe rundt til to-tre virksomheder eller invitere dem ind til et fysisk møde
- at spørge sine kolleger i tilsvarende organisationer om, hvilke virksomheder de har erfaringer med inden for det pågældende felt
- at finde frem til relevante virksomheder ved at spørge en erhvervschef, et erhvervshus eller en klynge
- at kontakte den relevante brancheorganisation og få et overblik over relevante virksomheder inden for det pågældende område
"Herved får man flere perspektiver på både behov, løsning og udviklingskompetencer hos sin potentielle samarbejdspartner," understreger Rikke Thorlund Haahr.
Markedsdialog om inkontinens gav blik for ny mulig løsning
Rikke Thorlund Haahr har et dugfrisk eksempel på, at det giver stor værdi at tale med flere virksomheder inden et offentligt innovativt indkøb.
I skaleringsprocessen ’Sammen om løsninger til inkontinens’ har CO-PI i efteråret 2023 inviteret til og haft dialog med over 20 virksomheder for at få deres bud på, hvad de har af ideer, viden om og løsninger til inkontinenspleje på plejehjem.
I begyndelsen af markedsafdækningen var der meget fokus på sensorbleer som et teknologisk produkt, der kunne imødekomme udfordringerne ved inkontinens blandt beboere på plejehjem, forklarer Rikke Thorlund Haahr:
"Men fordi vi talte med mange forskellige virksomheder, har vi fået øjnene op for mange andre tilgange og løsninger, som er relevante at overveje, fx andre typer af sensorer og absorberende produkter. Nogle af disse kan måske bidrage til at imødekomme udfordringerne på plejehjem i forhold til inkontinens, enten ved at kombinere dem eller ved at tænke dem sammen med løsninger, som anvendes i dag."
Fakta: Innovative indkøb skaber værdi
CO-PI har i 2022 undersøgt, hvordan innovation og indkøb hænger sammen via 50 interviews med 50 personer fra både den private og offentlige sektor, som arbejder inden for dette område.
Undersøgelsen viser, at når et innovativt indkøb er veltilrettelagt fra start til slut, skaber det både værdi for den offentlige ordregiver og den private leverandør, pointerer Rikke Thorlund Haahr
"Det handler om at fokusere på den værdi eller opgaveløsning, som indkøbet skal nå frem til, fremfor kun fra en start at fokusere på at erhverve en bestemt løsning - for det skaber rum for at sikre en tilstrækkelig forståelse for værdien og løse de komplekse problemer, den offentlige sektor står over for."
Vigtigt at prioritere en bred markedsdialog
Markedsdialogen er sket i samarbejde med de andre parter i skaleringsprocessen:
Aarhus Kommune, Aalborg Kommune, Hjørring Kommune, Hillerød Kommune og Gladsaxe Kommune samt Danish Life Science Cluster.
Eksemplet viser, hvor vigtigt det er at prioritere en bred markedsdialog fra begyndelsen af et innovativt indkøb for at få et større perspektiv på, hvad den rigtige løsning kan være, og i sidste ende blive afklaret med hvem, der kan levere den, forklarer Rikke Thorlund Haahr.
→ Læs mere om skaleringsprocessen ’Sammen om løsninger til inkontinens’