Videokonsultationer vinder i stigende grad indpas i sundhedsvæsenet, og coronapandemien har skubbet yderligere til den udvikling.
Videokonsultationer har en række fordele for patienter og personale, og det kan umiddelbart lyde som en smal sag, at lave skiftet fra fysiske konsultationer til virtuelle konsultationer. Så nemt er det imidlertid ikke.
Succesfuld implementering af videokonsultationer kræver grundig forberedelse, systematik, ledelsesmæssig forankring og inddragelse af patienter.
En fordel for mange patienter
Det viser erfaringerne fra Odense Universitetshospital (OUH), hvor Gynækologisk Obstetrisk Afdeling D var 'first mover' på at indføre videokonsultationer efter et forudgående systematisk arbejde.
"Videokonsultationer er en fordel for mange af vores patienter. De sparer tid og behøver ikke transportere sig, de kan gennemføre samtalen i hjemlige rammer, og det kan være nemmere at have en pårørende med," siger oversygeplejerske Pia Dybdal fra Gynækologisk Obstetrisk Afdeling D på OUH.
I 2019 stod afdelingen over for et politisk krav om, at en del af konsultationerne med afdelingens patienter fremover skulle foregå som videokonsultationer.
Begyndte helt fra bunden
Afdelingen valgte at fokusere på patienter med endometriose (en smertefuld lidelse i underlivet, red.) gav sig i kast med at udvikle et koncept – en læringsplatform – for lynimplementering af videokonsultationer i klinisk praksis.
Læringsplatformen har siden været anvendt til implementering af videokonsultationer til andre patientgrupper på Afdeling D, og andre afdelinger på OUH har ladet sig inspirere af metoden.
"Vi havde ingen erfaringer med videokonsultationer i forvejen og begyndte helt fra bunden. Vi besluttede, at konsultationerne skulle implementeres således, at de blev en succes for både patienter og personale og ikke gik ud over kvaliteten i patienternes forløb," forklarer Pia Dybdal.
Kulturel modstand og usikkerhed
På den baggrund blev der nedsat et tværfagligt forbedringsteam, som arbejdede med at identificere behov og designe rammerne for lynimplementering af videokonsultationer.
"Man kan ikke uden videre indføre videokonsultationer, for så lykkes det ikke. Man er nødt til at arbejde systematisk med flere elementer forud for implementeringen," siger Pia Dybdal og fortsætter:
"Nogle medarbejdere kan have en kulturel modstand, når de skal ændre på det, de har været vant til, og flere kan også være usikre på teknikken. Men hvis vi styrker en personalegruppe til metoden, så de oplever videokonsultationer som noget positivt, vil det blive spejlet til både patienter og andre personalegrupper."
Forberedelse og læringsplatform
Forbedringsteamet omfattede læger, lægesekretærer, sygeplejersker, en udviklingssygeplejerske og også en af patienterne med endometriose.
Sammen arbejdede de med at udvikle konceptet for implementering, som består af både en forberedende proces og selve læringsplatformen.
"Den forberedende proces omfatter blandt andet valg af digital platform - i dette tilfælde 'Mit Sygehus', opbygning af kalender- og bookingsystem og udarbejdelse af spørgeskemaer og informationsmateriale til patienter," fortæller udviklingssygeplejerske Maria Monberg Feenstra, som var en del af teamet.
Værdifuldt at have patienter med
Et centralt element i den forberedende proces var det såkaldte PRO-spørgeskema, som patienterne udfyldte på forhånd. Skemaet indeholder både sygdomsspecifikke spørgsmål og spørgsmål om patienternes hverdagsliv. Det bruges som et støtteværktøj til visitation og ligeledes under selve videokonsultationen.
At have en repræsentant for patienterne med på holdet viste sig også at være væsentligt for processen.
"Patientrepræsentanten var med til at kvalificere indholdet i fx spørgeskemaer og patientinformation. Det var meget værdifuldt, men også nyt for medarbejderne at have en patient med i udviklingsarbejdet," siger Maria Monberg Feenstra.
3 gode råd til implementering af videokonsultationer
I hele planlægningsfasen fik Gynækologisk Obstetrisk Afdeling D på OUH hjælp fra konsulentvirksomheden Sundhedsekspressen ApS, som har stor erfaring med implementering og brug af videokonsultationer.
Virksomheden drives af Else-Marie Lønvig og Lene Sjöberg, som begge er erfarne sygeplejersker og certificerede trænere i motivationssamtalen. Sammen har de udviklet konceptet 'Takt og tone i telemedicin', som blev anvendt i det virtuelle live ambulatorium på OUH.
Sundhedsekspressen oplever, at implementering af videosamtaler, indebærer en række udfordringer i sundhedsvæsenet.
"Patienterne er typisk ret parate, mens medarbejderne kan have stor modstand i begyndelsen. De synes, at det er ubehageligt og fremmed for dem at sidde foran en skærm og tale med patienten og foretrækker telefonen, som er velkendt. Det allervigtigste i implementeringsprocessen er derfor at få medarbejderne - og i første omgang ledelsen - motiveret," siger Else-Marie Lønvig.
Sundhedsekspressen har undervist og trænet personale i flere forskellige organisationer i sundhedsvæsenet. Det er deres erfaring, at implementering kræver en grundig, systematisk tilgang og også et efterfølgende fokus for at fastholde den nye praksis.
"Implementeringen er kompleks, og det er et kontinuerligt arbejde. Når vi er gået som konsulenter, skal der fortsat være fokus og opbakning fra ledelsen. Under coronaen begyndte mange at bruge videokonsultationer uden at være klædt på til det, og efter den første bølge faldt de hurtigt tilbage til at gøre, som de plejer," siger Lene Sjöberg.
3 gode råd fra Sundhedsekspressen:
1. Få ledelsen på banen med det samme. Ledelsen skal motiveres og dedikere sig til at køre processen og prioritere forløbet i afdelingen. Så skal medarbejderne nok komme med, når de bliver inddraget i forløbet.
2. Forbered jer grundigt. Det kan se let ud at gå over til videokonsultationer, når man har set andre gøre det. Men man skal forberede implementeringen grundigt, og man kan ikke springe noget over i processen. Der kan være behov for ekstern hjælp til at gennemføre projektet.
3. Hold fast og genstart. Der er flere eksempler på, at det kan være svært at fastholde brugen af videokonsultationer, fordi det er nemt for personalet at gå tilbage til gamle vaner. Det kan derfor blive nødvendigt at bruge ressourcer på at fastholde og 'genstarte' efter noget tid efter implementeringen.
Virtuelt live ambulatorium
Da den forberedende proces var på plads, fulgte selve læringsplatformen, der var udformet som et virtuelt live ambulatorium og foregik over to dage med undervisning af klinikere første dag, mens den anden dag blev brugt til at træne klinikere og patienter.
De to dage blev gennemført i samarbejde med konsulentvirksomheden Sundhedsekspressen, som er eksperter i patientsamtaler og videokonsultationer.
"De to konsulenter havde godt kendskab til formålet og metode, og var undervejs i hele processen behjælpelig med sparring," siger Pia Dybdal.
Et trygt læringsrum
I forløbet var der foruden håndtering af teknikken fokus på, hvordan man sætter en ramme for samtalen og afstemmer forventninger.
Umiddelbart efter videosamtalen blev konsultationen evalueret ved hjælp af et reflekterende team af kolleger og en konsulent. Patienterne deltog også i evalueringerne af samtalerne.
"Det virtuelle live ambulatorium gav os rigtigt meget viden til det videre forløb. Det var et trygt læringsrum, hvor vi kunne træne sammen og give hinanden feedback på, hvordan vi taler med patienter i en videokonsultation. Og det var med til at sikre, at vi også havde patienterne med om bord - at de også var klar til at bruge videoløsningen," fortæller Maria Monberg Feenstra.
Læs, stjæl, fortæl 2
Udbredt til andre patientgrupper
I alt blev 45 patienter visiteret til videokonsultation i forløbet. 26 af dem takkede ja til tilbuddet, mens to meldte afbud på dagen. Der blev derfor i alt gennemført 24 videokonsultationer, og både patienter og personale evaluerede videokonsultationerne med høj tilfredshedsscore.
Videokonsultationer er i dag en fast del af tilbuddet til endometriosepatienter, og Afdeling D har udbredt videokonsultationer til andre patientgrupper ved hjælp af lynimplementering efter samme koncept.
Erfaringerne med læringsplatformen er endvidere blevet brugt i forbindelse med etablering af et kursus i videokonsultationer på OUH.
Inspiration til OUH-kursus
Kurset er udviklet af Center for Forskning i Patientkommunikation i et samarbejde med simulationscentret SimC. Hospitalet tilbyder i dag dette kursus til medarbejdere på alle afdelinger, som planlægger at gå i gang med at bruge videokonsultationer.
Kurset består af digital læring i 3-4 moduler á 10-15 minutter, som efterfølges af 4 timers simulationstræning.
"Som afdeling er vi ret stolte af det koncept, vi har udviklet til implementering af videokonsultationer. Mange andre afdelinger på OUH og i flere regioner har vist interesse for konceptet, og OUH's kursus i videokonsultationer er stærkt inspireret af vores læringsplatform," siger Pia Dybdal.
Læringplatformen til succesfuld implementering af videokonsultationer var indstillet til NYT SAMMEN BEDRE-prisen i 2021.
VIL DU VIDE MERE?
Du er velkommen til at kontakte:
Pia Dybdal, oversygeplejerske, Gynækologisk Obstetrisk Afdeling D, OUH, på tlf. 40 43 33 66 eller mail: [email protected]
Maria Monberg Feenstra, udviklingssygeplejerske og Ph.d.-studerende, på tlf. 24 84 87 80 eller mail: [email protected]