Aarhus har sat OPI-projekter i system

Nye teknologiske løsninger, som udvikles i samarbejde mellem kommuner og private virksomheder, kan medføre bedre service til borgerne, bedre arbejdsmiljø for kommunens medarbejdere, økonomiske gevinster og vækst og job i det lokale erhvervsliv.
 
Men hvordan får man ressourcer til at gennemføre offentlige-private innovationsprojekter, som fører til udvikling af nye velfærdsteknologiske løsninger?

I Aarhus Kommune er Velfærdsteknologisk OPI-pulje en væsentlig del af svaret på det spørgsmål.

Ny teknologi som løsningsgreb

Puljen blev etableret i 2014 og har frem til i dag støttet omkring 55 OPI-projekter. Puljen har i øjeblikket mulighed for at uddele op til fire millioner kroner om året til offentlige-private projekter inden for velfærdsteknologi – hvilket i Aarhus defineres bredt.

"Vi definerer velfærdsteknologi så bredt, at det er relevant at tænke ind i alle driftsområder og magistratsafdelinger," siger Peter Dalby Rasmussen, specialkonsulent i Erhverv og Bæredygtig Udvikling i Aarhus Kommune og medlem af OPI-puljens sekretariat.

"Vi står med udfordringer på mange plan, og ny teknologi er et af de løsningsgreb, vi skal bruge mere i forhold til udviklingen af kommunens service."

Støtter mini og eksplorativ OPI

Den århusianske OPI-pulje støtter både 'mini OPI'-projekter, hvor kommunen afprøver en løsning, som allerede er udviklet, og 'eksplorative OPI'-projekter, hvor kommunen samarbejder med én eller flere virksomheder om udvikling og test af en prototype, som derefter kan færdigudvikles og lanceres på markedet.
 
De projekter, som får støtte, udvælges ved hjælp af et vurderingsværktøj, hvor der gives point i forhold til en række kriterier. Omfanget at støtte varierer fra projekt til projekt – fra omkring 200.000 kroner og op til én million kroner i de største projekter, og hertil kommer virksomhedernes egne økonomiske bidrag til projekterne.

Netop det, at den kommunale støtte kommer fra en samlet OPI-pulje og ikke fra de enkelte magistratsafdelinger, som gennemfører projekterne sammen med private virksomheder, er afgørende for, at projekterne bliver til noget, påpeger Peter Dalby Rasmussen.

Pulje gør projekter mulige

"Hvis vi ikke havde en OPI-pulje, ville det være sværere for de enkelte magistratsafdelinger at gå ind i OPI-projekter, fordi de ikke har de nødvendige udviklingsmidler, der skal muliggøre dette. De ville skulle trække pengene ud af fx driftsbudgetter, som generelt er presset i forvejen," siger han.
 
Magistratsafdelingerne bruger blandt andet støtten fra OPI-puljen til at frikøbe kommunale medarbejdere, der skal deltage i projekterne, og erstatte dem med andre medarbejdere i projektperioden.
 
"Puljestøtten gør det muligt for de enkelte magistratsafdelinger at involvere sig i innovationsprojekter. OPI-puljen betyder, at der bliver sat flere projekter i gang, fordi magistratsafdelingerne ikke behøver at finde pengene i deres årsbudget," siger Peter Dalby Rasmussen.

Svær vej fra projekt til implementering

OPI-puljen har resulteret i udvikling og afprøvning af en række nye teknologier. Heraf har mange vist sig at have potentiale til at blive implementeret i større skala i Aarhus Kommune, da de udgør en god business case for kommunen.

Men alligevel implementeres løsningerne ikke altid.
 
"Vi står nogle gange i situationer, hvor en ny løsning repræsenterer en virkelig interessant business case for kommunen – både økonomisk og kvalitativt, men hvor vi alligevel ikke formår at få løsningen implementeret," siger Peter Dalby Rasmussen.

Implementering kræver investering

Ifølge specialkonsulenten er det ofte svært at pege på, hvorfor det ikke lykkes at skalere og implementere løsningen ude i de enkelte magistratsafdelinger på trods af en velfungerende løsning med en positiv business case.
 
"Nogle gange handler det om, at implementeringen kræver en investering, som først vil blive tjent hjem i løbet af nogle år. Så mener den enkelte magistratsafdeling – som oftest har andre løsninger og investeringer på tegnebrættet – måske ikke, at det er det rigtige tidspunkt at lave netop den investering på," siger Peter Dalby Rasmussen.
 
"Andre gange kan igangværende implementering af andre løsninger og arbejdsgange gøre det hensigtsmæssigt at udskyde en OPI-projektopfølgning – både ud fra hensyn til medarbejdere og arbejdsmiljø og den enkelte afdelings økonomi. Men vi skal helt klart blive dygtigere til at få implementeret alle gode løsninger" siger han.

Skyd ikke på projekterne

Den problemstilling er ikke enestående for Aarhus Kommune, og Peter Dalby Rasmussen kender alt for godt kritikken af både 'projektvældet' i kommunerne og puljefinansiering af innovation. Han mener imidlertid ikke, at man kan skyde skylden på hverken projekter eller puljer.
 
"Det er jo ikke projekternes eller puljernes skyld, når løsningerne ikke kommer videre," siger Peter Dalby Rasmussen.
 
"Udfordringen er at få fundet løsninger på de næste skridt frem mod en implementering og idriftsættelse af relevante nye løsninger og teknologier. Vi skal selvfølgelig ikke implementere projekter, hvor der ikke er en positiv business case, men vi skal klart gå videre med løsninger og teknologier, som har potentialet," fastslår han.

Dispenser med digital nudging

Nogle gange kan en løsning, som ellers ikke kom videre fra projektfasen, dog alligevel blive ført ud i livet, fordi forudsætningerne ændrer sig.
 
Det oplevede man i Aarhus Kommune med et OPI-projekt, hvor man i 2016 i samarbejde med en århusiansk virksomhed testede en digital servietdispenser med digital nudging, som virksomheden havde udviklet. Testen blev gennemført på en enkelt af kommunens skoler.
 
Dispenseren påminder elever og lærere med lysblink om at aftørre de overflader, som kan udgøre en risiko for smitteoverførsel. Derefter kan elever og lærere benytte apparatets medfølgende engangsvådservietter til at aftørre borde og stole i klasselokalet.

Skete ikke rigtigt mere

Pilotprojektet i 2016 fik en god evaluering og viste, at løsningen gav rene overflader og dermed var med til at forebygge smitte og sygdom blandt skolebørn og lærere. Alligevel blev løsningen i første omgang ikke implementeret i Aarhus Kommune.
 
"Der skete ikke rigtigt mere, efter projektet var afsluttet. Det var svært at se, hvordan den ekstra udgift til en ny løsning faktisk kunne finansieres af skolerne," siger Peter Dalby Rasmussen.
 
Men så kom coronapandemien i 2020, og med den var der pludseligt mange millioner af kroner i spil til ekstra rengøring på skolerne.

Corona gjorde forskellen

"Det betød, at der i høj grad var brug for løsninger, der kunne medvirke til at reducere smittetrykket, og så kom dialogen om den digitale servietdispenser op igen," fortæller Peter Dalby Rasmussen.
 
"Det endte med, at vi gennemførte et kommunalt udbud i fjerde kvartal 2020 og fik lavet en aftale. I første omgang er løsningen implementeret på 13 skoler."
 
Men uden en coronapandemi ville løsningen fra virksomheden Zurface Group, der vandt udbuddet, måske aldrig være blevet rullet ud på kommunens skoler.
 
"Var pandemien ikke kommet, tror jeg faktisk ikke, at der var sket en opfølgning, selv om den business case, der blev fremlagt i OPI-projektet, så fornuftig ud," siger Peter Dalby Rasmussen.

→ Besøg Velfærdsteknologisk OPI-pulje (eksternt link)