Værdi
Fredensborg, Sønderborg og Vejen Kommune gik i 2021 sammen om at udvikle en løsning, der kan reducere den tid, som bruges på at anonymisere dokumenter i aktindsigter. Med kunstig intelligens reduceres tiden brugt på aktindsigter med 33 til 50 procent. Det giver udsigt til en årlig besparelse på mellem 3,7 og 5,6 mio. kr.
Før
Det er tidskrævende at håndtere aktindsigtssager. Medarbejdere skal både finde de relevante dokumenter og anonymisere følsomme oplysninger – opgaver, der typisk
foregår manuelt.
På tværs af Fredensborg, Sønderborg og Vejen Kommune behandler de forvaltninger, der er en del af projektet, mere end 2.500 aktindsigtssager om året. Dermed er potentialet for at automatisere aktindsigtsprocessen og reducere arbejdstiden stort.
Nu
Fredensborg, Sønderborg og Vejen Kommune er derfor gået sammen om at reducere den tid, der bruges på aktindsigtssager.
Løsningen består af to delelementer: Sønderborg Kommune har tidligere fået udviklet aktindsigtsplatformen Aktio Indsigt, som ved hjælp af RPA (Robotic Process Automation) identificerer og indhenter en bruttoliste af filer til aktindsigten ud fra et CPR-nummer. Platformen automatiserer også opgaver som at udarbejde afgørelsesbrev og aktliste, sende afgørelsen til borgerne og journalisering. Alene dette reducerer det manuelle arbejde.
I et samarbejde mellem Fredensborg, Sønderborg og Vejen Kommune og virksomheden Aktio er løsningen videreudviklet. Der er udviklet en sprogmodel, som er trænet i af fremsøge de informationer i tekster, der potentielt skal udelades i forbindelse med en aktindsigt. Kunstig intelligens bidrager dermed til at anonymisere de relevante dokumenter, så arbejdstiden reduceres. Løsningen bidrager også til en ensartet og hurtig behandling af aktindigtssager.
Den udviklede sprogmodel er offentligt tilgængelig på sprogteknologi.dk.
Projektet er støttet med 5,3 mio. kr. som en del af de signaturprojekter, der skal samle erfaringer med anvendelsen af kunstig intelligens i den offentlige sektor. KL vurderer, at løsningen kan reducere tiden brugt på aktindsigter med 33 til 50 procent, hvilket svarer til årlig besparelse på mellem 3,7 og 5,6 mio. kr. på tværs af de tre kommuner. I runde tal spares der 1.500 kr. pr. aktindsigt, når tidsforbruget reduceres med 33 procent.
AI Aktindsigt er en af de ti cases, som KL og Deloitte beskriver i caseanalysen ”Tidsbesparende teknologier med dokumenteret effekt”.