Coronastafetten: "Den slags tvungne vilkår gør noget ved vores hjerner"

Velkommen til CO-PI's coronastafet. En udspringer af vores Innovationsstafet, der er udviklet for at få et indblik i hverdagen for de mange mennesker, der arbejder med innovation i den offentlige sektor. 

Med coronastafetten sætter vi fokus på coronasituationens indvirkning på arbejdet med offentlig innovation. Det gør vi for at få et indblik i, hvad vi vil tage med videre efter corona – og hvilke fejl vi kan lære af. 

Denne gang har vi talt med Bo Fristed, chef for ITK i Aarhus Kommune. Han har arbejdet i Aarhus Kommune i 40 år og har nærmest altid arbejdet med innovation og udvikling. 

Bo Fristed har haft sit nuværende job i 16 år og har bl.a. ansvaret for Center for Innovation i Aarhus (CFIA), som har til opgave at understøtte innovation på tværs af kommunen. 

Hvorfor arbejder du med offentlig innovation?

Jeg har aldrig valgt at arbejde med offentlig innovation. Jeg tror faktisk, at meget få innovative sjæle vælger innovation som sit fag, og der findes også kun ganske få egentlige jobs med den betegnelse. Når jeg i så mange år har holdt fast i jobs, hvor man får muligheden for at skabe noget nyt, arbejde på nye måder og løse kritiske problemer, er det netop fordi, det giver mig energi og glæde at være med til at skabe resultater.

Jeg har altid været ekstremt teknologiorienteret, privat såvel som på jobbet, og jeg må nok erkende, at jeg ofte henfalder til den teknologidrevne innovation: Vi har en IT-løsning eller en ny teknologi. Hvad kan vi så bruge den til?

Hvis vi kan være enige om, at vi aldrig udvikler noget, der ikke løser et problem, hænger det jo fint sammen med vores parallelle fokus på Design Thinking. For mig at se er det ikke enten-eller, men både-og.

At få en idé - eller blive præsenteret for andres ideer – og så være med til at kvalificere, måske finansiere og derefter realisere, er noget af det, der giver mig ekstra energi, som så kan bruges på mere traditionelle – og måske knap så energigivende – opgaver, som jeg også har rigtig mange af i min dagligdag.

Hvis jeg skal fremhæve nogle at de ting jeg personligt er virkelig glad for at have været en del af, må det bl.a. være TING, en helt ny digital understøttelse af folkebibliotekerne i Danmark, der startede tilbage i 2008, og som i dag er bredt ud til alle kommuner i Danmark. Det er nok stadig det største offentlige open source-initiativ herhjemme, og TING har bl.a. været inspiration til OS2, som udvikler open source-løsninger til det offentlige Danmark, med deltagelse af 75 kommuner, regioner og styrelser.

Her ser jeg det innovative både som egentlige løsninger, men i høj grad også som en ny måde at samarbejde og dele på.

Jeg har i tidens løb været involveret i hundredvis af projekter, hvor innovation har været det som, mere eller mindre uplanlagt, har været resultatet af de processer vi har været igennem.

Hvordan arbejder du i praksis med offentlig innovation?

Hele vores Center for Innovation er bygget op efter faste principper, prioriteringer og ydelser. Her er vi ganske strukturerede i vores arbejde. Vi har altid flere forespørgsler på assistance, end vi kan imødekomme, så vi er nødt til at kvalificere og prioritere.

I Aarhus Kommune har vi seks overordnede temaer i vores 'Fælles om Aarhus' paradigme. Opgaver, der falder indenfor temaerne prioriteres højst. Dernæst kvalificerer 'impact' i forhold til den forventede værdi osv.

Når vi så går i gang med projekter, sammensættes disse efter vores ydelseskatalog – igen ret struktureret – hvor vi griber i værktøjskassen, og sammen med problemejer sætter det forløb, der giver den bedste proces og den største værdi. Her kan man tale om en velsmurt 'innovationsfabrik', hvor processer og metoder understøtter muligheden for at tænke nyt og anderledes.

I den anden del af min organisation er den innovative tænkning mere en del af den måde, vi er og tænker på.

Om det er en programmør, der skal tænke kreativt om en løsning, hun er i gang med at skabe, eller om det er en tekniker, der skal knække koden til, hvordan man bedst styrer en autonom robot rundt i byen, fordrer det åbenhed og nysgerrighed til hele tiden at arbejde ud fra, at det ikke nødvendigvis er den bedste løsning at gøre, som vi plejer.

Nogen vil måske betragte det som lidt pjattet, men hos os handler det i høj grad om at stille omgivelser til rådighed, der understøtter den kreative tænkning. Dette såvel ift. de fysiske omgivelser, som i de sociale relationer – de ting vi gør sammen.

For mig betyder de fysiske omgivelser rigtig meget. Jeg kunne aldrig tænke en kreativ tanke i et klinisk miljø. Jeg har brug for at have finurlighed, farver, grin og måske endda konflikter omkring mig. Der skal ske noget. Det kan være under pres, eller det kan være i situationer med et helt andet fokus eller tema, at nye ideer opstår hos mig.

Hvordan har det været anderledes at arbejde med innovation under corona-krisen?

Det har været anderledes at arbejde under corona-krisen – punktum. Altså det har været anderledes på alle områder, ikke kun i arbejdet med innovation. Det tror jeg er vigtigt at bemærke. Fra den ene dag til den anden blev vi rent virtuelle, på godt og på ondt. Video- og hybridmøder er fint til mange ting, men langt fra alting.

Det er sværere at være kreative og iderige, når alle sidder derhjemme i deres vante omgivelser, nogen måske med skrigende børn eller en mismodig partner omkring sig. De fysiske artefakter og værktøjer, vi omgiver os med på kontoret, blev erstattet med digitale løsninger. MURAL og andre webbaserede services erstattede post-it’s og whiteboard.

Men værst har det været at undvære dét at kunne mærke de mennesker, man arbejder sammen med.

De nye digitale løsninger har været gode på mange måder, og jeg tror, der er rigtig meget, vi tager med videre, når verden bliver normal igen. Men man kan aldrig erstatte det fysiske samvær. Hjemmearbejde, der i perioder har været tvunget, og i andre har være mere frivilligt, har betydet, at vi i vidt omfang har kunnet løse vores opgaver. Men det har også medført en stor ændring i vores arbejdskultur, som vi kommer til at forholde os til i fremtiden.

Mange af mine kolleger foretrækker nu primært at arbejde hjemmefra og skal lære at forstå, at man ikke er på kontoret for sin egen skyld. Hver eneste kollega i ITK (Innovation, Teknologi og Kreativitet) beriger sine kolleger med sit selskab, sine ideer, sine med- og modspil. Dét har været anderledes at skulle undvære dem, der gør, at man kan gøre sit eget arbejde bedre, uanset om det handler om innovation eller andet.

Hvordan har jeres innovationserfaringer og -viden hjulpet jeres opgaveløsning under corona-krisen?

Vi var i forvejen ret digitale og vant til fx at holde videomøder i stor stil. Det gjorde det let for os at omstille os og samtidig hjælpe til i vores omgivelser. Da covid-19 lagde fra land i det tidlige forår 2020, var der mangel på værnemidler overalt. Vi fik hurtige sat en produktion af corona-visirer i gang, som vores kolleger i de udsatte områder fik glæde af.

På grund af vores indbyggede nysgerrighed overfor digitale services, var vi også ret hurtige til at få fundet og delt de gode digitale værktøjer til at arbejde kreativt på trods af den fysiske afstand. Jeg tror generelt, at vi – qua vores arbejdsområde – er særligt omstillingsparate, og det har vi haft glæde af.

Hvordan har corona-krisen sat en stopper for innovationsarbejde?

Det er ikke min oplevelse, at der er blevet sat en stopper for innovationsarbejdet, men jeg er helt overbevist om, at hastigheden er sat ned. Jeg har også en fornemmelse af, at kvaliteten er dalet. Man kan ikke det samme, når samfundet er lukket ned, når vi ikke kan mødes, når vores ’problem’ kun kan undersøges teoretisk via et internetkabel og en blåflimrende skærm.

Hvordan har corona-krisen fremmet innovationsarbejdet?

"Nød lærer nøgen kvinde at spinde". Corona-krisen lærte alle at arbejde virtuelt. Hvis videomøder - som allerede var en mulighed i vores organisation - skulle have været udbredt til alle medarbejdergrupper i hele kommunen i en tid uden corona, ville det have taget årevis, og vi var aldrig kommet helt ud i krogene. Det skete nu nærmest på et splitsekund. Med sig fører det garanteret et boost i digitaliseringen på mange arbejdspladser.

Men mere vigtigt har det nok været, at corona gjorde det nødvendigt at tænke nyt hele vejen rundt i vores opgaveløsning. Efterhånden som Danmark lukkede ned og op igen, blev der hele tiden stillet krav om omstilling og forandringer af den slags, man ikke kunne argumentere fornuftigt imod. Jeg tror på, at den slags tvungne vilkår gør noget ved vores hjerner, og jeg tror, at det (også) har været positivt.

Vi kan, som mennesker, være forandringsresistente. Det hele er nu bedre, når det er som det var i går. Hvis det skal være anderledes, skal der være en god grund, som vi selv anerkender, ligesom vi også gerne vil have indflydelse på, hvordan og hvornår forandringen håndteres.

Med corona blev vilkårene hurtigt defineret og løbende justeret, og lynhurtigt skulle vi agere og tilpasse. Den del tror jeg er positivt og sundt. Det øger elasticiteten i vores hjerne og gør vores samfund mere parat, hvis/når noget andet skulle dukke op.

Og dét tror jeg også har været godt for vores innovationsarbejde.

Ikke mindst fordi dem vi arbejder med, er blevet mere omstillingsparate, har mærket effekten af den hurtige omstilling og måske også er – som jeg – pavestolt over, at vi faktisk er lykkes at passe vores arbejde og løse vores opgaver ganske godt på trods af de svære tider.

Hvilken innovation under corona-krisen, som du/dine medarbejdere har været med til at skabe, er du mest stolt af?

Jeg tror, at det, jeg er allermest glad for, er at sikre, at vi kunne løse vores opgaver så godt, som det faktisk er tilfældet. Dette også i forhold til sammenhold og socialt samvær i perioden, hvor vi alle har været hjemsendte. Evolutionær fremdrift sker bedst i grupper og sådan er det også med innovation.

De digitale skærme – der blev vores kontakt til omverden – er ikke den bedste kommunikationsform, når man skal arbejde kreativt eller innovativt, eller fastholde de sociale relationer. Det er på trods heraf lykkedes for os at fastholde relationen til vores arbejdsplads og opgaver og at holde humøret (relativt) højt.

Under Corona lavede vi mange nye strukturer for vores samvær. Videomøder, virtuel morgenkaffe, drop-ins, fredagsbar, digitalt bingo og lykkehjul. Kreativiteten og lysten til at gøre en indsats har været stor. Et konkret eksempel på dette, som jeg er ret glad for, er en samskabt novelle: "Forviklinger i en brydningstid". Den er blevet lidt skør og – på grund af metoden – først forunderlig sammenhængende i sin afslutning.

Men den viser lidt om de krøllede hjerner, jeg har fornøjelsen af at arbejde sammen med hver eneste dag, virtuelt eller i den virkelige verden.

Ret tidligt i forløbet – hen over sommeren 2020 – lavede vi Kids City Lab, hvor vi gennemførte en lang række aktiviteter for børn, der pga. situationen var afskåret for at kunne holde sommerferie som normalt.

Det blev til 7 ugers hygge med introduktion til en lang række teknologier. Der blev kørt med robotter, bygget vandkanoner, leget med IoT (Internet of Things) og meget mere. Nok ikke en egentlig innovation, men for os en ny kontekst og en virkelig givende relation.

I tiden der er gået under Corona, har vi så også udviklet en autonom robot, der kan identificere og opsamle cigaretskodder og igangsat test af termiske kameraer på havnefronten, for at hjælpe beredskabet med at reagere hurtigere, når mennesker falder i vandet.

Vi er som det nyeste gået i gang med at udvikle en robot, der selv kan lokalisere måger og skræmme dem væk med retningsbestemt ultralyd.

Hvad gør I for at samle op og evaluere for at sikre jer, at det er "de rigtige" innovationer, der fastholdes efter corona-krisen?

På tværs af hele Aarhus Kommune har der været løbende opsamlinger og deling af de forskellige nye måder at arbejde på, netop med henblik på at finde det, der skal tages med videre. Om det er deciderede ’innovationer’, kan diskuteres, men det er vigtigt at dele de ting, der virker, så andre kan få glæde af dem.

Efter vi kom retur på arbejde igen, lavede vi en tjek-ind-og-ud-løsning, en realtids-optælling af, hvor mange der var på kontoret i de forskellige afdelinger. Det har givet os en indsigt i, hvordan niveauet af hjemmearbejde forventes fremadrettet. Vi bruger tallene til at lave en ny indretning af vores kontorer, så vi udnytter pladsen bedst muligt. Ikke alle har brug for sit eget skrivebord, og hvis f.eks. 1/3-del af medarbejderne arbejder hjemmefra, kan vi reducere antallet af skriveborde, og skabe plads til andre aktiviteter.

Vi har også fundet anledning til at omdanne et mødelokale til et stillerum, for at opfylde behovet hos dem der sidder med opgaver, hvor der er behov for koncentration eller bare ’solitude’.

Hvad ser du som den største udfordring i arbejdet med offentlig innovation efter "peak-corona-krisen"?

Corona eller ej – den største udfordring i arbejdet med offentlig innovation er at prioritere det. Konkret ift. corona er udfordringen nok at finde de gode løsninger på, hvordan mennesker interagerer bedst via digitale platforme. De hybride situationer, hvor der både er fysiske og virtuelle deltagere, er en særlig udfordring, som vi delvist kan håndtere med teknologi, men som også fordrer nogle nye konventioner for, hvordan vi interagere med hinanden på en ny måde. 

Hvad vil du gerne tage med dig videre fra corona-krisen i dit/jeres fremtidige innovationsarbejde?

Tilliden til at alle gør sit bedste. Præ-corona var der mange forskellige tilgange til hjemmearbejde, og mange steder var det slet ikke en mulighed. Tiden har vist os, at medarbejderne i den grad er i stand til at håndtere den frihed, det også giver at arbejde hjemmefra, og endda i situationer med hjemsendte børn, sygdom og uvished. 

Hvem vil du give corona-innovations-stafetten videre til?

Jeg vil gerne give stafetten videre til Inge Speiermann-Vognsen fra KOMBIT. Inge er Markeds- og Innovationschef i KOMBIT, der anskaffer og implementerer IT-løsninger til de danske kommuner. Inge er en god kollega med et kreativt sind og – qua hendes arbejde – muligheden for at udvikle innovative løsninger som rigtig mange kan få glæde af.