Mangel på arbejdskraft og et voksende antal ældre er store udfordringer i hjemmeplejen over hele landet.
Derfor er god planlægning af medarbejdernes rute vigtigere end nogensinde før, så medarbejderressourcerne bringes i spil bedst muligt.
Helsingør Kommune har siden 2021 anvendt en datadrevet model til at ensrette ruteplanlægning i hjemmeplejen.
Tiden hos borgerne optimeres
Modellen sammenholder medarbejdernes fremmøde, transport og antal daglige indsatser.
Via modellen kan kommunen planlægge arbejdet, således at medarbejdernes tid hos borgernes optimeres og borgerne sikres en højere grad af kontinuitet.
Løsningen er baseret på data, som kommunen allerede har tilgængelig i deres systemer, og data kan derfor trækkes automatisk.
Vil du genbruge løsningen? Vi har stillet tre spørgsmål til henholdsvis:
- Sebastian Trautner, leder af staben for økonomi, administration og arbejdsmiljø hos hjemmeplejen i Helsingør Kommune, og Maria Bondesen, organisatorisk sygeplejerske i Helsingør Kommune.
- Tommy Wiborg, partner og ekspert indenfor offentlig forvaltning, PA Consulting.
Sebastian Trautner og Maria Bondesen, Helsingør Kommune:
Hvilket problem har løsningen været svar på hos jer?
Sebastian: "Før løsningen havde vi ikke et overblik over vores planlægning i hjemmeplejen. Vi havde mange planlæggere, som gjorde det på hver deres måde. Det gjorde, at vi ikke som organisation eller ledelse kunne definere, hvordan godt ser ud. Vi havde svært ved at påtage os den faglige ledelse af opgaven.
Vores planlægning var uigennemsigtig: Vi vidste ikke, om vi var effektive, eller om vi var ineffektive. Blev der planlagt ensartet, var arbejdsbyrden jævnt fordelt? Alt det gjorde, at vi begyndte at lede efter løsninger til at håndtere den udfordring.
Projektet handlede både om at skabe gennemsigtighed, løfte arbejdsmiljøet og give borgerne en bedre og mere ensartet oplevelse. At der kan være en økonomisk gevinst betyder naturligvis også noget. Men det var ikke den primære årsag til projektet."
Maria: "Planlægningsfeltet er mesterlære – altså sidemands-oplæring, hvor både gode men også dårlige vaner aflæres. Vi havde brug for en ensartet metode.
Vi har nu fået en manual til vores planlægning. En slags metodehåndbog, hvor vi i fællesskab har defineret, hvordan vi gerne vi planlægge i Helsingør kommune. Vi har bl.a. fået defineret de enkelte administrative aktiviteter, som medarbejderne også bruger tid på foruden den direkte borgerkontakt. Selvfølgelig med et fokus på balancen mellem effektivitet og kvalitet: Vi vil ikke være hamrende effektive på bekostning af kvalitet, men vi kan heller ikke bruge mere tid på de aktiviteter, end vi har råd til.
Den fælles forståelse giver en kæmpe værdi for planlæggerne – og i forlængelse deraf for medarbejdere og borgere."
Hvorfor er løsningen interessant for andre?
Sebastian: "Den er interessant, fordi alle kommuner står i den her afvejning af kvalitet kontra effektivitet. Og hvis du ikke har data som fundament for den afvejning, er den svær at gøre kvalificeret.
Hvis du til gengæld åbner op for brugen af relativt simple data, åbner du samtidig muligheden for at udvikle hjemmepleje-området i retning af endnu mere digitalisering eller automatisering. Det er helt klart et potentiale, vi kigger ind i.
Ud over den værdi, brugen af data til ruteplanlægning kan give her og nu – og den er allerede stor – kan den på længere sigt være med til at skabe en transformation af hele området. Det betyder ikke, at vi med digitalisering kan eller skal opnå at medarbejderne løber hurtigere. Men vi får hjælp til at planlægge bedre, ud fra de parametre vi definerer som 'bedre'.
Maria: "Jeg er meget optaget af planlæggerens udbytte af projektet. For det er et felt, det er rigtig svært at kompetenceudvikle på, fordi der ikke findes en uddannelse i at være planlægger.
Det synes jeg også har været én af de store gevinster ved det her: At vi faktisk har kunnet give vores planlæggere en proces og efterfølgende også et værktøj, der gør, at man kan løfte dem. Hvis man vil gøre noget godt for sin planlægningsgruppe, er det en virkelig god proces at invitere dem ind i."
Hvad har været de største bump på vejen, da I skulle tage løsningen i brug?
Sebastian: "Det her handler ikke kun om at få noget data eller en planlægningsmanual. Det handler i virkeligheden om at ændre den måde, vi arbejder på. Både ledelsesmæssigt og planlægningsmæssigt som organisation på det her område. Vi kom til at undervurdere, hvor meget fokus det krævede.
Det var svært at implementere den forandring ud i hele organisationen. Helt sikkert fordi vi til at starte med troede, at nu fik vi bare et produkt. Og det, vi i virkeligheden fik var produktet og en tilgang til at arbejde ledelsesmæssigt osv."
Maria: "I forlængelse af det vil jeg sige, at vi er blevet hjulpet rigtig godt på vej af PA Consulting. Men vi er ikke færdige endnu. Man skal med andre ord betragte projektet mere som en proces end som noget, der har en slutdato.
Og det tror jeg faktisk er rigtig vigtigt, at man alle har forventningsafstemt fra begyndelsen. Det her er et startskud til at forandre og til at arbejde videre med noget og ikke mindst modne organisationen til fremtiden.
Men hvis alle tager ejerskab over den proces, kan den til gengæld være enormt værdifuld – og føre til andet og meget mere, end man måske havde tænkt, da processen begyndte."
Tommy Wiborg, partner og ekspert indenfor offentlig forvaltning, PA Consulting:
Hvordan har I udviklet løsningen?
"Da vi trådte ind i det kommunale marked, kunne vi se, at understøttelsen til at lave datadrevet planlægning ikke rigtig fandtes. Der var super dygtige folk med store ambitioner og en masse 'tavs viden' på diverse computere og systemer, post-its og excel ark. Problemet var bare, at alt den viden var persondrevet og personafhængig. Det virkede oplagt at udvikle en løsning på det.
Vi har derfor udviklet to løsninger nu. Én løsning til at understøtte datadreven ruteplanlægning og én til selve vagtplanlægningen. Begge løsninger er med til at løfte produktiviteten generelt og begge løsninger er lavet i tæt samarbejde med de offentlige aktører. Øvelsen handler rigtig meget om at få lys på enhver stor eller lille udfordring og løse det i nært samarbejde. Vi har derfor arbejdet side om side med dem, som ejede problemet – og hjulpet til med at oversætte de mange forskellige behov til udvikling af de konkrete værktøjer og løsninger.
Derfor står vi nu med en automatisk, højteknologisk, nuanceret løsning, som er et add on til eksisterende vagtplanlægningssystemer på markedet. Løsningen har mulighed for at få hver enkelt medarbejders særlige behov inkorporeret, og samtidig kan man tilpasse modellen med et uendeligt antal regler, og som output levere den mest optimale vagtplan."
Hvad er det vigtigste, en offentlig organisation skal tage højde for, når jeres løsning skal tages i brug?
"Man skal ikke undervurdere, hvor vigtigt det er, at hele organisationen er med. En ting er at indføre nogle helt nye systemer som virker – noget helt andet er, at få alle ens medarbejdere til at begynde på at bruge dem rigtigt. Det er en kæmpe udfordring at få alle med på vognen til at 'gøre noget helt anderledes fra i morgen'.
Forandringsledelses-delen er derfor det allervigtigste en offentlig organisation skal tage højde for.
Mange er slet ikke vant til at arbejde med data på den måde, og pludselig får de enormt meget viden, som de aldrig har haft før – og de skal derfor omstille sig og lære, hvordan man oversætter de datapunkter til hverdags-praksis. Det er en svær øvelse. For det er nemt nok at designe gode processer, men hvordan skal den perfekte verden se ud rent praktisk i ens hverdag og arbejdsliv?"
Hvem er målgruppen for denne løsning?
"I første omgang er målgruppen for 'Den gode plan' hjemmeplejen, men løsningerne kan bruges alle de steder, man har komplekse planlægningsmiljøer. Det kunne for eksempel være på de akutte enheder på hospitalerne, på plejecentre eller bosteder, men også i helt andre brancher som for eksempel hotelkæder, skibe eller komplicerede lagerfunktioner.
Det er en generel og global udfordring at lave vagtplaner med variable behov – og samtidig honorere både medarbejderønsker, økonomi og kundens interesser på bedst mulige måde."
VIL DU VIDE MERE?
Du er velkommen til at kontakte:
- Sebastian Trautner, leder af staben for økonomi, administration og arbejdsmiljø hos hjemmeplejen i Helsingør Kommune: [email protected]
- Maria Bondesen, organisatorisk sygeplejerske i Helsingør Kommune: [email protected]
- Tommy Wiborg, partner og ekspert indenfor offentlig forvaltning, PA Consulting: [email protected]