Når kommuner i dag planlægger ruter til hjemmeplejen, sker det ofte helt manuelt.
Hver planlægger gør det på sin egen måde, og hver planlægger skal hver dag få puslespillet til at gå op.
Der findes masser af 'tavs viden' på diverse computere og systemer, post-its og excel-ark. Ingen ved, om planlægningen reelt er effektiv.
Bygger en manuel Tetris hver eneste dag
Den virkelighed ville Tommy Wiborg gøre op med, da han for fem år siden – som partner i en privat konsulentvirksomhed – begyndte at samarbejde med kommuner.
"I kommunerne mangler der i dag digital understøttelse af ruteplanlægningen i hjemmeplejen. Planlæggerne bygger en manuel Tetris hver eneste dag," siger Tommy Wiborg.
"En planlægger håndterer måske 300-400 borgere, som skal struktureres. Der skal måske være 20 borgere på hver rute, og så sidder planlæggerne og bygger ruterne op manuelt. Helt fra bunden. Hver dag. Det giver jo snubletråde af dimensioner," fortsætter han.
Løsning præsenteret til CO-PI-arrangement
I august 2023 deltog Tommy Wiborg i arrangementet 'Del og genbrug – styrk din spredning af innovation', som CO-PI afholdt sammen med Danish Life Science Cluster.
Her præsenterede han en helt ny løsning, som flere kommuner var begyndt at tage i brug: AI- og databaseret ruteplanlægning i hjemmeplejen.
Med sig havde Tommy Wiborg to personer fra Helsingør Kommune: Sebastian Trautner, leder af staben for økonomi, administration og arbejdsmiljø hos hjemmeplejen og Maria Bondesen, som er organisatorisk sygeplejerske.
De fortalte om deres erfaringer med løsningen, som i Helsingør Kommune bl.a. har skabt større gennemsigtighed, løftet arbejdsmiljøet og givet borgerne en bedre og mere ensartet oplevelse.
Læs også: Vil du genbruge løsningen? Databaseret ruteplanlægning i hjemmeplejen
God planlægning er vigtigere end nogensinde
God planlægning af medarbejdernes rute i hjemmeplejen er vigtigere end nogensinde før.
Mangel på arbejdskraft og et voksende antal ældre sætter stadig større pres på hjemmeplejen over hele landet stiller større krav til, at medarbejderressourcerne bringes i spil bedst muligt.
God planlægning handler både om at optimere medarbejdernes tid hos borgerne. Og om at sikre borgerne en højere grad af kontinuitet og kvalitet. Højere kvalitet kan fx være, at borgerne bliver mødt af så få forskellige medarbejdere som muligt.
Interesse førte til ny virksomhed
Da Tommy Wiborg i august 2023 havde præsenteret løsningen, tog interessen fart.
Faktisk blev interessen for den nye løsning så stor, at Tommy Wiborg og hans kollega Morten Ib Ingstrup tidligere på året valgte at gå samme for at stifte virksomheden Plaain, som tilbyder AI-baseret rute- og vagtplanlægning til både offentlige og private organisationer.
"Vi kan mærke en enorm interesse fra kommunerne. Der er ingen tvivl om, at spredningsarrangementet var en form for startskud. Nogle af de kommuner, vi mødte der, er blandt dem, vi nu samarbejder med," siger Tommy Wiborg.
Morten Ib Ingstrup, der har en baggrund i datalogi, supplerer:
"Vi kunne ikke videreudvikle løsningen i vores tidligere stillinger, fordi vi var i en klassisk konsulentvirksomhed, hvor forretningsmodellen var indrettet til timebaserede rådgivningsydelser. Nu har vi kastet os ud i at skabe vores eget, så vi kan fokusere 100 procent på den løsning, vi præsenterede til spredningsarrangementet. Det giver god mening, både for os og for kommunerne."
Teknologien kan aldrig stå alene
Den nye virksomhed Plaain består – ud over Tommy Wiborg og Morten Ib Ingstrup – af Nikolaj Lund, som står for teknologien. Virksomhedens løsning består af to dele:
- Teknologien, som gennem data og kunstig intelligens hjælper med både ruteplanlægning og vagtplanlægning.
Ruteplanlægning viser alle borgere som farvede prikker på et kort og giver løbende planlæggeren information om, hvilke borgere der mest hensigtsmæssigt kan placeres på samme rute. Tager fx højde for geografi, medarbejderkontinuitet, ydelser – og giver planlæggeren en top 10-liste over de borgere, der er planlagt dårligst, og hvor der dermed er størst potentiale for at planlægge bedre. Planlagt ATA-tid på ruter er typisk forbedret med 5-10 procentpoint.
Vagtplanlægning muliggør automatisk vagtplanlægning under hensyntagen til kompetencer, teamtilknytning, arbejdstidsaftaler, personlige ønsker og godkendt fravær. Algoritmen fodres med kommunens prioritering af, hvad en god vagtplan er – og gør det blandt andet nemmere for planlæggeren at tage højde for sæsonudsving i behov for medarbejdere baseret på historiske data. Planlæggere kan planlægge op til 4 gange så meget med behov for færre vikarer. - Rådgivningen, som handler om alt det 'rundt om' den teknologiske løsning – implementering, forandringsledelse og opbygning af kompetencer.
Rådgivningen er en proces, der handler om at få udforsket kommunens behov samt at opbygge kompetencer hos de planlæggere, der skal bruge den teknologiske løsning. I rådgivningen hjælper Plaain også kommunerne med at standardisere og få en ensartet metode for rute- og vagtplanlægning, hvilket gør det lettere at få en fælles et fælles sprog for, hvad 'god planlægning' er i netop den kommune.
Kommuner er sikret løbende opdateringer
Plaains løsning udbydes som en abonnementsmodel, så alle kommuner er sikret løbende opdateringer og forbedringer.
På den måde kan virksomheden fokusere tid og ressourcer på innovation og udvikling af løsningen, fordi alle opdateringer kan 'skubbes ud' centralt.
"Vi vil også levere den rådgivning, der gør, at teknologien faktisk giver den tilsigtede effekt. Du kan ikke lave processen uden teknologien, men teknologien er kun en enabler. Der ligger en stor forandringsledelsesopgave i: Hvordan kommer vi væk fra vores eksisterende, papirbaserede processer, og hen til at planlægge digitalt?" siger Morten Ib Ingstrup.
Ikke så nemt og oplagt, som det lyder
Tommy Wiborg og Morten Ib Ingstrup har mange erfaringer fra samarbejdet med kommuner om rute- og vagtplanlægning. De erfaringer er grundlaget for deres løsning, rådgivning og udvikling, for databaseret planlægning ikke altid er så nemt, som det lyder.
Morten Ib Ingstrup forklarer, at planlægningen ofte starter flere uger i forvejen. Planlæggerens grundplan justeres løbende, efterhånden som afviklingsdagen nærmer sig – blandt andet ud fra, om nye borgere kommer til eller går fra .
Dagen før afviklingen laver planlæggeren den næsten endelige plan. På selve dagen skal planen igen finjusteres om morgenen, når man ved, hvilke af medarbejderne, der er syge, og om nogle borgere er kommet på hospitalet i løbet af natten. Planlæggeren har 20 minutter til at justere planen, så den er klar til at blive eksekveret.
Heller ikke her slutter arbejdet. Under eksekveringen opstår ofte uforudsete hændelser. Som når hospitalet informerer om en borger, der skal hjem samme dag og kræver hjemmepleje inden for få timer.
Assisterer fra grundplan til afvikling
Hele forløbet – fra udarbejdelsen af vagtplanerne, de første grundplaner og til uforudsete hændelser på afviklingsdagen – skal Plaains løsning kunne hjælpe med, forklarer Morten Ib.
"Vi assisterer planlæggerne hele vejen fra vagtplanen til grundplanen til at gøre planen helt klar til afvikling, og vi giver ledere og planlæggere en oversigt og viden om, hvad der faktisk sker," siger Morten Ib Ingstrup
Det kan være information, der gør, at planlæggeren ved, hvor langt medarbejderne er kommet på deres ruter. Og dermed hvem der befinder sig tættest på en borger, der fx skal have et akut besøg.
Skal kunne opfange særhensyn
En anden funktion, der er i støbeskeen, er at udvikle en metode at opfange og indsamle alle de særhensyn, som lige nu findes på post it-sedler eller i planlæggernes hoveder. Denne løsning forventes færdig ultimo august 2024
"Mange kommuner har en lang række særhensyn, som kan udgøre en udfordring i den daglige planlægning. Vi vil altid anbefale, at en del skal ryddes ud – men andre giver både værdi og mening. Der kan være borgere, der af visse årsager ikke er kompatible med visse ansatte. Det kan også være en konkret medarbejder, der har en rigtig god relation med en borger, som omvendt har brug for en tryghed i, at det er to-tre faste medarbejdere, der kommer. Den slags menneskelige hensyn bliver man fortsat nødt til at tage højde for," siger Tommy Wiborg og fortsætter:
"Problemet er, at det ikke står i noget journalsystem. De er på gule sedler eller ligger i hovedet på en planlægger. Det giver jo en kæmpe risiko, hvis planlæggeren af en eller anden årsag ikke møder op længere – enten kortvarigt eller permanent. Så er det forfra."
Fakta: Hvilke data kan hjælpe dig?
Den AI-baserede ruteplanlægning giver de kommunale planlæggere digital understøttelse.
Den føder også data tilbage, som kan hjælpe med andre aspekter af bemandingsplanlægningen:
Data over afvisninger
Der er borgere, der aflyser, eller som ikke er hjemme på det aftalte tidspunkt – så medarbejderen kommer ud til en låst dør. Det kan ifølge Tommy Wiborg være et antal svarende til 1-2 ruter, der ryger om dagen på den bekostning.
Ved hjælp af data fra løsningen kan kommunen få et overblik over, hvilke borgere der giver flest afvisninger.
Dermed får kommunen en mulighed for at ringe ud til borgerne og sige: "Vi kan se, at du ikke er hjemme, eller at vi ikke kan levere den ydelse, som vi har aftalt. Skal vi justere den ydelse, vi giver dig?"
Kvalitet kontra effektivitet
Alle kommunale hjemmeplejer står i en afvejning af kvalitet kontra effektivitet. Hvis du ikke har data som fundament for den afvejning, er den svær at gøre kvalificeret.
I Helsingør Kommune vil man fx ikke være hamrende effektive på bekostning af kvalitet. Omvendt kan kommunen ikke bruge mere tid på de aktiviteter, end vi har råd til.
Dermed fungerer løsningen også som et beslutningsstøtteværktøj til ledere – administrative som politiske – so kan bruges til at prioritere ud fra.
Teknologien skal kun understøtte
I samme støbeske ligger også muligheden for at få automatiserede udkast til, hvordan hele – eller dele af – ruter kan se ud.
Morten Ib Ingstrup understreger dog, at han ikke tror på, at planlægningen på noget tidspunkt bliver fuldt automatisk:
"Jeg tror ikke på, man kan lave fuldautomatiseret ruteplanlægning. En planlægnings-algoritme skal altid spille ping-pong med mennesker. Vi mennesker er rigtig gode til intuition, empati – alt det 'varme'. Det tror jeg ikke, man skal prøve at få computeren til at automatisere. Det, vi kan bruge computeren til, er at optimere og finde gode, forskellige muligheder, som den menneskelige planlægger kan bygge videre på," siger han.
Forventer samarbejde med flere kommuner
Den nye løsning har skabt målbare resultater: Tommy Wiborg forklarer, at den seneste kommune, der har implementeret løsningen, er gået fra en effektivitet på 68 procent til en effektivitet på 74 procent.
Det er sket ved at standardisere processerne rundt om planlægningen og bruge det nye værktøj. Den samme udvikling ser Plaain i andre kommuner.
Tommy Wiborg forventer, at fem kommuner er i fuld drift ved årsskiftet.
"Og det er faktisk ekstremt hurtigt, eftersom vi lige er gået i luften. For beslutningsprocesser i det offentlige Danmark – og i særdeleshed i kommunalt regi – tager den tid, de skal tage. Det er vi meget bevidste om. Men vi er virkelig glade og stolte af at være kommet hertil," slutter han.
Fem gode råd til offentlig-privat innovationssamarbejde – fra Tommy og Morten
1. Forstå hvilket behov, du prøver at løse
Forstå hvilket behov, du prøver at løse – som det opleves ude hos din potentielle kunde. Så kan du sekundært forstå, hvilke værktøjer du har til at løse problemet. Med andre ord: technology second.
Det bør være intuitivt, men det er desværre bare ikke der, mange ting starter. Der er mange nuancer i alle problemer, og årsagen til, at de ikke er løst, er, at de er komplekse. Vær tæt på din kunde og brug tid sammen på at lære deres situation at kende.
Du kommer ingen vegne, hvis ikke du forstå kundens behov.
2. Forstå, hvordan du får en ordre
Som ny spiller skal du forstå, hvordan du egentlig får en ordre. Hvilke slags aftaler kan jeg overhovedet sælge på? Hvad er økosystemet? Hvilke interessenter er der i dette rum? Der er både borgere, medarbejdere, ledere, politikere – både kommunale og på landsplan – og der er interesseorganisationer og fagforeninger.
Du skal sætte dig ind i, hvem der træffer beslutningerne. Hvordan kan din kunde købe dig? Du skal både forstå salgsprocessen og forstå, hvornår noget egentlig er en ordre. Hvad er næste naturlige skridt? Skal jeg træde på speederen, eller skal jeg vente? Hvad er den typiske møderække, før en beslutning træffes?
Som leverandør er det vigtigt hele tiden at have tråd i processen og holde den i gang.
3. Hav styr på din hygiejne – fra begyndelsen
Du skal fra begyndelsen have styr på det, vi kalder 'hygiejne'. Det er GDPR, ISO 27001, sikkerhed og alle de her ting. Hvis du ikke har styr på det, er du en død fisk i vandet.
Hvis du tænker den slags ind fra begyndelsen, er det stadig et stort arbejde, men det kan lade sig gøre. Hvis det kommer som en eftertanke, så gør det ondt
Og det er både på den tekniske del og på organisation, proces og alle andre faktorer og elementer. Der skal være styr på det.
4. Hjælp med forandringsledelse og implementering
Tænk over, hvordan du vil gå fra, at du har leveret dit produkt, til at kunden bruger din løsning, som den er tiltænkt. Hvordan vil du sikre det? Eller hvem skal sikre det?
Er det en ydelse, du vil sælge som en del af pakken, skal du klæde den offentlige kunde på til selv at gøre det, eller skal en tredjepart hjælpe?
Det er et helt centralt element, du skal have tænkt rundt om og lagt en plan for.
5. Lad kunden være din ambassadør – og kom bredere ud
Start med at få nogle successer med nogle offentlige kunder, der gerne vil være dine ambassadører. Og få deres hjælp til at komme bredere ud og få noget taletid i nogle af de netværk, de har.
Selvom landets 98 kommuner køber ind på egne præmisser, er de også ofte organiseret i klynger på forskellige områder – økonomi, sundhed og så videre. Det kan være en smutvej til at få foden i døråbningen flere steder.
Det er meget mere troværdigt, når din kunde står og fortæller om resultaterne og effekterne af din løsning, end når du selv slår på trommen.
VIL DU VIDE MERE?
Du er velkommen til at kontakte:
Tommy Søjberg Wiborg
Medstifter, Plaain
21 20 21 30 | [email protected]
Morten Ib Ingstrup
Medstifter, Plaain
22 46 54 73 | [email protected]