Lad det være sagt med det samme: Der er meget, der fungerer. Mange mennesker, der hver dag forsøger at løfte opgaven med innovative offentlige indkøb.
Det er ikke en forfaldshistorie. Men heller ikke en succeshistorie.
"Der sker faktisk mange gode ting. Men vi kan også se, at det er nogle vanskelige vilkår, man kommer til at lægge ned over sine medarbejdere for at opnå de resultater. Det bliver vi nødt til at finde en måde at ændre," siger Johannes Leidesdorff, seniorprojektleder i CO-PI.
Få mere innovation ud af indkøb
Innovative offentlige indkøb handler om at få mere innovation ud af de omkring 380 mia. kroner, den offentlige sektor hvert år bruger på indkøb.
Både for at løse de mindre problemer i det daglige. Og for at finde nye måder at håndtere de vilde problemer, vores samfund står overfor: manglen på arbejdskraft, mental mistrivsel, klima- og miljøkrisen osv.
Sammen med chefkonsulent Rikke Thorlund Haahr og servicedesigner Julie Lund Christensen arbejder Johannes Leidesdorff på CO-PI's indsats for innovative offentlige indkøb.
HVAD ER ET INNOVATIVT OFFENTLIGT INDKØB?
Innovative offentlige indkøb handler om at skabe værdi eller løse et problem. CO-PI definerer innovative offentlige indkøb som:
Et samspil mellem offentlige og private aktører, som fører til indkøb og implementering af noget nyt, der skaber værdi eller løser et problem for den offentlige aktør.
→ Samspil betyder, at leverandørerne inddrages så tidligt som muligt i processen, og at der har været en reel dialog med de potentielle leverandører om, hvordan de kan være med til at realisere den ønskede værdi eller løse det problem, som har ført til beslutningen om indkøbet.
→ Indkøb indebærer, at der foregår en udveksling af en ydelse og en modydelse – typisk levering af et produkt eller en service mod betaling. Indkøb vil i de fleste tilfælde være en forudsætning for implementering, og det er derfor vigtigt, at der tidligt tages stilling til rammerne for indkøbet.
→ Noget nyt kan være nye eller forbedrede produkter, serviceydelser, processer, kommunikationsformer eller organisationsformer. Det nye kan enten være den løsning, man køber i eller efter en innovativ proces, eller strukturer, infrastruktur, organisering osv., som er afledt af indkøbet og er resultater af den innovative proces.
→ Værdi er afgørende at have fokus på som afsæt for indkøbet. Værdi kan være forbedret kvalitet, øget effektivitet, bedre borgerinddragelse, øget medarbejdertilfredshed eller indfrielse af politiske mål – fx inden for grøn omstilling eller mangel på arbejdskraft.
En række dilemmaer går igen
De tre er lige nu ved at lægge sidste hånd på en kortlægning af arbejdet med innovative offentlige indkøb i Danmark. I processen har de interviewet mere end 50 udvalgte nøglepersoner i hele landet.
Her er teamet stødt på en række dilemmaer, som går igen på tværs af sektorer og organisationer.
"Dilemmaerne er interessante. Når det er så åbenlyst, at det er noget, vi har brug for mere af – hvorfor sker det så ikke bare? Hvilke barrierer og faktorer er det, der spænder ben for processen? Det er noget af det, vi ville afdække med undersøgelsen," siger Rikke Thorlund Haahr.
Urealistisk forestilling om risici
Ét dilemma er, at mange organisationer har et stort behov for innovative løsninger – men en urealistisk forestilling om de høje risici, der er forbundet med innovative offentlige indkøb:
Hvad må man – og hvad må man ikke i forhold til at gå i dialog med markedet? Hvad hvis det indkøbte ikke fungerer eller bliver, som man tror? Hvad nu, hvis man kommer til at overtræde en lov, en intern vejledning, en retningslinje?
Risikoen opleves på én måde i indkøbsafdelingen. På en anden mod hos innovationskonsulenterne. På en tredje måde hos ledelsen.
Synes innovative indkøb er uhyggelige
I sidste ende synes mange, at innovative indkøb er lidt uhyggelige. Og derfor ender man med at købe en velkendt løsning på den sædvanlige SKI-aftale.
Det kan være godt nok – men skaber sjældent mærkbar ny værdi i forhold til den eksisterende løsning.
"Der er enorm forskel på oplevet risiko - og på realistisk risikovillighed. Selvfølgelig skal man ikke bare gå amok, for der er stadig retningslinjer på området. Men man kan sætte sig ind i, hvilken risiko man reelt taler ind i, og enten mitigere den eller æde den," siger Johannes Leidesdorff.
Et stort spørgsmål om ledelse
Det er i sidste ende – som så meget andet, når det handler om innovation – et spørgsmål om ledelse. Og her opstår endnu et dilemma.
"Den offentlige sektor er gearet og god til at køre drift. Men når der opstår problemer, som udfordrer den nuværende organisering, er det noget andet. Og der er ikke noget quick fix eller værktøj, man bare kan hive op af skuffen," tilføjer Rikke Thorlund Haahr.
"Det kræver et helt andet og større fokus på ledelse, der både er tværgående og tværfaglig," siger hun.
Opgør med ildsjæle som soloryttere
De mange dilemmaer medfører, at innovative offentlige indkøb ofte sker på trods – ofte anført af én eller flere ildsjæle, der løfter processen fra start til slut.
Ildsjæle er gode og vigtige, understreger både Rikke Thorlund Haahr og Johannes Leidesdorff. Men de hverken kan eller skal løfte innovative offentlige indkøb op på det niveau, som er nødvendigt.
"Det er et opgør med ildsjæle som soloryttere – og et opråb til ledelsen. Vi kan ikke hænge vores fremtid på, at der er nogle ildsjæle, der mod alle odds bruger deres liv og sjæl og fritid på det her, lige indtil de brænder ud og finder job et andet sted," siger Johannes Leidesdorff.
Inviterer alle til at deltage
CO-PI vil i den kommende tid udvikle værktøjer og tilbud til at understøtte innovative offentlige indkøb i alle dets faser.
Udgangspunktet vil være den nye kortlægning og de indsigter, den giver. Indsigterne vil også udkomme i en form, så alle interesserede kan arbejde videre med dem.
"Hvis vi skal skabe forandringer, kræver det konkrete indsatser og samarbejder. Det arbejde inviterer CO-PI alle interesserede til at deltage i. Vi vil gerne udfordres på vores konklusioner og indsigter – så vi sammen kan finde de greb, der skal gøre forskellen. For selvom det er komplekst, er det nødvendigt. Og der er gode eksempler på, at det kan lade sig gøre," siger Rikke Thorlund Haahr.
VIL DU VIDE MERE?
Du er velkommen til at kontakte:
Rikke Thorlund Haahr
Chefkonsulent, CO-PI
20 51 73 43 | [email protected]
De typiske dilemmaer ved innovative offentlige indkøb
- Vi vil gerne lykkes med nye løsninger på vilde problemer, men organisationerne er gearet til drift.
- Vi forudsætter at innovationsprojekter skaber værdi, men vi er utydelige omkring hvilken værdi for hvem.
- Vi leder efter de billige, hurtige, sikre løsninger, men vi ønsker at løse de vilde problemer.
- Vi kan ikke løse udfordringerne med de nuværende løsninger, men vi vil helst implementere løsninger med dokumenteret værdi.
- Vi vil gerne have gevinster ud af innovative offentlige indkøb, men vi måler ikke resultaterne.
- Innovation kræver tværgående inddragelse og koordinering, men de offentlige organisationer er organiseret decentralt/er løst forbundne og autonome.
- At gennemføre innovative offentlige indkøb kræver viden, netværk og kapacitet, som udvikles over tid, men vi ønsker at lykkes allerede fra start.
- Vi har mange ledere og ledelseslag, men vi efterspørger ledelse af innovation.
- Der er et bredt anerkendt behov for innovation, men for den enkelte organisation og aktør er der et fravær af incitamenter til at være innovative og påtage sig rollen som 'first mover'.
- Der er behov for risikoaflastning i det enkelte innovative offentlige indkøb, men politikerne er ikke tilstrækkeligt involveret i de konkrete indsatser.
- Vi vil gerne bruge udbudsfrie OPI'er i indkøbsprocessen men processen fører kun sjældent til et indkøb.
- Vi tilrettelægger kun ad hoc-udviklingsprocesser og prioriterer den hurtige start, fx de udbudsfri OPI'er, men vi vil gerne have langsigtede løsninger.
- De gode løsninger tager tid og koster penge at modne og anskaffe, men der sker en iterativ, løbende udvikling i behov og indkøbet fastfryser i større eller mindre grad behovet.
- Vi ønsker fleksibilitet i samarbejdet (og de indgåede kontrakter), men kontrakter er ofte standardiserede og uden rum for innovation.
- Der er behov for dialog med markedet om nye løsninger, men leverandørerne af de nye løsninger kan risikere at blive diskvalificeret i en udbudsproces hvis dialogen gribes forkert an.