Københavns Kommune på studietur til LEGO: Læring over løsning

Kan en kommune lære noget af en stor, global virksomhed, når det gælder innovation? Og kan de to organisationstyper overhovedet sammenlignes?

Ja, lyder svaret fra Københavns Kommunes Sundheds- og Omsorgsforvaltning efter et studiebesøg hos LEGO.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen vandt i maj 2021 CO-PI’s Publikumspris for deres digitale løsning, Vikar App, som gør arbejdsgangen med at bestille og oprette vikarer i fagsystemerne billigere, mere effektiv og mere sikker.

Hvorfor LEGO?

Præmien var en studietur til en inspirerende og innovativ organisation efter eget valg. Valget faldt på LEGO i Billund, og det var ikke kun fordi, der blandt prisvinderne gemte sig LEGO-entusiaster:

"Vi valgte LEGO, fordi det er stor, international virksomhed. Deres hverdag er langt fra den offentlige sektors hverdag, men vi kan jo se, at de er supergode til innovation og til at skabe nye, relevante og kreative produkter. Så for os i Københavns Kommune kunne det være spændende at få et indblik i, hvordan en organisation som deres arbejder med innovation versus vores."

Sådan lød det fra Johannes Leidesdorff-Madsen, afdelingsleder i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF), Københavns Kommune og projektejer for Vikar App'en.

En tur igennem historien

Prisvinderne startede dagen med en tur igennem LEGO's historie med en unik udstilling gemt i virksomhedens oprindelige hovedbygning, hvor grundlægger og snedker Ole Kirk Christiansen i 1932 startede sin legetøjsforretning.

Dengang blev legetøjet fremstillet af træ, men med øget efterspørgsel på træmaterialer øjnede han muligheden for at innovere sit produkt og eksperimentere med plastik, på trods af at det var dyrt, nyt og ikke eftertragtet på markedet.

Ole Kirk Christiansen var kendt for at tage chancer og har flere gange i sit liv lagt ruten om og satset på nye idéer. Modet til både at lære og fejle er en af de værdier, der også i dag skaber grundlaget for virksomhedens kultur og innovationsarbejde.

Værdier som stærkt kompas

Den visuelle formidling af virksomhedens historie og værdier, herunder kreativitet, læring og fantasifuldhed, gav anledning til refleksion hos de besøgende:

"At deres værdier lever på den måde, tror jeg hænger sammen med, at de kan blive ved med at være så innovative. Fordi de alle har et stærkt kompas eller klart pejlemærke om: Hvor er det vi er henne, og hvor er vi på vej henad?", sagde Johannes Leidesdorff-Madsen og fortsatte:  

"Det må også gøre det nemt at holde egne personlige holdninger op mod de værdier, der er i virksomheden. Det virkede meget stærkt og inspirerende på mig."

Velkendte innovationsprocesser

LEGO arbejder systematisk med innovation i en intern task force. Konsulenterne bevæger sig ud til de forskellige afdelinger, lytter til deres problem, udforsker behovet og kommer i samarbejde frem til mulige løsninger, de kan teste. De enkelte afdelinger har herefter selv ansvaret for at udvikle og implementere, men enheden supporterer undervejs.

Lotte Raun, Senior Experience Designer hos LEGO, var vært for studiebesøget og havde arrangeret et møde med en garvet innovatør i LEGO, Søren Lethin, Concept Director.

Søren Lethin har været i LEGO i 30 år, og han fortalte om virksomhedens tilgang til innovation, designtænkning, brugerinddragelse mm.

"I LEGO-teamet arbejder de ud fra den klassiske Double Diamond-model (se model herunder), der bruges til kreative og innovative processer. Det er en klassiker, men det fungerer. De virker dog væsentligt skarpere på ikke at hoppe til anden halvdel af diamanten (udvikling og implementering) før de har en skarp problemdefinition. Det er min oplevelse, at vi i det offentlige kunne blive væsentligt bedre til at blive i den fase," forklarer chefkonsulent i CO-PI, Lene Krogh Jeppsen om LEGO's innovationstilgang.

Reagere på eller forme fremtiden

Mange kender måske LEGO som en stille aktør, der ikke blander sig i debatterne om børneliv og leg. Med den hurtige udvikling af børneliv har de, ligesom flere andre globale virksomheder, valgt også at bruge deres position som global og anerkendt virksomhed til at forme fremtiden – i stedet for alene at reagere på udviklingen.

Denne balancegang er svær balance for både offentlige og private organisationer. At have det lange blik på og være proaktiv og bidrage til at forme fremtiden, giver på sigt flere handlemuligheder for at levere relevante løsninger – hvad enten det er til kunder eller borgere og virksomheder.

Men de påtrængende krav til de produkter, der skal være på hylderne, til de services og ydelser, der skal leveres, tager opmærksomhed og ressourcer til hverdagsdriften. 

For de offentlige organisationer vil det proaktive og et fremtidsfokus også altid være tæt koblet på den retning som politikere – både ministre og de folkevalgte ledere af kommuner, regioner og Folketing sætter.

Brugerne i centrum

Children are our role models. Sådan lyder det, når LEGO's medarbejdere taler om deres kernemålgruppe, og det er heller ikke overraskende, at brugerne – børnene – er i centrum for innovationsarbejdet. I disse år ændrer børnelivet og legen sig drastisk med de mange digitale muligheder, og LEGO har stort fokus på at imødekomme de ændringer, udviklingen medfører.

"Det jeg særligt tager med fra vores studiebesøg, er LEGO's fokus på brugerinddragelse. Det var nogle interessante betragtninger, der var omkring brugerinddragelse, og de processer, der er stillet op omkring hele inddragelsen. Og ikke mindst omkring, hvordan man arbejder innovativt i deres taks force," lød det fra Johannes Leidesdorff-Madsen, afdelingsleder i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Læring over løsning

Hvornår er det så, vi inddrager brugerne? En af de interessante pointer fra besøget hos klodsproducenten var deres skelnen mellem inddragelse af brugerne til læring og til løsning.  

"Personligt var det for mig en god reminder i forhold til involvering af slutbrugerne. Man kommer ofte til at lukke sig om sig selv og synes, at man har en masse fede ideer til løsninger, men at huske at få folk med i hele processen er virkelig vigtigt," sagde Daniel Michael Lyneborg, Teamleder hos Københavns Kommune.

I en innovationsproces kommer man ofte til at bevæge sig for hurtigt frem og danne sig et billede af et slutprodukt eller en løsning.

Rådet fra LEGO's task force er at fokusere på læringen i stedet for løsningen og kontinuerligt have det fokus – også når man inddrager brugere. Alle interaktioner med brugere handler om at lære – og blive klogere på, hvordan LEGO-produkterne indgår og kan indgå i deres hverdag.

Tag ansvar for implementering

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er også selv velbevandret i disciplinen 'brugerinddragelse' og sørgede for at have slutbrugerne tæt på i udviklingen af deres nye vikarapp. 

Inddragelsen af brugerne sluttede ikke med det færdige produkt. En af årsagerne til projektets succes, vurderer holdet bag den vindende løsning til at være implementeringen, hvor distancen mellem slutbrugeren, projektejere og it-udviklere var kort og rollefordelingen klar

"For vores projekt med Vikar App var det så vigtigt, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tog ansvaret for implementeringen på sig – og lod udviklerne blive i deres faglighed. Det er samarbejdet omkring løsningen, og det tydelige ansvar i forhold til organisatorisk implementering, der gør at sådan nogle ting bliver en succes, og at slutbrugerne bliver involveret fra start til slut," sagde Daniel Michael Lyneborg, Teamleder hos Københavns Kommune. 

Dyre organisatoriske skel

Med Vikar App'en har SUF arbejdet på at overskride de organisatoriske skel, der er i en stor organisation som Københavns Kommune. App’en er bygget af Koncern-IT og i tæt samarbejde med to plejehjem:

"Der blev trukket tråde frem til slutbrugerne og helt tilbage til udviklerne, der sad og tastede. Det kunne lade sig gøre, fordi vi havde overskredet de organisatoriske skel, hvilket vi i dag har set, at LEGO arbejder systematisk på at gøre. Vi har ikke gjort det systematisk, men vi gjorde det i den her ramme, fordi skellene er meget gode til at fordyre og forsinke processen. Så det var virkelig interessant, at LEGO gør det per automatik," sagde Johannes Leidesdorff-Madsen. 

Flere lighedspunkter

Der var store forventninger til besøget hos LEGO og nysgerrighed omkring, hvad offentlige organisationer og medarbejdere kan lære af en organisation i den størrelsesorden – og om der kunne drages paralleller.

"Fordi de er en stor organisation, og det offentlige er stort, så var der egentligt flere lighedspunkter, end jeg havde ventet. En ting er tilgangen til innovation, som vi også kender fra særligt kommuner og regioner med egne innovations- og udviklingsenheder, men også deres arbejde med fx stakeholderintegration. At lave intern interessevaretagelse bliver nødvendig, når man er en stor organisation," sagde Lene Krogh Jeppesen, chefkonsulent i CO-PI. 

Lukker om sig selv

I en stor organisation kan man godt risikere at lukke sig for meget om sig selv, og det sker selv i LEGO, der ikke så ofte tager imod studiebesøg:

"Det har været fedt at have besøg i dag. Vi kan godt komme til at lukke os lidt om os selv i LEGO, fordi vi er en stor virksomhed, så at høre, hvordan de arbejder med at innovere den offentlige sektor, var interessant – også fordi vores tilgange til innovation ikke var langt fra hinanden," afsluttede Senior Experience Designer hos LEGO, Lotte Raun dagens program.