Da kommunerne i Agder-regionen i det sydlige Norge gik sammen om at indkøbe digitale tryghedsalarmer og etablere en fælles alarmcentral, var det var første gang, at kommunerne i en hel region (som i Norge hedder fylkeskommune) gik sammen om at anskaffe denne type teknologi.
Kommunerne i regionen Agder har ambitioner om at være frontløbere inden for velfærdsteknologi for at kunne møde fremtidens udfordringer på sundheds- og omsorgsområdet.
I en årrække har kommunerne gennemført en række mindre pilotprojekter, og de tog i 2016 skridtet til en storstilet implementering af digital varslings- og tryghedsteknologi i alle kommunerne.
Fælles indkøb og central
Det skete gennem et fælles indkøb af tryghedsalarmer og anden sikkerhedsteknologi til hjemmeboende borgere og institutioner.
Desuden gik man sammen om at etablere en fælles central til at håndtere alarmer fra teknologierne.
21 af regionens 30 kommuner gik med i projektet fra starten, mens de øvrige 9 havde en option på at være med.
Svært for én kommune alene
Kristiansand er den største kommune i regionen og fik til opgave at stå i spidsen for projektet, ligesom Kristiansand fik ansvar for at etablere og drive den nye alarmcentral.
"Det var et komplekst og omfattende indkøb, og det ville være svært for én kommune at lave et sådant indkøb alene," siger Marit Svindland, som dengang var projektleder for implementeringen af den nye teknologi.
"Ved at gøre det i fællesskab kunne kommunerne på tværs udnytte de stærkeste ressourcer inden for fagområdet. Det var med til at forbedre og professionalisere styringen af projektet," siger hun.
Assistance fra nationalt program
I Norge har kommuner, regioner og staten gennem mange år samarbejdet om innovative offentlige indkøb.
De fællesoffentlige indkøb er blevet understøttet af det norske nationale program for leverandørudvikling (LUP), som siden 2010 har bistået de offentlige indkøbere med blandt andet markedsdialog ved skalering af innovative offentlige indkøb.
Det var også tilfældet i Agder-projektet om velfærdsteknologi, hvor LUP blandt andet faciliterede flere møder, hvor Kristiansand Kommune som leder af projektet kunne mødes med leverandører, indhente viden om markedet og metoder til innovative offentlige indkøb.
DET NORSKE PROGRAM FOR LEVERANDØRUDVIKLING (LUP)
Det norske nationale program for leverandørudvikling (LUP) er et ligeværdigt, nationalt partnerskab med deltagelse af hele værdikæden: kommuner/regioner, staten, erhvervslivet, forsknings- og innovationssystemet.
Programmet har siden starten i 2010 bistået kommunale, statslige og private virksomheder med markedsdialog og processtøtte og udviklet en metode til innovative offentlige indkøb.
Programmet gennemfører innovationsløft gennem såkaldte fællesprocesser, som er åbne dialoger med flere private virksomheder deltagende samtidigt, inden en offentlig arbejdsplads udbyder en opgave, som skal løses på en ny måde.
LUP ejes af NHO, KS, Digitaliseringsdirektoratet, Innovasjon Norge og Forskningsrådet. Derudover har LUP 30 medfinansierende partnere bestående af kommuner og statslige arbejdspladser.
CO-PI's nye model for fællesoffentlig skalering af innovative offentlige indkøb tager udgangspunkt i det norske programs principper.
Stort arbejde at skabe forankring
I projektet blev der først etableret en koordineringsgruppe til at styre den omfattende proces.
Herefter fulgte en periode med en række informationsmøder med henblik at få kommunerne til at tilslutte sig projektet.
"Det var en krævende proces i den forstand, at det krævede et stort arbejde at få forankret opbakningen til projektet i alle kommunerne," siger Marit Svindland.
Forslag til første løsningsskitse
Efter tilslutning fra 21 kommuner kunne indkøbsprocessen gå i gang, og det blev besluttet at gennemføre det fælles indkøb som et udbud med konkurrencepræget dialog. Det fælles Center for offentlige indkøb i Agder (OFA) fik ansvar for indkøbet.
OFA vurderede og beskrev først kommunernes behov og gik herefter i dialog med forskellige leverandører for at finde ud af, hvilke løsninger der var tilgængelige på markedet, og hvad der kunne dække forskellige behov.
Der blev udarbejdet en beskrivelse af konkurrencegrundlaget, og herefter havde leverandører mulighed for at komme med forslag til en første løsningsskitse.
Inviteret til at komme med tilbud
Fem leverandører bød ind, og man valgte at inddrage alle fem i den videre konkurrence, hvor der blev gennemført fire dialogrunder med hver leverandør.
Herefter blev der udarbejdet et udkast til kravspecifikation, som leverandørerne kom med input til i en fjerde dialogrunde.
På den baggrund blev den endelige kravsspecifikation skrevet, og alle fem leverandører blev inviteret til at komme med et endeligt tilbud. Vinderen af konkurrencen blev Telenor Objects (som i dag hedder Tellu efter en fusion, red.).
Kravene skærpet gradvist
I en rapport om processen, som LUP fik udarbejdet i 2018, tilkendegav Telenor Objects, at Agder-kommunerne fik de løsninger, som de søgte, netop som følge af den konkurrenceprægede dialog over flere runder.
"Leverandøren mener, at denne måde at gennemføre indkøbet på sikrede, at Agder-kommunerne kom frem til en løsning, hvor input, indsigt og erfaringer fra leverandørerne bliver brugt. Kommunernes krav blev udviklet og gradvist skærpet gennem dialogrunderne og afspejlede dermed de tilgængelige løsninger på markedet godt," hedder det i rapporten.
Det var dog ikke uden udfordringer for kommunerne at få implementeret de nye digitale tryghedsalarmer og den øvrige teknologi i projektet.
"Der var udfordringer ved implementeringen af teknologierne i forhold til mangel på ressourcer i kommunerne, både personalemæssigt og økonomisk, ligesom det var en udfordring, at teknologierne var umodne," fortæller Marit Svindland i dag.
Helt ny servicefunktion på kort tid
Også etableringen af den fælles alarmcentral var en krævende proces med forskellige udfordringer.
Det fortæller Renate N. Olstad, som var med til at oprette alarmcentralen og i dag fortsat er leder af den.
"Vi skulle bygge en helt ny servicefunktion på meget kort tid, som omfattede ansættelse af folk og udvikling af svarprocedurer og andre rutiner. Det var nyt for kommunerne, og det krævede en del samarbejde mellem de forskellige kommuner," siger hun.
Giver værdi for kommunerne
I dag har alarmcentralen været i drift i fem år, og den har vist sig at give værdi for kommunerne.
"I de tilbagemeldinger, vi får fra kommunerne, henviser de til rapporter om væsentlige besparelser. Alarmcentralen er vigtigt for mange kommuner, både i forhold til den service, vi leverer, og kompetencefordelingen mellem kommunerne," siger Renate N. Olstad.
Hun peger samtidig på fortsatte udfordringer ved implementeringen af forskellige teknologier i stor skala på tværs af en række kommuner.
"Vi oplever stadig, at det er udfordrende at komme op i stor skala rent teknologisk, og vi mangler stadig integrationer, hvilket fører til en masse administration. Det forsøger vi nu at adressere i vores næste indkøb, som er et innovationspartnerskab om velfærdsteknologi," siger Renate N. Olstad.
Fik en større indkøbsvolumen
Ifølge LUP-rapporten fra 2018 om projektet, var en af de vigtigste succesfaktorer ved det fælles indkøb i Agder-kommunerne den fælles regionale koordinationsstruktur, som blev etableret til projektet.
"Etableringen af netværksstrukturen i regionen krævede, at lederne tog initiativet. Strukturen skulle forankres i administrativ linjeledelse og politisk ledelse lokalt og regionalt," hedder det i rapporten, som fortsætter:
"Gennem en sådan struktur er de bedste kompetencer blevet brugt til fælles gavn for alle kommunerne i regionen. Ved at gå sammen om indkøbet opnåede de samtidig et indkøbsvolumen, der gjorde det attraktivt for førende leverandører på markedet at tilbyde deres løsninger."