Arbejder du med indkøb i den offentlige sektor? Så ved du alt om udbudsregler, økonomi og kontrakter.
Men hvad med innovation?
Med offentlige indkøb for 380 mia. kroner om året har de offentlige indkøbere et kæmpe potentiale for at bidrage til at løse nogle af de komplekse samfundsudfordringer.
Kan skabe nye løsninger i samarbejde
Ved at arbejde med innovative indkøb kan de offentlige indkøbere i samarbejde med private virksomheder skabe nye løsninger, der tackler udfordringer inden for eksempelvis ældreområdet, klima eller miljø.
For mange indkøbere kan begrebet innovation imidlertid synes lidt fjernt fra den virkelighed og de opgaver, man beskæftiger sig med til dagligt.
Indkøbsafdelingerne har travlt med at lave udbud, genudbud og administrere og styre kontrakter på hundredvis af indkøbsområder årligt. Innovation er typisk noget, man beskæftiger sig med i helt andre afdelinger i fx en kommune.
Bliver nødt til at prioritere innovative indkøb
De organisatoriske rammer skaber hindringer for, at de kommunale indkøbsafdelinger i højere grad giver sig i kast med innovative indkøb, siger Rikke Thorlund Haahr, chefkonsulent i CO-PI:
"Indkøberne har en forholdsvis bunden opgave uden mandat til at tage en risiko og gå nye veje. De løbende genudbud, hvor det hurtigste er at gøre nogenlunde som sidst, tilskynder heller ikke til nytænkning og innovation."
Mens det kan være svært at ændre på de overordnede organisatoriske rammer på den korte bane, har Rikke Thorlund Haahr en række gode råd til, hvad man kan gøre, hvis man som indkøber eller indkøbsfunktion har ambitioner om at skabe innovation gennem indkøb.
"Det kræver flere ressourcer og tager længere tid at lave et innovativt indkøb i forhold til mere traditionelle indkøb. Derfor er man nødt til at prioritere, hvilke områder man gerne vil have nytænkning inden for, og så gælder det ikke mindst om at få en ledelsesmæssig opbakning til det," siger Rikke Thorlund Haahr.
HVAD ER INNOVATIVE OFFENTLIGE INDKØB?
- Innovative indkøb handler om, at den offentlige og private sektor i et samspil finder nye måder at bruge kendte løsninger på eller udvikle helt nye løsninger.
- Det er fx et innovativt indkøb, hvis et plejehjem erkender et problem for demente, der ikke findes en løsning på i dag, og etablerer et offentligt-privat samarbejde om at udvikle en sensorteknologisk løsning på problemet, som den private virksomhed leverer.
- Ved at samle viden, ressourcer og kompetencer fra både offentlige og private virksomheder og samarbejde på tværs kan man skabe resultater, som ingen af parterne ville kunne opnå på egen hånd.
- Der ligger et stort potentiale for øget innovationshøjde og skala i innovative indkøb gennem offentlige fællesprocesser. Det vil sige faciliterede processer, hvor flere offentlige aktører samles i dialog og udvikling med hinanden og markedet, inden et indkøb foretages.
- CO-PI har udviklet en model for, hvordan der kan skabes agil udvikling fra enkeltprojekter til nye markeder. Via en fællesproces med seks centrale skridt, som skal tages før en aftale om et konkret indkøb indgås, opnås fra begyndelsen den skala, som muliggør, at også mere radikale nye løsninger kan finde vej.
→ Se CO-PI's model for fællesoffentlig skalering af innovative offentlige indkøb
Fokusér på problemet
Det øgede tids- og ressourceforbrug skyldes, at man i den innovative proces ikke skal tænke i løsninger fra starten og lave udkast til udbudsmateriale.
Derimod skal man fokusere på selve behovet og tage en åben dialog med både brugere og markedet om behov og løsninger samt den seneste udvikling på markedet.
"Man skal ikke fokusere så meget på, hvad man gjorde sidste gang, men i stedet se på, hvad det er for et problem, der skal løses. For så åbner man sin egen forståelse for, hvad der kan være af mulige nye og bedre løsninger," lyder rådet fra Rikke Thorlund Haahr.
Få opbakning fra ledelsen
Chefkonsulenten lægger ikke skjul på, at det kan være et stort dilemma for en indkøbskonsulent at gå ad den vej og bruge flere kræfter på at lave et innovativt indkøb.
For i indkøbsafdelingen er man typisk allerede presset ved at have forholdsvis få ressourcer, og man sidder ofte langt fra dem, der i sidste ende høster gevinsten af en bedre løsning.
"Det er netop derfor, den ledelsesmæssige forankring og opbakning er så vigtig. Innovative indkøb kræver en højere grad af tværgående samarbejde, og der skal måske tilføres nogle kompetencer, som afdelingen ikke har i forvejen. Det tager også længere tid, og det er mere usikkert, hvad resultatet bliver. Det ansvar kan man ikke lægge over på den enkelte indkøbskonsulent," siger Rikke Thorlund Haahr.
Vide rammer i udbudsregler
På det mere tekniske plan vil nogle indkøbere måske se udbudsregler og anden jura som en barriere for at give sig i kast med innovative indkøb, som blandt andet indebærer en bred markedsdialog. Det er der dog ingen grund til, mener chefkonsulenten i CO-PI.
"Man må generelt rigtigt meget i forhold til udbudsreglerne. Man må fx lytte lige så meget, man vil, til potentielle leverandører,” siger Rikke Thorlund Haahr. "Man må også fortælle, hvad ens eget behov er – bare man sikrer, at den information er tilgængelig for alle potentielle tilbudsgivere."
Rikke Thorlund Haahr fremhæver endvidere, at der findes en stribe forskellige udbudsformer, som kan bruges til innovative indkøb.
CO-PI har værktøjer til hjælp
Mens der kan være flere barrierer og udfordringer i at arbejde med innovative indkøb, kan på den anden side også være en stor faglig tilfredsstillelse i at bruge sine indkøbskompetencer til at tilvejebringe nye løsninger på et vigtigt område, påpeger chefkonsulenten.
Har man brug for viden, værktøjer og inspiration til opgaven, står CO-PI klar til at hjælpe.
"CO-PI har udviklet en række værktøjer om innovative indkøb og innovationsprocesser, som man frit kan hente på vores hjemmeside, og der er flere på vej," siger Rikke Thorlund Haahr.
"Man er også velkommen til at kontakte os for yderligere råd og ideer, og da vi er et nyetableret center, vil vi meget gerne høre, hvilke spørgsmål og behov indkøberne har."
Få værktøjer og viden om innovation
→ Se CO-PI's 18 bedste tips til dit innovationsarbejde
VIL DU VIDE MERE?
Kontakt Rikke Thorlund Haahr, chefkonsulent i CO-PI, på telefon 20 51 73 43 eller [email protected]