Lad det være sagt med det samme: Der sker faktisk ret meget spredning af innovation i den offentlige sektor.
Tre ud af fire offentlige innovationer er baseret på genbrug.
Det viser tal fra Innovationsbarometeret – den nationale statistik over offentlig innovation, som CO-PI udgiver med Danmarks Statistik.
Ingen tvivl – spredning er vigtigt
Det er heller ingen tvivl om, at det er vigtigt:
- Når vi genbruger andres løsninger, kan vi spare udviklingsomkostninger, springe blindgyderne over og komme hurtigere frem til effekten.
- Når vi deler vores egne løsninger med andre, kan vi bruge de andres erfaringer med at tilpasse og implementere løsningen til at gøre vores egen løsning endnu bedre.
- Alle får mere for skattekronerne når offentlige og private arbejdspladser hjælper hinanden med at skyde genvej til innovation, i stedet for parallelt at udvikle løsninger på de samme problemer.
Enslydende barrierer
Alligevel går mange rundt med en oplevelse af, at spredning af innovation sker for lidt og for langsomt.
Mange har eksempler på konkrete løsninger, der trods potentiale ikke er blevet spredt. På kommuner, regioner og statslige arbejdspladser, der ikke deler deres gode innovationer – og er tilbageholdende med at genbruge andres.
I 10 år har vi talt om de samme barrierer: Not Invented Here-syndromet, manglende incitamenter til spredning, en kultur, der mest hylder nyudvikling osv.
Spørgsmålet er: Hvordan kommer vi videre?
Del det der dur – og stjæl med stolthed
I 2024 sætter CO-PI gang i en række konkrete indsatser, der skal styrke spredning af innovation mellem offentlige arbejdspladser.
I den anledning vil vi slå et slag for det, der allerede virker: Vi har en Spredningsguide, vi har gode eksempler, og vi har masser af viden.
Spredningsguiden
Vi vil også anerkende, at arbejdet langt fra er slut.
For at skyde samtalen i gang stiller vi samme spørgsmål til fem aktører, der har været en del af feltet i alle 10 år:
- Specialisten: Majken Præstbro, innovationsspecialist og ekspert i spredning af innovation, CO-PI
- Forskeren: Kjell Arne Røvik, professor ved Tromsø Universitet og en af Europas førende forskere i spredning af innovation
- Kommunalpolitikeren: Merete Due Paarup, byrådsmedlem, Kolding Kommune, og formand for bestyrelsen, Designskolen Kolding
- Regionsrådspolitikeren: Henrik Gottlieb Hansen, regionsrådspolitiker og formand for Udvalget for Bæredygtighed, Teknologi og Anlæg,
Region Midtjylland - Innovationskonsulenten: Morten Kisendal Fabricius, innovationskonsulent, Gentofte Kommune
Fakta: Spredning af offentlig innovation?
Spredning handler om at dele og genbruge innovative løsninger. En innovation er spredt, når en løsning, der er udviklet, implementeret og har skabt værdi ét sted efterfølgende tages i brug og skaber værdi et nyt sted.
Løsningen kan enten kopieres direkte fra ét sted til et andet, den kan anvendes i en tilpasset form, eller den kan inspirere til ny udvikling et andet sted. Spredning er først sket, når løsningen er implementeret, og adfærden er ændret det nye sted.
Specialisten: "Vi glemmer at fortælle højt, når vi bliver inspireret af andres løsninger"
Majken Præstbro, innovationsspecialist og ekspert i spredning af innovation, CO-PI
Hos CO-PI har vi netop i disse dage 10 års erfaring med at hjælpe politikere, ledere og medarbejdere i den offentlige sektor med at innovere – og det indebærer både at inspirere til innovation og sprede den. Særligt på spredningsområdet har vi gennem årene understøttet, at offentlige organisationer deler viden med hinanden og genbruger løsninger. For så får vi alle sammen mere for skattekronerne.
Den gode nyhed er, at den mest almindelige form for innovation i den offentlige sektor i dag er genbrug af andres løsninger. Vores nyeste tal viser, at når offentlige arbejdspladser tager en ny løsning i brug, har de i blot 16 procent af tilfældene fundet på den helt selv. Resten er genbrug – enten i form af lokale tilpasninger af løsninger, der er udviklet andre steder (56 procent) eller kopier af andres løsninger (19 procent).
Vi hører bare ikke så meget om det. For vi ser en tendens til, at offentlige arbejdspladser helst vil fortælle om innovationer, når de selv har udviklet dem – og glemmer at prale med andres løsninger, som de har taget i brug. Enten tager vi os ikke tiden til at dele videre, eller det fortaber sig i tågerne, hvor ideen egentlig kom fra. Derfor har vi dedikeret en fase i Spredningsguiden til at høste erfaringerne og fortælle historien færdig.
Vi oplever i dag en god opbakning blandt kommunalpolitikerne til at arbejde med at kigge ud i verden og finde gode løsninger der, man kan tage med hjem. Mange er nysgerrige, åbne og har en scannende tilgang til at orientere sig om genbrug af andres innovationer via faglige, lokale og sociale medier samt formelle og uformelle dialoger i forskellige netværk.
Der, hvor jeg mener, vi har et stykke arbejde foran os, er ved at skabe bedre rammer og vilkår for spredningen. Medarbejdere og ledere skal belønnes for at hente ny inspiration med hjem og indgå i spredningssamarbejder med andre. Det duer ikke, hvis du bliver belønnet for at sidde og putte med din viden, eller der på andre måder ikke skabes tid, rum og incitamenter til at dele din viden og dine ideer med andre også uden for arbejdspladsen.
Og så er spredning noget, vi kan blive endnu dygtigere til. Manglen på kompetence her kan være en væsentlig barriere for spredning. Det handler om at kunne tale et fælles sprog om innovation og spredning, og det handler om at blive mere systematisk og struktureret i arbejdet med at dele egne løsninger og genbruge andres. Helt konkret handler det om at kunne sætte ord på og vise den forskel og værdi, innovationen har skabt og om at fortælle lige præcis det, de andre har brug for at vide.
Det er ledernes ansvar at sætte rammerne, skabe incitamenter og sørge for, at medarbejderne har de rette kompetencer. Det er ikke gjort ved at sende medarbejderne på et kursus i spredningskompetence. Her må man åbne for besøg på og af andre arbejdspladser, deltage i netværk og skabe rum for at prøve nye ting af – også selvom de viser sig ikke at passe ind.
Fakta: Majkens gode råd
- Det er ikke altid muligt at kopiere andres innovationer 1-1. Derfor gør vi hos CO-PI meget ud af i sparringen med ledere og medarbejdere at tilbyde dem et sprog samt viden og redskaber til at tilpasse andres løsninger til egen praksis. Det kræver ofte en dyb forståelse for den kultur, de medarbejdere, borgere og alle de processer og normer, man har ude på den enkelte arbejdsplads. Selv de helt indlysende løsninger har ikke en chance, hvis de ikke passer ind i det, man gør i forvejen, og de systemer, man har.
- Tavs viden i organisationer kan være en barriere for spredning af løsninger fra ét sted til et andet. For den kan være svær at hive ud af hovedet og kroppen på hinanden. For at kunne forstå den kontekst, den oprindelige innovation er skabt i, må vi derfor prøve at arbejde med den på egen krop. Prøv fx at besøge hinanden og arbejd sammen, som om I var i praktik eller ny medarbejder hos dem, der udviklede innovationen. Så er den nemmere at tage med hjem og indføre.
- Vi ved også fra vores arbejde med innovation i praksis samt vores målinger, at mange offentlige arbejdspladser kan blive meget bedre til at innovere, hvis de får hjælp til at genbruge hinandens løsninger. Derfor står CO-PI til rådighed med vores ekspertise om offentlig innovation, og vi vil gerne være bindeled mellem de arbejdspladser, der allerede har succes med nye løsninger, og de, der kan lære af dem.
- Gå kun i gang med at indføre en ny løsning, hvis I har kræfter og tid til det. Omvendt skal I heller ikke afvise nye ideer, blot fordi de er uoverskuelige og ikke opfundet hos jer (not invented here). For at kunne vurdere, om en interessant løsning vil bidrage med værdi og nytænkning hos jer, anbefaler vi hurtigt at prøve den af. På den måde kan I forholde jer mere nøgternt til ideen og kan afvise eller gå videre med den på et mere solidt grundlag. Test af, om I vil opnå en bedre opgaveløsning med den nye innovation. Om I får en bedre relation med borgerne, får hænderne til at strække længere eller hvad I måtte have behov for. Det rent tekniske skal leverandørerne nok huske at teste.
- Når vi har indført noget nyt, skal vi huske at fjerne det, der står i vejen for innovationen. Aflære de gamle rutiner, opdatere strategier og systemer, fortælle alle om den nye måde at arbejde på og i det hele taget hjælpe innovationen med at blive langtidsholdbar.
Kommunalpolitikeren: "Viden om nye løsninger skal flyde bedre"
Merete Due Paarup (RV), byrådsmedlem, Kolding Kommune, og formand for bestyrelsen, Designskolen Kolding
Som kommunalpolitiker oplever jeg, at det er svært at trænge igennem med gode ideer, der kommer fra andre kommuner. Hvis jeg via netværk i KL har hørt om en god løsning og spørger i vores embedsværk, om vi ikke kan gøre det samme, så præsenteres jeg typisk for en masse grunde til, at det ikke kan lade sig gøre.
Måske har jeg blinde vinkler som politiker, men jeg synes jo bare, man skal sætte i gang.
Jeg synes ikke, at vi er blevet meget bedre til at sprede innovation gennem de sidste 10 år. Alle kommuner har en idé om, at de er unikke og selv skal opfinde den dybe tallerken. Kommunerne kører deres egne pilotprojektforsøg, selv om værdien af en ny teknologi allerede er veldokumenteret.
For at løse problemet er der brug for at få viden om nye løsninger til at flyde bedre. Der kunne være faglige netværk eller et udviklingsboard – måske i KL-regi, hvor man inden for forskellige områder identificerer de bedste løsninger og laver en model for at implementere løsningerne i andre kommuner.
Og så skal der måske være en incitamentsordning, hvor staten belønner kommuner for at genbruge gode løsninger, fx ved at give midler til efteruddannelse af medarbejdere. I stedet for at finansiere endnu flere pilotprojekter om samme løsning.
Forskeren: "Vi skal styrke kultur, struktur og kompetencer"
Kjell Arne Røvik, professor ved Tromsø Universitet og en af Europas førende forskere i spredning af innovation
Selvfølgelig er der steder, vi har rykket os. Vores sprog om innovation – og spredning af innovation – er blevet modnet. Vi har fået en fælles erkendelse af spredning som noget vigtigt, og den erkendelse findes i både det administrative og det politiske lag. Så noget er der sket på 10 år.
Én ting er at fremelske den kreative kraft, der skal til for at skabe innovationer. Lige så vigtigt er det dog at være optaget af betingelserne for at kunne sprede dem. Her ligger stadig et stort arbejde foran os. For spredning af innovation sker så absolut ikke af sig selv.
Der er otte barrierer, som kan gøre det særligt svært at sprede offentlig innovation. Det er nogle af de barrierer, vi stadig taler om. Og som vi fortsat skal være opmærksomme på, hvis vi skal blive bedre til spredning af innovation.
Nogle handler om kultur. Idéen om, at innovatøren (den som opfinder) er finere end imitatoren (den som genbruger). Not Invented Here-syndromet, som refererer til en psykologisk, menneskelig mekanisme, som gør, at medlemmer af en organisation har en tendens til at favorisere og holde på egne løsninger. Selv i tilfælde, hvor det er åbenbart, at nye løsninger, som kommer udefra, er bedre end ens egne 'home-made solutions'.
Andre handler om struktur. Det kan være manglende tilskyndelser eller incitamenter i offentlige organisationer til at genbruge andres innovationer frem for at nyudvikle egne. Eller en helt prosaisk og simpel årsag: mangel på tid i den modtagende organisation til at sætte sig ind i – og lære om – den innovation, som skal implementeres.
Endelig handler nogle om kompetencer. Den besværlige oversættelse af en innovation og den praktiske virkelighed, innovationen lever i. Det kræver gode oversættelseskompetencer at levere god oversættelse af god praksis fra én offentlig arbejdsplads, så den genskabes og opnår god effekt på en og allerhelst mange andre offentlige arbejdspladser.
Det er vanskeligt at sprede løsninger, der er dybt indlejret i komplekse virkeligheder – i modsætning til fysiske genstande med en manual. Mange innovationer i den offentlige sektor er immaterielle løsninger og mere eller mindre tydeligt beskrevet. De er selvsagt sværere at sprede end et simpelt produkt.
Hvis vi for alvor skal rykke os, kræver det, at vi styrker kultur, struktur og kompetencer. Der skal være større strukturel tilskyndelse og incitamenter til at genbruge andres løsninger frem for at udvikle egne. Der skal opbygges stærkere kompetencer i at oversætte og implementere. Og vi skal hylde imitatoren lige så meget, som vi hylder innovatøren.
Regionsrådspolitikeren: "Vi skal anspore til at bruge andres løsninger"
Henrik Gottlieb Hansen (A), regionsrådsmedlem og formand for Udvalget for Bæredygtighed, Teknologi og Anlæg, Region Midtjylland.
I regionen er det patienterne her og nu og den daglige drift på hospitaler og afdelinger, der har førsteprioritet. Når der skal gøres plads til at implementere ny innovation, kræver det derfor en særlig indsats.
Vi kan blive endnu bedre til at sprede innovation og gode løsninger, hvis der er klare arbejdsgange og et set-up for at levere gode løsninger videre til andre.
En mulighed kan være, at de centrale funktioner i regionen bliver endnu bedre til at hjælpe klinikken med det. Den enkelte afdeling kan ikke skabe sådan en systematik selv. Man kan også se på, om nogle løsninger bør besluttes oppefra som skal-opgaver. Så noget innovation er frivillig, mens andet er noget, man er forpligtet til at implementere.
Vi har faktisk gode eksempler på, at vi kan lykkes med at implementere noget i stor skala. I Region Midtjylland er det fx appen 'Forløbsguiden', som virksomheden Emento har udviklet i samarbejde med klinikken. I dag er Forløbsguiden taget i brug i mange afdelinger på vores hospitaler. Med appen kan patienten kommunikere med afdelingen og omvendt.
Jeg tror, vi er lykkedes, fordi vi har haft et godt og åbent virksomhedssamarbejde. Vi har fra centralt hold hjulpet med at rydde databarrierer og andet af vejen, og så er der lavet et godt set-up for at få det implementeret på tværs af specialer og patientgrupper.
Hvis vi skal have endnu mere spredning af offentlig innovation i Danmark, er det vigtigt at have fokus på tre ting: incitament, økonomi og et nationalt perspektiv.
Der skal tænkes meget mere i, hvordan vi ansporer til mere innovation og til at bruge andres løsninger – både lokalt, regionalt og nationalt. Der skal være et incitament, både for den afdeling, der succesfuldt har udviklet og implementeret en løsning, og i lige så høj grad for dem, der skal tage andres løsninger til sig.
I forhold til økonomi vil det måske kræve et opgør med strikse årsbudgetter på hospitalerne. Gevinster af investeringer ses jo ofte ikke fra dag et. Der må være store potentialer for både patienter, medarbejdere og ikke mindst økonomi, som ikke indfries, fordi der ikke er råd til at investere på den korte bane.
Vi mangler også en national model – både til at sprede løsninger, men også så en afdeling kan beregne konsekvenserne af at tage nye løsninger til sig, uanset om løsningen kommer fra nabohospitalet eller et helt andet sted.
Innovationskonsulenten: "Vi skal bruge sproget til at tage næste skridt"
Morten Kisendal Fabricius, innovationskonsulent, Gentofte Kommune. Står bl.a. for at drive konkrete innovationstiltag.
Vi taler stadig på samme måde om spredning af innovation i den offentlig sektor, og barriererne er mere eller mindre de samme, oplever jeg.
De centrale barrierer er kulturelle. Det store paradoks og udfordringen er, at innovationen skal ske parallelt med den daglige drift. Uanset om det er implementering af en eksisterende innovation eller noget nyt, der skal udvikles, så kræver det 'slack'.
I en presset hverdag kræver det stor dedikation at sprede innovation, og det er relativt let for den enkelte arbejdsplads at finde argumenter for ikke at have overskuddet. Mit indtryk er faktisk, at tankerne om 'not invented here' fylder mindre, end vi umiddelbart tror. Borgeren vil altid have højeste prioritet, og dermed bliver innovation til for de få dedikerede med overskud.
Der er kommet mere pres på behovet for innovation. Det er for de fleste blevet tydeligt, at verden er endnu mere foranderlig og usikker, end vi nok gik og bildte os selv ind. Efter coronakrisen er det gået op for os, at medarbejdernes individuelle behov og ønsker fylder mere og mere. Og så er der bevægelser som F.I.R.E. og quiet quitting oveni. Medarbejderne er blevet tydeligere om, hvad de forventer af deres arbejdspladser, og derfor bliver behovet for innovation også tydeligere. Der er så at sige kommet mere pres på.
Vi skal bruge sproget til at tage næste skridt. Hvis vi skal øge spredningen af offentlig innovation, tror jeg, vi skal udvide den måde, vi taler om spredning af innovation på. Det kommer nemt til at lyde meget instrumentelt, når vi taler spredning. 'Vi skal stjæle med stolthed', kopiere og tilpasse. Fokus på spredning af innovation kommer let til at lyde som en copy paste opgave og implementeringsopgave.
Vi skal kunne forestille os en anden virkelighed. Jeg tror grundlæggende, at vi skal overveje at starte et andet sted. Vi er som mennesker sanselige væsner. Og det, der kommer til at stå i vejen, bliver den manglende evne til at forestille sig en anden virkelighed, end den vi agerer i, samt forestillingen om vejen til noget nyt, fx 4-dages arbejdsuge som pædagog. Det bliver for utydeligt, hvordan man kan komme fra nutid til fremtid og uoverskueligt, hvad det kræver. Det er her spredningen stopper.
En måde at komme videre med spredning af innovation er at bruge metaforer og billeder. I mit arbejde som innovationskonsulent kan jeg se, at det fungerer godt at bruge metaforer og billeder som en måde til at hjælpe at forestille sig vejen til en løsning. Taler vil på organisationsniveau, og hvorfor spredningen går langsomt, kan vi forsøge at forstå spredning med afsæt i metaforer fx mælkebøtten. Den sætter sine frø, men det er vinden, der blæser dem ud. Hvor, de lander, er tilfældigt. Og hvis de lander i den bløde jord, hvor de kan spire, kommer der nye mælkebøtter. Hvis de lander på den hårde asfalt, sker der intet.
Hvad er den bløde jord lig med i en organisatorisk kontekst? Og hvad er vinden?