Sådan forholder kommunerne sig til Copilot og ChatGPT

I Aarhus Kommune har man nedsat en særlig taskforce til at belyse spørgsmål og faldgruber ved generativ AI. 

I Haderslev Kommune arbejder en styregruppe for digital fremtid med at skabe grundlag for medarbejdernes brug af generativ AI i opgaveløsningen.  

I Sønderborg Kommune kører man små kursusforløb, hvor medarbejderne på halvanden time får viden om, hvordan de kan anvende generativ AI og skrive de bedste prompts. 

Ledere og medarbejdere i danske kommuner er i fuld gang med at afprøve mulighederne i generativ AI som et værktøj, der kan understøtte løsningen af en række opgaver. 

Alle forholder sig til generativ AI

Svarene viser, at kommunerne griber muligheder og udfordringer ved generativ AI an på forskellig vis, men i alle 10 kommuner forholder man sig til de nye teknologiske muligheder og har indført retningslinjer for medarbejdernes brug af tjenester baseret på generativ AI.

De 10 kommuner har ikke tal på, i hvor høj grad medarbejderne anvender generative værktøjer som Copilot eller ChatGPT i deres arbejde. Generelt vurderer de fleste kommuner, at medarbejderne kun anvender værktøjerne i begrænset omfang. 

For eksempel siger Klaus Bjørn Larsen, specialkonsulent, Roskilde Kommune:

"Vi ved, at enkelte medarbejdere bruger ChatGPT som assistent til diverse opgaver, men det er ikke voldsomt udbredt." 

Generativ AI bruges til en lang række opgaver

I de tilfælde, hvor medarbejderne anvender de generative AI-tjenester, bruges de blandt andet til udkast, sparring og inspiration til tekster. Det kan for eksempel være til e-mails, sagsfremstillinger, taler, mødereferater, stillingsannoncer eller opslag på sociale medier. 

Herudover anvendes tjenesterne også til opsummering af indholdet i en tekst, korrekturlæsning og oversættelser.

Nogle medarbejdere bruger også tjenesterne til at generere billeder, diagrammer og PowerPoint-præsentationer eller som en sparringspartner til Excel-kodning og andet kodearbejde.

Copilot er det primære værktøj

I flere af kommunerne har medarbejderne adgang til Copilot via browseren i Microsoft 365, og i disse kommuner er det primært dette værktøj, der bruges – og er tilladt at bruge. 

For eksempel har man Sønderborg Kommune valgt, at det er Copilot, medarbejderne skal anvende frem for værktøjer, som ligger åbent tilgængelige på internettet som ChatGPT og Midjourney.

"Ved at anvende Copilot gennem browseren i Microsoft 365 sikrer vi, at medarbejderne arbejder i et beskyttet miljø, som ligger inden for vores tenant, og hvor vores data ikke bliver brugt til træning af sprogmodellen," siger Jesper Schmidt, digitaliseringskonsulent, Sønderborg Kommune.

Løbende udvikling – og tilpasning af retningslinjer

Nogle af de 10 kommuner arbejder dog ikke med Microsoft 365, og i disse kommuner er det primært ChatGPT, medarbejderne bruger, når de giver sig i kast med generativ AI.

Hvorvidt man skal anbefale medarbejderne at bruge den ene eller anden tjeneste, er noget kommunerne må forholde sig til løbende i lyset af den hastige teknologiske udvikling inden for kunstig intelligens. Det fremgår blandt andet af svarene fra Aalborg Kommune. 

I Aalborg indførte man først en åben politik omkring brug af ChatGPT og lignende tjenester for at afprøve teknologien. Politikken blev understøttet af et sæt fælles anbefalinger for alle medarbejdere i kommunen. 

Navigere i et område, der drøner afsted

Da Microsoft lancerede Copilot, ændrede Aalborg Kommune sine retningslinjer og anbefalede medarbejderne kun at bruge Copilot af hensyn til GDPR og sikkerhed.

Senest har Aalborg Kommune revideret retningslinjerne, hvor man igen bløder lidt op i forhold til de åbne tjenester – dog under hensyn til de generelle krav og kriterier, der skal leves op til for at anvende løsningerne.

"Forløbet viser, at det her område drøner afsted, og som stor organisation skal vi finde ud af at navigere i det, uden at vi risikerer at være i konflikt med databeskyttelsesforordningen eller andre offentligretlige regler, eller stå i situationer, hvor der er manglende hjemmelsgrundlag," siger Niels Højdahl Pedersen, specialkonsulent, Digitaliseringsenheden, Aalborg Kommune.

Haderslev har grebet AI systematisk an

Haderslev er en af de kommuner, der har grebet implementeringen af generativ AI meget systematisk an. 

I digitaliseringsafdelingen blev man efter lanceringen af ChatGPT og andre åbne AI-tjenester opmærksom på, at en del medarbejdere af sig selv begyndte at afprøve mulighederne i de gratis værktøjer. 

Der var derfor behov for dels retningslinjer for brug af tjenesterne og dels en dybere undersøgelse og analyse af muligheder og faldgruber ved brug af generativ AI i kommunen.

Bred tilgang og grundig udforskning

Opgaven blev lagt i hænderne på kommunens styregruppe for digital fremtid. Den arbejder dels med informationssikkerhed og dels med digital transformation, som kunstig intelligens hører ind under. 

"Vi vidste ikke nødvendigvis på forhånd, hvad vi ville bruge generativ AI til, eller hvordan det ville blive brugt. Så vi har været nødt til at tænke bredt, og vi har brugt lang tid på at udforske, hvad generativ AI kan," siger Jette Skriver, Jette Skriver, projektleder, Haderslev Kommune.

Arbejdet i styregruppen førte til en beslutning om udelukkende at anvende Copilot i Haderslev Kommune, og man besluttede samtidig at rulle implementeringen af Copilot ud etapevis i de forskellige forvaltninger.

"Hver forvaltning har forskellige digitale modenhedsniveauer, og der kan være andre projekter, som har indflydelse på, hvornår man gerne vil gå i gang med Copilot. Det har været vigtigt for beslutningstagerne, at de har kunnet føle sig trygge i at slippe Copilot løs til deres medarbejdere," siger hun.

Pilotprojekt om udvidet Copilot-løsning

I forbindelse med implementeringen har man gennemført orienteringsmøder i afdelingerne om, hvordan man kan bruge generativ AI.

Møderne er blevet gennemført som hybridmøder og optaget på video, så alle medarbejdere får mulighed for at blive orienteret. 

Sideløbende med udrulningen af Copilot i Edge-browseren kører man i Haderslev et pilotprojekt om Copilot til Microsoft 365, hvor en udvalgt gruppe af medarbejdere gennem prøvehandlinger tester mulighederne for at anvende generativ AI i de forskellige Microsoft-værktøjer som Word, Excel, PowerPoint osv. 

AI-taskforce opsamler og deler viden i Aarhus

I Aarhus Kommune besluttede man allerede i maj 2023 at nedsætte en digital taskforce til at belyse brugen af ChatGPT og lignende tjenester nærmere. 

Taskforcen består af medarbejdere, der arbejder med blandt andet data, digitalisering og udvikling på tværs af alle magistratsafdelinger i kommunen. 

AI-taskforcen har i første omgang arbejdet meget med awareness og kompetencer i forhold til den enkelte kommunale medarbejders anvendelse af generativ AI, men den arbejder også i bredere forstand med mulighederne for at anvende kunstig intelligens i Aarhus Kommune.

"AI-taskforcen er en hub for opsamling og videndeling om konkrete tiltag og projekter om kunstig intelligens generelt på tværs af organisationen," siger Lone Juric Sørensen, chef for Fælles IT og Digitalisering, Aarhus Kommune.

"Taskforcen består af nøglepersoner, som har et medansvar for at samle op på, hvad der foregår i deres egen afdeling i forhold til kunstig intelligens og dele deres viden og erfaringer på tværs. Det skal blandt andet hjælpe til at sprede og skalere de gode løsninger i kommunen," fortæller hun.

Større AI-analyse skal give helhedsblik

AI-taskforcen bidrager også med viden til en større AI-analyse, som Aarhus Kommune netop har offentliggjort.

"Med analysen har vi skabt et helhedsblik, der afdækker forskellige perspektiver omkring kunstig intelligens: Potentialer, barrierer, rammer for anvendelse, infrastruktur, etik, demokratisk forankring og så videre," siger Lone Juric Sørensen.

Kunstig intelligens bliver i det hele taget et område, som Aarhus Kommune kommer til at give ekstra opmærksomhed i flere år fremover.

"Det er en teknologi, der har et meget stort potentiale og kan blive omvæltende for både medarbejdere og borgere, og samtidig er der store etiske dilemmaer og juridiske udfordringer forbundet med det. Kunstig intelligens er ikke bare en ny teknologi på lige fod med andre teknologier."